浅谈信息伦理下的档案信息化建设

文/黑龙江大学信息管理学院 贾焕梓

浅谈信息伦理下的档案信息化建设

文/黑龙江大学信息管理学院 贾焕梓

信息化逐渐普及，逐渐走入人们的生产、生活以及学习当中。在一定程度上将社会推向开放化发展，对传统伦理观念造成冲击。本文首先分析档案信息伦理的特性，然后指出当今档案信息化建设中存在的问题，并针对这些问题提出相应的完善措施。

信息化；信息伦理；档案

档案是人类在各项活动中产生的具有保存价值的原始记录，它是人类历史的见证。人类社会历史在一定程度上就是一部档案发展史。如今，社会飞速发展，信息化是社会的重要特征之一，档案信息的管理和利用处于深刻的变革中，随着“无纸化”的进程逐步深入，档案信息存储环境开始向网络环境转移。档案管理的信息化发展中存在一些问题，这就给档案管理工作带来了前所未有的挑战，同时在不断发展的过程产生的信息伦理问题日益凸显。这些问题严重阻碍了档案信息化往正确的伦理方向发展，因此急需通过档案信息伦理建设来调和，以此来促进档案信息化建设在正确的伦理规范下发展。

一、档案信息伦理的特性

（一）兼容性。所谓兼容性指的是权利平等和包容心态。权利平等体现在独立的个体在获取档案的权利方面是平等一致的。权利平等在工作中就是要以人为本，充分满足社会各群体对档案的需要。这就要求档案工作者在工作中要加大对档案的宣传力度，热心为群众服务，将那些封闭期满并且公开的档案做到最大化地利用，满足群众需求，充分体现出档案的利用价值。每个人思考问题的角度不同，人生阅历不同，在理解一些问题上可能会有疑问。这就要求要求每个档案工作人员要有包容的心态，耐心、细致地为查阅人员提供帮助，一视同仁，不搞特殊化。

（二）自律性。所谓自律性指的是一个人要不受外界众多因素干扰，抵制各种诱惑，时刻保持清醒的头脑，保持自身内心的独立性和自控性，能够按照自己正确的价值观去为社会做服务，自律性是一种高尚品质。要做到自律性，就要做到意识上的独立和行为上的自律。意识上的独立要求档案工作人员要按照章程办事，不受外界干扰，内心保持独立性以及高尚的修养，真正地做到为工作尽职尽责。行为上的自律要求档案工作人员将内在机制要求良好的运用到实际工作当中，并将其作为信息主体共同遵守的行为规范，在工作中做到行为自律。

（三）实践性。所谓实践性指的是档案信息伦理是对档案工作人员思想上的约束，最后要归于实践的检验。档案信息伦理把档案活动与社会伦理二者结合起来，将伦理规范具体应用到档案工作中去。档案工作中的与时俱进很好地体现出了实践性，这与档案信息化建设相适应。在档案工作中，档案信息伦理既是档案工作人员的行为指南，又对档案工作的发展指明了方向。这不仅可以提高档案工作人员的思想觉悟，还能在工作中实现自我的价值。档案信息伦理把信息伦理和档案活动结合起来，将个人行为与信息伦理联系起来，实现了主观思想和实践工作的有机统一。

二、档案信息化过程中信息伦理失范的表现

档案信息化过程中存在的伦理问题，简单地说，主要包括传统档案信息管理伦理在信息化时代下档案管理中的功能消解，档案信息管理中出现的道德失范和伦理冲突等。具体地说，主要体现在以下几个方面：

（一）个人隐私问题。近年来，档案管理部门开始以网络手段的方式提供信息服务，但网络自身的安全值得商榷，更别说依附在其下的档案信息，这会对公民的隐私权产生不利的影响。个人隐私问题在档案信息化中主要体现在个人档案信息管理和保护以及涉及相关的伦理问题，个人隐私与社会文明息息相关，保护个人隐私是社会文明进步的标志。信息化时代的到来，个人隐私受到信息技术系统过程当中多方面的影响，由于其本身包含大量的个人信息，在档案利用过程当中会留下个人信息痕迹，某些人受到利益的驱使，将信息化时代个人信息通过技术手段获取他人的机密信息，进行非法交易，从而导致个人隐私泄露。个人隐私权由隐私支配权、隐私保密权以及隐私修改权构成。在未经隐私主体确认的情况下，任何侵犯个人隐私权的行为都是非法行为，保护好识产权和个人隐私是信息发展时代对档案信息伦理构建的必然要求。

（二）信息安全问题。现代社会是一个信息爆炸的时代，网络已经渗透到人们生活、生产中的各个方面，网络环境最为明显的特征是虚拟性，就目前我国的实际情况来看。并没有制定行之有效的安全措施，在网络环境中，人们普遍存在责任感缺失的情况，很多机构难以辨别行为主体的身份，因此导致档案信息伦理问题随之而生。网络系统本身存在一定的漏洞，然而现阶段的防护难以从根本上保障信息安全，其中，对信息安全影响最为严重的便是黑客攻击。一旦黑客掌握了编程语言，就能够利用档案的漏洞来获取信息的访问权限，进入数据库窃取到重要的信息，这就给档案的管理和利用工作带来了很大的挑战。

（三）档案工作人员职业道德问题。行规是某一行业的职业道德，遵守职业道德是工作人员遵守行规的直接体现，也是对工作人员的基本要求。网络信息时代的到来，人们充分意识到档案信息的开发价值，大数据的出现为档案信息的价值开发提供了更有效挖掘、整理信息的功能。档案工作人员在巨大的利益诱惑面前要时刻保持自己的职业道德，不能在利益面前妥协。这对档案工作人员提出更高的要求，对于职业素质、职业素养和职业道德要进行常态化、深入的修炼。由于素质、能力欠缺，一些人员可能在档案信息利用和服务过程中出现道德失范行为，这需要档案管理部门以重构职业伦理为核心的文化来解决。

三、完善信息伦理下档案信息化建设的措施

针对档案信息化过程中存在的个人隐私问题、信息安全问题以及档案人员职业道德问题等诸多信息伦理失范的问题，必须坚持实事求是的原则，积极构建新的档案伦理规范。

（一）加强档案伦理法制建设。没有规矩，不成方圆。法制的作用的就是对人的行为进行合理的约束，强制性的条文可以控制信息伦理失范的现状。在档案信息伦理的法制构建中，要采取道德约束和法制约束相结合的办法，大力推进信息伦理法制化建设，将信息伦理规范转化为成文的法律法规，才能确保规范的利用档案信息。道德约束只依靠人自身的自觉性和自主性，在工具理性抬头、价值理性式微的今天，在经济利益面前道德约束很难发挥其应有的约束作用，在推进档案管理法制化的同时，要规范信息活动、规范个人信息行为和社会信息行为，加强档案管理的法制化建设，构建档案管理的法律防线。

（二）构建档案信息伦理的新守则。法律法规是制约档案用户行为的工具，但其制定具有一定的滞后性，很难与信息技术发展同步。所以，要在现有档案法律法规基础上，通过积极构建档案信息伦理的新守则来解决信息伦理失范的问题。具体到档案馆中，就要求档案馆内的规章有明确规定，要求调阅的档案仅限于个人查阅，不得有传看、拍照以及复制等行为。若需复制档案，必须向档案馆提出申请，申请通过才能由工作人员来制作，且制作的档案必须盖有此档案馆的公章，还需在档案中对于可能涉及的档案信息安全、版权、知识产权和隐私权的地方进行声明。

（三）强化档案工作人员的职业道德。档案工作人员作为直接接触、保管档案的人员，他们自身的职业道德直接影响着在档案信息化建设中档案是否符合伦理规范。只有做好档案工作人员的职业道德建设工作，才能在档案信息化建设中避免出现伦理失范的现象。各行各业的发展都离不开从业人员的职业道德建设，强化从业人员职业道德建设尤为重要。在强化档案工作人员的职业道德中要把社会主义核心价值观融入档案工作人员职业道德教育全过程中来，对档案工作人员的服务意识、服务态度以及职业精神进行有效培养，确保其内化于心，外化于行，从而形成正确的价值选择和取向。与此同时还要不断丰富档案工作人员职业道德的内容，通过建立常态化的培训机制，让其不断完善自我，为社会提供更加优质的档案服务，从而得到社会的认可。