建立精细化合同管理模式 推动公立医院内控建设

杨靖

摘 要 在公立医院的内控制度中，合同管理是其中的一项重要内容。建立精细化的合同管理模式可以推动公立医院的内控建设，保障公立医院经济活动的开展，保护国有资产。本文从公立医院合同管理出发，研究其存在的问题，并提出精细化合同管理模式建立的相关意见。

关键词 公立医院 精细化合同管理 医院内控

一、公立医院合同管理概述

公立医院合同主要是指“公立医院同其他主体签订的关系协议”。公立医院进行内部管理和外部经济活动都离不开合同，合同成为公立医院管理的重要保证。在医院的内控体系中，依靠合同的有效管理可以实现风险把控、职能发挥、保障国有资产安全的作用。因此，医院必须做好合同的管理工作。公立医院合同管理作为医院内控建设的重要部分，涉及的管理内容比较广泛，从预算和采购到合同的拟定和审核，再到合同的签订和履行等各环节，实现了全过程的管理和控制。

二、公立医院合同管理现存的问题

传统的公立医院对于合同的管理不够科学，存在诸多问题，主要体现在：第一，缺乏专门的管理部门。公立医院没有成立专门的合同管理部门，导致合同管理混乱，如登记内容不全面、合同分布比较零散、合同编号不统一等。缺乏专门的合同管理人员，导致医院无法及时发现合同中存在的问题或者潜在的风险。第二，采购、预算、付款方面的问题。在采购方面，医院虽然有着采购的制度规定，但是在实际采购中，存在不按照采购程序的行为，例如，采购双方已经确定了合作关系，而未签订合同。在财务预算和付款方面，在合同管理工作中，缺乏医院财务部门的参与，导致无法对财务预算和付款进行有效的控制。第三，合同的审核流程过长。部分公立医院有着严格的合同审核流程，但是由于合同审核工作涉及部门比较多，从合同起草、审核到签订需要多个部门领导进行审核签字，审核流程过于烦琐。第四，合同管理人员的素质问题。医院拟定合同时，往往没有可以参考的合同模板；在就合同进行谈判时，容易受到合作方思路的影响，导致拟定的合同项目难以维护公立医院的权益。此外，合同是一项具有法律效力的文件，合同的拟定需要在法律規定之内进行，这就需要合同人员有着良好的法律素质，选择具有丰富法律知识的人员进行合同的管理，保证合同项目的合法性。

三、建立精细化合同管理模式，推动公立医院内控建设

（一）组织结构管理方面

首先，为了实现对合同的精细化管理，需要建立多级管理制度，成立专门的合同管理部门合同，统一对医院的合同进行管理，如拟订合同、合同编号、合同归档等。其次，聘请具有专业法律知识的人员参与合同的拟订和审核。在合同管理中，需要对合同条款的法律效力进行研究，医院可以自己培养法务人员，也可以外部聘请法务人员，对合同的法律效力进行评估，及时发现合同中存在的风险，做好风险的应对。最后，明确职责，增强责任感。为了实现合同的精细化管理，需要加强对合同的监督，依靠对各部门职责进行明确的划分，各部门在合同管理中各负其责，实现对合同的有效管理。

（二）合同管理的制度建设

合同精细化管理的开展需要医院建立相应的规章制度，加强对医院的内控建设。首先，完善医院的内部制度。由于公立医院对外经济活动业务主要表现为医院的药品采购上，因此，公立医院必须出台相应的采购制度来规范采购的行为。例如，制定《采购管理流程》和《采购管理制度》，对采购的预算、采购流程、采购方式、采购标准、采购监督检查等工作作出明确规定，规范采购行为。制定合同管理制度，对合同的拟定、审核、签订、履行、变更、解除等合同相关内容，依靠制度要求进行合同管理，规范合同管理行为。其次，签订法律顾问服务协议。合同精细化管理需要公立医院同法律顾问签订服务协议，由法律顾问对医院的合同进行审核修改，参与合同的制作以及合同纠纷的处理等，并为医院员工提供法律培训的服务。

（三）合同审批流程的管理

合同的精细化管理需要完善医院合同的审批流程，尤其是对合同的审核环节进行重点控制。由专门的合同管理部门对合同的重点内容进行审核，包括采购程序是否符合采购规定、会审部门是否按要求进行合同审核、律师是否按照协议进行合同审改、合同主管部门是否按照会审的意见来执行，依靠对这些关键环节的控制，保证合同审批流程可以最大化地满足医院进行精细化合同管理的要求，提升合同的质量，实现对合同风险的有效把控。将合同的审核同合同的签订进行流程的合并，缩短合同签订的流程线路，提升合同签订效率。财务部门和设计部门参与到医院合同会审工作中，保证合同审核工作的合理性和专业性，使合同内容符合医院发展的要求。审计部门和纪检部门对采购工作、合同审核工作、合同签订工作进行监督，保证合同各项管理工作符合要求。法律顾问对合同进行法律审核，保证合同具有一定的法律效益，维护医院的合法权益。

（四）财务全面预算和资金收支管理

财务预算管理和资金收支管理是针对采购合同进行的管理，依靠编制采购预算、审批和执行等工作，来控制医院的对外经济活动。在采购活动进行时，需要提前进行采购预算的申请，财务管理部门对预算申请进行审批，给出审批意见。资金的收支管理主要是指对合同的履行过程进行监督，依照合同的要求，进行合同款的财务审批。例如，在付款申请得到审批后，将采购合同、审批报告和发票等凭证递交给财务部门，由财务部门对采购事实进行审核，审核通过后，进行财务结算。

（五）合同管理的信息化建设

在公立医院的合同管理中，可以依靠信息化技术实现对合同的管理。例如，在合同的审批环节，在传统审批模式中，需要领导逐级进行纸质文件的签署，审核效率较低；而信息化建设，依靠办公平台，实现合同的在线审核，提升了合同审核效率。依靠系统的记录，可以对审核流程和痕迹进行记录，方便对合同审核流程进行跟踪。此外，依靠合同管理的信息化建设，可以实现合同的网络保存，将合同以电子档案的形式进行保存，方便进行合同的查找和对合同条款的核对，而且电子档案的保存形式相较于纸质版的合同更有利于合同的长久保存。

四、结语

合同管理是医院进行内部管理和外部经济活动管理的重要形式，建立精细化的合同管理模式可以提升医院的内部控制。公立医院精细化合同管理的实现可以从以下方面进行：第一，组织结构管理方面。成立专门的合同管理部门，对合同进行全过程的管理。第二，建立合同管理制度。建立采购制度和对外经济活动制度，规范人们的行为。第三，合同审批流程的管理。优化审批流程，提升审批效率；财务部门、法务部门参与合同审批，提升审批的专业性。第四，财务预算和收支管理。依靠预算和收支管理，规范采购流程。第五，合同管理信息化建设。提升审批效率，合同的电子档案的建立，方便合同的查找以及合同的审批和修改。

参考文献

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