高职院校档案管理人员素质现状分析及其对策的思考

何艳红

【摘 要】随着高等教育改革的不断深化，高职院校档案工作也迈上了新的台阶，对高职院校档案工作人员也提出了更高的要求，高职院校的档案管理工作面临着巨大的挑战，而高职院校档案管理人员的综合素质的高低，决定着其档案管理工作的水平和成效。本文分析了高职院校现有档案管理人员的素质现状，以及目前高职院校档案管理中存在的问题，针对这些问题，提出了提升高职院校档案管理人员素质的对策。

【关键词】档案管理；素质现状；对策；思考

高职院校现有档案管理人员的素质现状存在以下问题：

一、学院领导重视度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位不是部门的主要工作，不能给单位或者部门创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调就可以了。

二、专职档案管理人员人数少

高职院校的档案管理人员一般都不是专业人员，大多数之前都是从事其他工作或者兼职做部门档案整理工作，缺乏档案专业知识，外语能力和计算机能力知识水平较低，从而难以运用现代信息技术完成档案的整理归档记录等，限制了高职院校的信息化建设。

三、档案意识、服务意识不高

一些新调动过来的管理人员的专业档案管理业务比较不熟练，无法真实地了解高校的信息流动情况。另外，有些高校的档案管理人员是兼职工作者，他们在实际的档案管理工作中没有较强的责任心，对档案工作没有投入足够的精力和时间，没有好好对待相关的档案管理业务培训活动，进而在档案管理的过程中也不能很好地了解和钻研档案信息，无法保证档案管理的质量，档案管理人员的档案意识和服务意识有待加强。

四、自我业务素质提升少

单位领导重视不够资金投入不够 ，致使有的单位至今档案保管条件较差 ；人力投入不够 ，档案人员的配备严重不足 ；不重视对档案的利用。在考察选拔、任用干部时 ，少数领导只重视日常表现 ，不重视看档案 ，致使干部档案的作用得不到应有的发挥。针对这些问题，采取以下对策提升高职院校档案管理人员素质：

1.学院领导高度重视。

学院领导对档案工作高度重视，档案管理人员配备到位、设施设备配套齐全、制度建设保障有力。是档案工作机制科学合理，管理责任能够有效落实。在檔案基础建设等方面工作深入、细致、扎实，拥有较好的管理水平。

2.稳定专业专职档案管理队伍。

档案专职队伍的文化程度和专业素质普遍还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入本世纪末到下世纪初，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏，跨世纪人才短缺，如果不加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，档案馆功能将受到很大制约。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。注重人才的使用，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。稳定档案干部队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。加强对现有档案人员的继续教育面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面：注重实用性：要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。拓宽知识面：面对二十一世纪档案工作的未来，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。因材施教：档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段，可因人而异。有些单位的档案人员，由于人员变动，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；但也有些单位的档案人员稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。

3.提高档案意识、服务意识。

档案工作者充分挖掘自身的潜力，利用档案，尤其将杂乱无章的各种文件材料经过筛选，组成邮寄联系的信息资料系统，对档案进行二次文献加工，编写大事记，扩大档案的影响，有效地利用档案。要主动、热情，要耐心细致地去服务，主动去熟悉本部门、本单位工作。

4.提升档案管理人员业务素质。

档案管理人员要完成档案管理工作任务，必须具备有履行职责的知识水平和技术实践能力，要熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作。随着信息社会的普及化，档案管理部门也应该与时俱进，不断更新办公设备。但是很多档案管理人员队新科技的知识还没有完全接受，虽然具备档案的基础知识，但是掌握的知识较为单一，例如多数档案管理人员只是会用计算机做最基本的文档，还不会很好地运用计算机来完成工作，这也限制了档案工作的可持续发展。

5.提供培训进修机会。

重视队档案人员加强业务培训，提高档案人员的素质和水平。除了加强专业理论和知识学习外，还要加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。对于档案管理的工作人员，很多学校没有也组织其进行专业培训，但是由于学院的档案管理人员经常进行调动，这样就导致培训工作无法起到良好的效果，自身的学习提升意识

6.自我学习提升。

如果档案管理人员不想被时代所淘汰就必须要增加学习紧迫感，只有不断的增强和丰富自己才能不被时代所淘汰，特别是要将重心放在知识的摄取和更新上，只有不断更新自己知识才能跟得上知识的更新步伐。同时还要提升自己各项素质做到全面发展。高职院校很多档案管理人员多数为兼职人员，没有接受过专业的培训所以很难认清自己档案工作的职责和意义所在。endprint