新时代档案管理的规范化研究

梁雪贞

新时代档案管理的规范化研究

梁雪贞

本文采用大量文献分析法、比较法，分析了文件材料收集管理规范化、明确归档范围、完善档案管理制度、加强档案管理人员的教育培训四条实现档案管理规范化的措施，得出新时期通过采取有效措施实现档案管理规范化具有可行性的结论。

新时代 信息 档案管理 规范化

在知识科技时代，正确认识档案管理规范化建设的重要性是必需。因随着时代的进步信息已成为社会的发展先锋，我们要懂得利用及收集好这些信息资源，更使档案载体丰富多样。从而推动档案管理体制的标准化与规范化高科技的发展。一方面，企、事业单位档案种类较多，比如医院。在繁忙的医疗业务活动中，每天都要保留大量的业务归档材料，如病案、财务、影像资料等，全部以传统的方法贮存，要占用很大的库房。另一方面，高科技的发展，档案资源的载体已呈现多元化。因而采用数据库的形式进行归档也是档案管理发展的必由之路。档案资料量大、类别多，可采用相应的高科技手段，特别是对资料实行数据库管理，这大大地减少贮存库房，亦方便检索，使档案得到更完善的管理。

新时代背景下档案管理规范化可充分发挥档案作用，全面提高企业或者单位的档案管理水平效率和管理质量，有效的保护和利用档案[1]。我国在新时期步入信息化时代，在这种背景下许多企业和单位引进先进信息化技术重新构建档案管理体系。重新构建档案管理体系时应遵守管理规范化的原则，本文主要研究新时代档案管理的规划化。

一、文件材料收集管理规范化

文件材料收集管理作为公司或者企业档案管理的基础，实现文件材料收集规范化、管理规范化是档案管理规范化的基础条件。新时代背景下大部分企业对文件材料的收集都是通过网络进行，比如BIM技术运用进公司、企业、工程管理中后可实现信息共享，它统一了表格、文本的格式、标准，BIM管理网络中只要一个地方的信息、资料更新、更改，其它管理系统会自动完成材料的更新。基于信息共享的档案管理体系，文件材料收集管理人员只需要将系统中各子系统的材料更新、修改统一整理归档即可。实现文件材料收集管理规范化的具体措施指定专人负责文件材料的管理，文件材料经各部门整理后经总经理审阅批准后由档案管理人员进行整理归档。由多个部门合作完成的项目，在完成过程中形成的文件资料由主办部门或者主办部门档案管理人员进行收集，整理之后交由行政部门的档案管理人员进行整理归档。此外该项目的会议文件也由行政部门档案管理人员进行整理归档，收集时必须确保档案的全面性、及时性，为规范化档案管理打好坚实基础。

二、明确归档范围

文件材料归档范围作为档案管理的重要组成部分，对档案管理具有重要作用。如果一个企业、单位或者工程的归档范围不明确，就无法确定文件、材料收集的范围，无法确定档案内容的范围，若这些都不确定档案管理人员便失去规范化管理的标准，不但影响档案管理的效率还会影响档案管理的质量，也无法保证档案的完整性。最终使档案管理制度流于形式，企业或者单位各部门失去档案整理的标准，档案管理规范化也无从实现。此外归档范围不明确会使档案管理评价对象无法确定，如此便不能运用层次分析法和模糊评价法进行档案管理评价，继而影响档案管理绩效考核作用的发挥。因此明确档案管理是实现档案管理规范化的重要措施，其具体做法是通知、报告、决议、总结等重要文件材料全部归档，单位或企业内部各部门的来往文书全部归档，企业与其它单位、政府机构等来往的文件归档。明确合同、协议书等文件材料归档的范围，明确员工劳动、工资、福利等方面的归档范围，明确重大项目和重要活动文件资料的归档范围[2]。

三、完善档案管理制度

进入信息化新时代后社会对档案管理工作的时效性要求逐渐提高，在这种形势下档案管理规范化、标准化的呼声越来越高。但是我国大多数企业、单位的档案管理制度不完善，缺乏相应的考核制度、评价制度、监督制度和激励制度等，导致档案管理人员工作懈怠，缺乏责任心和积极性，在实际工作中不能有效约束工作行为。档案管理工作比较枯燥、烦闷也是管理人员不加约束工作行为的主要原因，这些问题都会严重影响档案管理的效率和质量，阻碍我国档案管理的发展。因此实现规范化、标准化档案管理必须完善档案管理制度，从根本上解决档案管理过程中出现的各种问题。完善档案管理制度的具体做法是明确档案管理人员的岗位职责，将档案管理责任落实到各个部门，完善档案管理的考核制度、评价制度、激励制度和监督制度等。比如完善档案利用制度，规定借阅、利用档案文件材料的人员、部门、单位等，完善档案借阅流程，规定借阅档案者必须按照公司规定填写档案借阅单，经由上级主管、经理签字后才能借阅。明确借阅期限，到期后档案管理人员及时催还归档。对纸质档案丢失、损坏、逾期不还等部门或者人员制定惩罚措施，数字化档案管理系统的各个子系统设置密码，借阅到期后由档案管理人员定期更改密码收回借阅权限。制定保密规则，一旦发现借阅者将企业档案内容泄露出去，根据档案泄露内容对企业造成的损害程度进行惩罚等[3]。

四、加强档案管理人员的教育培训

档案管理人员缺乏专业技能和责任心是导致档案管理失去规范、标准的主要原因，针对这个问题企业应加强档案管理人员的教育培训，提高档案管理人员的综合素质，为档案管理的规范化打下坚实基础。档案管理人员综合素质不高主要表现在不熟悉档案利用制度、规则和档案整理要求，不熟悉档案利用制度、规则主要表现在不熟悉档案借阅流程、借阅期限和借阅规则等，导致档案利用管理不规范、不标准，影响档案管理整体水平。不熟悉档案整理要求主要体现在档案管理人员不遵循文件、材料的规律、特点进行整理归档，不知怎么区分档案的价值、联系、区别，导致档案管理混乱，在整理归档时很多信息流失。整理归档时工作态度不严谨，致使档案文件、材料的种类、份数、页数归档不整齐。不熟悉档案内容信息共享的范围，导致部分绝密档案内容泄露。此外管理人员不熟悉现代信息化技术，不能熟练掌握信息化档案管理系统软件运用的技巧，也是影响档案管理效率和质量的主要因素。针对这些情况企业应加强档案管理人员专业技能的培训，加强档案管理人员思想道德素质、职业素质的教育，不断提高档案管理人员的专业技能和责任心，为档案管理规范化打下坚实基础[4]。

五、结语

我国档案管理存在的问题主要有管理人员缺乏责任心，档案管理工作态度不严谨，缺乏相应的专业技能，档案管理制度不完善、归档范围不明确、档案文件材料收集不规范等。在新时期我国步入信息化时代，社会对档案管理的要求愈加苛刻，因此企业应通过加强档案管理的措施实现档案管理规范化，提高档案管理的效率和质量，促进我国档案管理的发展。

[1]杨华,邹丽欣,梁秀雪.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做[J].民营科技,2013(13):172.

[2]周亚娟.浅谈如何推进广电行业档案管理规范化标准化[J].黑河学刊,2014(3):133~133.

[3]刘燕红.新形势下档案管理工作的规范化[J].管理研究,2015(3):26~27.

[4]郭素.信息技术在地勘单位档案管理中的应用[J].信息技术,2017(11):262~262.

（作者单位：肇庆市高要区人民医院）