浅析档案管理工作的重要影响因素

赵冉

摘 要：档案管理工作是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

关键词：档案管理 重要性 问题 建议

一、档案管理工作的重要性

档案是现代社会发展的重要参考文献，是国家机构、社会团体和个人在历史活动中形成的有价值的历史记录资料。档案印证着时代的变迁、历史的更替、个人的发展等等，历史的记录需要一份份档案资料来串联，历史的真实需要一份份档案来验证。各个企事业单位的档案资料可以证明机构的变迁和发展，从档案资料中可以回顾单位的历史，可以衡量一个单位工作业绩和管理水平，档案工作记载了本单位在一段时期的发展进程和取得的成果，可以作为制定未来发展方向的第一手资料。个人的档案资料对于个人的学业、工作、荣誉也有着不可替代的地位，个人的档案记录着这个人从出生到死亡的每一个重要的时刻。建立档案不是为了收藏，而是为了利用，其中最重要的作用是凭证作用和参考作用，并且这些作用随着社会文明程度的提高而不断加强，档案对于推进经济社会发展起着越来越重要的作用。

二、档案管理工作的重要影响因素

档案管理工作各个业务环节都有不同的内容，每项工作都不可或缺，十分重要。档案管理工作基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节，各业务环节都是在平时的工作中形成的，每一个环节都是相辅相、环环相扣，成共同形成一个档案管理的工作链。在档案管理工作中每一个关节都需要抓住5个重要影响因素，5个重要影响因素分别是：人物、时间、地点、重视、技术。

（一）人物。在档案保管工作中，人的作用是主观能动的。档案的全面性、真实性、有效性基本靠收集和整理档案的人物来保证。档案的收集和整理需要负责人员有足够的耐心和细心去集杂乱无章的档案并按照规范整理并装订，档案管理的每一个环节都需要有具体的负责人来完成，每一项工作都要负责人具有高度的责任心来处理工作。档案管理工作越来越规范和细致，对工作人员自身的素质要求也越来越高，档案管理工作是专业性比较强的工作，需要工作人员具有较强的职业操守，具有档案管理经验和技术的人员可以更好的胜任档案管理工作，能够用更好的方式来完成档案管理的八个环节的工作，对于没有掌握档案管理专业知识或经过专业培训的人员在档案管理工作中往往会摸不着头脑。在现实中很多企事业单位并不一定储备有档案管理专业技术人员，这个时候就需要加强对工作人员的业务培训和技术指导。在档案管理工作中保密安全意识很重要，涉密和涉及个人隐私的档案资料不能外泄，负责档案收集、整理、管理等接触涉密档案的工作人员要严格遵守保密规定。档案管理工作人员收集和整理档案资料的时候需要辨别档案资料的真实性，对于经过涂抹修改的材料要鉴别真伪，保证收录管理的档案资料都能客观的还原历史。

（二）时间。档案管理工作收集、整理档案资料的时间至关重要，在恰到好处的时间收集资料最能完好和真实的反映历史。有的档案资料过早收集就不完整，可能缺少了事件的结果，有头没有尾。有的档案资料收集晚了也不完整，可能有的档案资料因为时间久了已经丢失或无法查找。档案资料需要根据客观事件的发展来定期和不定期的收集和整理，档案具有及时性，对于需要归档的资料要及时的收集和整理进行归档。在分类整理档案资料的时候要根据每个历史时期的不同发展阶段来整理档案材料，分门别类的归档。档案资料的收集在时间上需要具有延续性，同一类别按照时间顺序整理归档，不同类别分别罗列，一个类别一个时间段的档案资料收集整理在一个模块。

（三）地点。档案管理收集、征集、鉴别档案资料完成后就到了保管，前期的辛苦工作终于开花结果了，就需要好好的保管这份成果，将档案资料固定集中在档案室进行保管形成系统性，不同类别一个时间段的档案资料具有相互印证的关系，便于日后查找一个时期的档案资料。在保管中除了人还有地点很关键，保管的地点的温度、湿度等环境都影响的档案资料的保管寿命。基于档案保管的私密性、安全性和重要性，档案保管的地方一般要求是独立的空间，不应该与其他的功能室共用。设置专门的档案管理室，配备信息化管理的硬件和制定相应的规章管理制度，为档案管理工作的开展提供有利条件。好的档案保管地点可以对档案材料的损坏起到预防作用，在适宜的温度、湿度条件下最大程度的减少档案材料的损坏，尽可能避免后期的修复和损毁。

（四）重视。领导需要重视档案工作，才能使这项工作顺利的开展。档案具有时效性、唯一性和不可再生性。领导对档案工作的价值认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着单位档案工作的发展和档案材料保存的完整性，领导对档案管理工作的重视可以推动单位档案管理工作顺利的向前发展，减轻了工作人员收集、整理档案的工作压力和心理负担。单位领导把档案工作列入议事日程，是规划单位发展、规范档案工作的需要。档案管理工作人员在工作中应该以实际行动去影响并争取到领导的重视，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用，内因和外因互相作用使档案管理更科学、高效、完整。

（五）技术。档案管理工作中涉及到很多专业技术，鉴别档案的真伪性、损坏档案的修复、档案检索系统、档案资料编排装订等都需要较强的专业技术才可以完成。以前需要查找历史档案资料时需要到档案室仔細的去翻阅纸质的文献资料，费时又费力都不一定能完全找到。现在随着科学技术的发展，很多纸质的文档可以扫描存到电脑里，查找资料只需要输入关键字就可以准确的找到需要的历史档案资料，避免了因纸质档案损坏无法查找的情况。档案管理工作的专业技术也应该与时俱进，在管理上不断的创新，与新的科技更好的结合，在工作上可以更高效和更高质，推动档案管理工作不断向前发展，为人类历史进步助力。

三、结语

结合日常档案管理工作，简单的将自己对档案管理工作的认识进行了阐述，对影响档案管理的因素进行的分析，在以后的工作中将加强学习，不断提高自己的技术水平，科学规范的进行档案管理，做好档案管理工作，实现档案管理工作的自身价值，立足自身岗位为经济发展和社会进步做出应有的贡献。