办公自动化系统分析及实现

摘要：近年来，随着经济发展速度的不断加快，互联网行业也随之兴起，信息技术的飞速发展使得信息的传递更加快捷和便利，以往单一的文字办公方式已经不能够满足当前办公自动化的需求，有需求就会有市场，因此基于网络平台的办公自动化系统应运而生。目前，很多知名的公司都已经根据自身的实际需求出品率自动化的办公软件，这些办公系统具备基本的消息收发、日常事务等功能，但是仍然存在很多不足之处。本文针对当前高校办公自动化系统进行简要分析，并且提出相关的解决意见。

关键词：高校；办公自动化；实现

办公自动化是随着科技进步与互联网通信技术发展而生的一种先进的科学技术，主要是利用计算机技术将办公室内部的部分工作逐步雾化到歌喉只能够现代化设备之中，全面体现现代技术资源与信息资源，实现无纸化、智能化、自动化等目标。这种迅速、全方位的信息采集和信息处理技术为高校的自动化办公提供了技术支持。为了保证高校自动化系统的工作效率，应该结合先进的一些客观情况，提出相关建议。

1.相关技术介绍

1.1 Web技术介绍

客户端利用计算机运行Web浏览器，向客户端展示Web站点上的信息，而Web站点上的信息则是由Web服务器中程序提供的。通常我们所提及的Web技术包括Web客户端技术和Web服务端技术两种，客户端主要是将图片、文字等信息展示给客户观看，包含的技术分为多种，HTML语言、JAWA语言及脚本程序.CSS样式表以及动态HTML技术都被应用。而服务端技术主要包括ASP、CGI、JSP技术等，使Web服务器向Web客户端提供信息所采取的技术。当前我国多数高校的办公自动化系统都是基于网络实现的，涉及到上述技术。

1.2 J2EE构架

J2EE平台适用于程序设计和开发，提供了多层分布式的应用模型，还包含组件再用、一体化安全模型以及灵活的事务控制等。此外，J2EE构架还有一个优势就是它可以在不同的服务器上运行，同时也适用于不同的操作系统，因此更加具有普遍性。

2.办公自动化系统的功能

2.1公文审批

高校的工作包括大量的教学工作和行政工作，这些内容都包含大量的流程化工作，公文处理、收发以及审批、请示等，为了使工作更加程序化和规范化，可以建立一个电子公文交换系统使工作流程自动化，进而实现各项工作的规范，这样不仅可以高效有序的完成工作内容，还可以满足学员领导以及各个部门、院区之间的各种公文发送与接收。办公、斑纹以及收发等实现全过程自动化可以减少公文传递中人力资源的浪费，同时还可以提高工作效率，在用较短的时间完成以往相同的任务量。

2.2日志管理

为了件事系统运行的状况以及一些详细的信息，可以利用系统日志来记录相关的信息，而用户的日志可以用来记录用户对系统的所有操作，所以如果想要实现对用户在此系统中所有行为的监控，可以通过用户日志来实现。此外，为了便于日后查询，还可以更加细致的利用章日志记录对所有印章操作的记录。

2.3公文发送

一般行文都是由学院的相关部门起草的，之后相关部门会对其进行审批，最后再指定人员将公文文件转换成标准的版式文件，并且发送到指定的盖章人处盖章、加密。经过盖章程序的文件可以被浏览，并且在保障盖章无误之后再选取收发单位进行发送。只有具备盖章权限的人才可以对版式文件进行盖章加密，这个步骤是在加密设备上完成的。经过上述步骤之后，正式的公文才算是形成，可以注意到整个过程都受到了加密设备的安全保护。此外，文件的发送人还可以很好的掌握文件的处理状态，文件发送人可以实现对公文文件的跟踪，并且做好回执管理。

3.办公自动化系统的建议

3.1做好用户培训

自动化的人、自动化的设备以及自动化的系统是办公自动化系统中包含的三个重要因素，这三者缺一不可。其中，做到能够化的是整个系统可以正常运行的前提，而自动化的设备是整个系统得以运行的基础，换句话说自动化系统就是在自动化的人和自动化的设备基础上建立起来的。由于自动化系统是人工设计实现的，所以人是整个办公姿态的决定因素，想要更好的推进办公自动化系统的运行，就需要提高全体办公人员的专业素质和业务素质，此外，为了使系统运行达到预期的效果，对用户进行培训是关键的内容。培训时可以按照层次分开，将系统骨干。专职维护人员等分开培训，这样培训内容可以有所侧重，培训的最终目的是使领导和群众具有现代化的意识和观念，办公自动化系统也可以因此而保证积极的运转状态。办公人员也会因此而对自动化的办公姿态更加熟练操作，全面提高办公自动化系统的运行效率。

3.2完善安全管理机制

任何一个系统安全管理都是其关键内容，办公自动化系统在高校中涉及到教学、政务等多个方面，所以关于其安全管理更加重要，所以加强对办公自动化的安全性管理是重要的工作。如今网络技术高速发展，为人们的生产生活带来了很大的便利，但是网络安全问题一直都是人们所关注的，网络安全管理机制至今都没有得到健全，所以办公自动化管理系统的加密措施是非常必要的。在系统设计中，可以通过实行有效的安全策略来提高系统的安全性，目前最常见的方法是设置管理权限，在对权限管理时可以分为基于文档的权限管理和基于用户组的权限管理以及基于个人的权限管理。

4.结语

办公自动化系统是高校信息化建设的基本内容，随着网络技术与计算机技术的火热发展，很大程度上也推进了办公自动化系统的运行。办公自动化系统涉及到Web技术与J2EE构架，需要实现公文审批、日志管理、公文发送等功能，针对当前存在的问题应该做好用户培训以及完善安全机制管理。高校管理人员应该加强对办公自动化系统的重视，不断更新管理理念，将办公自动化系统广泛的应用到管理之中，全面实现信息化、数字化建设，推荐高校建设。

参考文献：

[1]刘瑞冰.基于 J2EE 平台和构件的软件开发过程的探讨[J].佳木斯教育学院学报，2013（07）.

[2]孫卫琴，李洪成.Tomcat 与 Java Web 开发技术详解[M].北京：电子工业出版社，2012.01.

作者简介：常炎焱（1979.4.4），女，籍贯：吉林省长春市，学历：本科，毕业院校专业：吉林大学办公自动化及公共管理，单位：吉林省卫生和计划生育委员会项目资金监管服务中心，职称：工程师研究方向：办公自动化及公共管理。endprint