大数据背景下的档案管理探讨

【摘 要】当今社会已经进入大数据时代，档案管理工作也面临着新的机遇和挑战，同时也暴露出档案管理工作中存在的一些问题。本文对大数据背景下的档案管理工作进行探讨，指出在大数据时代要提高档案管理工作人员的安全意识、要做好制度建设、配套设施建设及网络平台的搭建等方面的工作，以期使大数据时代下的档案管理工作能更精细化和更准确化。

【关键词】档案管理；大数据时代

【中图分类号】D668 【文献标识码】A 【文章编号】1001-0475（2017）011-0080-02

大数据就是基于海量的数据，通过云计算的数据处理查找所需数据，具有回顾性和统计分析的特点，同时还具有預测的前瞻性。大数据时代的档案管理工作既面临着机遇和挑战，同时更要求档案管理更精细化、更准确化。

一、大数据时代档案管理面临的机遇和挑战

（一）大数据时代背景下档案管理面临的机遇

一是在大数据技术中增强了档案管理的调配能力，解决了档案管理工作“胀库”问题。随着电子文档的广泛应用，档案管理工作也较之传统的档案管理更加便捷，而大数据云计算技术根据具体需求进行合理地计算和调整，实现计算、资源等快速匹配，保证档案管理高效、有序，避免因为出现“胀库”问题。[1]

二是解决档案管理中的存贮质量问题。传统档案管理模式使档案安全存在很多不确定的风险，如战争、火灾，或存储的时间长，文字的模糊等。大数据时代，档案管理工作的质量不存在这些外在的、物理的等因素问题，仅需要占有少量的空间就可以实现对档案高质量，安全性高的管理。

（二）大数据时代背景下档案管理面临的挑战

一是档案安全问题。在大数据的支持下，人们对档案的调用、存储更加便捷，但同时也给不法分子带来较大的违法可能性，尤其是一些机密性的文件被黑客攻击时有发生，给国家和社会造成较大的损失。

二是档案管理技术的挑战。大数据中还没有一款安全可靠没有漏洞的管理软件，因此，在大数据下需要有专门的技术人员来对档案管理软件进行维护和管理。

三是对档案管理工作人员的挑战。档案具有原始信息、类型众多、内容复杂等特点。传统的档案工作是你需要什么，帮你查找什么，档案管理者绝不越雷池半步。随着信息技术的发展特别是大数据时代的到来，传统模式的档案管理者已经不适应时代的发展。在大数据时代，要求档案管理者首先，具有一定的网络信息知识、软件的维护和管理知识等，并能熟悉操作档案管理系统。其次，档案管理工作人员要掌握系统论、信息论和控制论等思想，同时还要具备数学知识建模型并能从数据中解读出相关内容。再次，大数据应用下的档案管理工作人员要达到能根据用户需求，利用数据统计、数据挖掘、排队分析等工具，快速寻找价值的信息来满足用户。[2]最后，档案管理人员还应熟悉本单位的业务，能以技术为导向以服务为宗旨积极探索新时代下的档案管理工作新路径。

二、大数据背景下档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理中的数字化工作重视不够。档案管理在管理工作环节中属于弱势的环节。部分领导对档案管理的重要性认识不足，造成档案库房配备及设备长期得不到改善，经费不足，专职人员少，档案管理人员流动性大，科技档案、声像档案、实物档案归档困难；一些电子系统和设备落后甚至缺乏。目前大部分单位和部门的档案管理工作还处于传统的管理模式中并没有实现数据化和电子化管理。

（二）档案安全意识和档案法制意识不强。大数据时代由于对数字化档案工作重要性认识不到位，档案的安全意识淡薄，认为档案的安全工作不是工作的重点，是一般的常规业务工作，做不做，做的怎么样不影响档案整体工作，因而产生了无关紧要的应付思想，致使开展档案的安全保障工作不能很好落实。

（三）档案管理工作缺乏制度化的管理程序。一是在档案收集上，不规范。档案收集是档案存储保存的前提，目前档案的收集主要采用采集、零散式方法，并没有形成统一系统有序的方式，收集制度也不健全；二是档案整理上，不规范。在立卷过程中没有完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍；[1]三是档案利用上，不规范。对借阅的档案，内松外紧即对借阅人督促紧，对自己工作松，借出的档案不按时归档，容易造成疏漏和遗失。

三、大数据时代做好档案管理工作的建议

（一）加强对档案管理工作和安全意识的重视

加强领导和档案工作人员对档案数字化的重视。针对一些工作人员的认识问题，在加强学习和辅导之外，还可适当聘请有经验的工作人员或专业技术人员进行定期沟通和讲座，来提高档案工作人员的对数据时代下档案管理数字化的认识。

数据安全是大数据时代档案管理工作的重点，大数据时代要加强对档案管理安全意识的重视。数据时代，安全性不仅表现在档案本身的安全，更表现为数据的安全。目前再成熟的电子软件都存在或大或小的漏洞，因此为了保证档案的安全性必须要求档案管理人员加强技术能力、提高安全意识，提高档案管理的安全性。

（二）增强档案管理人员的综合素质

高效的档案管理来自于档案管理人员的综合素质。在大数据的背景下，档案管理人员任用要高标准严要求，既要求有档案意识又要有档案法制意识，既有计算机网络知识，又可以利用数据统计、数据挖掘、排队分析等技能，为用户提供更高效的信息需求。此外更重要的是要求档案管理人员要有优良的政治素质，能够坚持正确的政治方向和政治立场，拥有高度的责任感和事业心，能够坚持原则、严守秘密，勤恳敬业、忠于职守，甘于清苦、乐于奉献，完全胜任大数据时代背景下的档案管理工作。

（三）抓好制度管理及配套设施建设

档案管理的科学规范是一项系统工程，制度建设是档案科学规范管理的重要保证。加强制度建设，就是要依照法律法规制定归档、保管、借阅等各项操作规范和工作规程以及工作人员岗位职责，做到归档及时，归档文件材料齐全完整规范，借阅登记审批手续齐备。在新形势下，要配备高配置的计算机、档案管理软件、高分辨率的扫描仪、光盘刻录机、数码照相机、档案管理服务器等现代化设备，为档案的科学管理创造良好的物质条件。[2]

（四）完善档案管理信息资源共享网络平台

档案管理的技术必须要跟得上时代发展的速度，因此要不断完善单位已有的档案工作网络资源共享平台，进行积极地更新和维护，最大限度地做到当天的信息能够及时更新。此外，要不间断的对网络平台上的信息进行杀毒修复，避免恶性网络病毒对档案工作造成重大损失，同时不断提高资源共享平台的级别，完善网络技术在档案信息工作中的应用，为档案工作的顺利开展提供充足条件。

（五）做好档案资源统一备份的工作

在大数据的支持下，可实现对所有资源的高质量处理，因此，可实现对档案资源的统一备份。这有利于保证档案的安全性，更高效地掌控档案资源。同时，通过统一备份的方式，可以在全国所有档案管理范围内实现档案的统一共享。这个工作的高质量实现，需要领导的高度重视和支持，使得档案资源得到高效开发与利用。

参考文献：

[1]王莹.新形势下做好文档管理工作的建议[J].世纪 桥， 2011，（4）.

[2]黄晓梅.加强新时期机关档案工作的几点思考[J].档 案，2017，（8）.

[3]梁军萍.如何做好文书档案管理工[J].十堰职业技术 学院学报，2010，（8）.

[4]吕雅晖论如何加强文书档案管理工作[J].华章， 2013，（6）.

[5]王焕杰.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].中国 高新区，2017，（11）.

[6]范昕.大数据背景下农业科技档案的管理分析[J].现 代商贸工业，2017，（11）.

[责任编辑：褚永慧]endprint