项目范围管理在中小企业信息管理系统建设中的应用

薛旭

摘要：随着时代的发展，我国民营中小企业在经济发展中凸显出越来越重要的地位，为了进一步提升企业信息化建设水平，国家及各省、市都相继开发了信息平台项目，在项目计划及实施过程中，项目管理尤其是项目范围管理为保证项目顺利进行起到了重要作用。本文运用了理论与实际相联系的研究办法，在对项目范围管理的全面分析的基础上，提出范围管理在中小企业平台建设中的应用工作的思路和建议。

关键词：项目管理；项目范围管理；信息化建设；信息平台

随着时代的发展，我国民营中小企业在经济发展中凸显出越来越重要的地位，此前，国家出台了一系列的扶持中小企业发展的相关政策，为了进一步提升企业信息化建设水平，国家及各省、市都相继开发了信息平台项目，以利企业尽快发展，在这些项目建设过程中，项目如何进行良好地建设管理以满足需要，项目范围管理占有重要地位。以下我结合在工作中的实践，浅谈一下项目管理尤其是项目范围管理在中小企业信息化平台管理系统建设中的应用。

项目管理分为很多方面，同时也是一个极其复杂的管理过程，有着严格的工作进度、成本及质量方面的要求，共有九大领域对其产生影响。而结合工作实践，笔者认为最为重要的就是如何做好范围管理，这其实也决定了项目的成败。

大型项目往往功能复杂，涉及人员、部门较多，中小企业信息管理平台系统这个特点尤为明显。在本平台项目中，涉及的省及省内各市情况参差不齐，项目干系人众多，人员素质不一，信息化基础设备相对比较欠缺，信息化建设和使用者之间的联系存在断层。同时结构功能模块要求复杂，要求确保在规定时间内一致上線，达到全省联通，时间紧，任务重。在此种背景下，如何确保项目保质保量的如期完成，加强项目管理尤其是项目范围管理为确保项目成功起到了非常重要的作用。

项目范围，是依据开发的项目目标而制定出来的明确的项目，更具体的表达即为了交付具有规定特征和功能的产品、服务或成果所必须要做的工作。它表达项目中哪些该做，哪些不该做。只有明确的项目范围，才能正确分析项目范围内的业务流程，建立系统的功能需求。

而项目范围管理是基于项目范围关注信息系统项目内容的定义和控制，让项目管理和实施人员明确项目的目标和主要的项目可交付成果。因此，项目范围管理具有提高时间、资源和费用的准确性，确定进度测量和控制的基准以及清楚地确认项目相关各方在工作中分工和责任。如果没有明确的项目范围，那么将不能有效地解决本应解决的问题，还会将时间、费用等资源浪费在职责以外的工作上，对项目开发与管理人员造成不必要的问题与麻烦，造成进度拖延，成本超支、继而对质量造成一定的影响，因此范围管理必须清晰定义项目目标，且必须在客户与项目组之间达成一致。

当在开发过程中，进行有效的范围管理，这无论是对于项目的开发者还是使用者都具有重要意义，只有这样才能确保项目及时有效的支付，在使用时也更得心应手。

项目范围管理在实施过程中具体包含以下几个方面：项目启动阶段的范围管理，项目计划阶段的范围管理以及项目执行阶段的范围管理。

在项目启动阶段中，我们组建了包括项目经理和使用方负责人、具体使用人员在内的组织结构。考虑到对该项目双方都抱有很高的期望，但是往往意见不统一，存在冲突，我们进行了充分的需求分析调研，确定项目的需求。为了保证需求分析的全面准确，首先制订了需求分析计划，明确规定需求调研时间，调研内容，详细列出问题提纲，以免在调研过程中有所遗漏。对于明确或隐含的需求，用文件的形式来表述，在此基础上编制需求说明书，包括满足需求的工作陈述，对项目的要求，对时间、质量的确认。在本项目中我们双方经过多次前期会议的不断讨论，对需求做出明晰的界定，并得到了双方的一致认可，以便于在今后的实施过程中有明确的指导和参照。

在项目计划阶段，根据项目范围确认的要求，详细的项目范围计划编制是重中之重。它规定了如何对项目范围进行定义、确认以及如何制订工作分解结构的过程。合理的精确的范围定义，是项目范围管理的基础。在对业务进行调查和需求充分分析的基础上，明确定义系统范围是整个项目管理的脊梁。我们根据国家及省企业平台建设的相关文件及实施要求为模板，建立项目范围管理计划。包含详细的项目范围定义说明，同时包含创建WBS分解结构和需求变更下的范围控制等内容。

在范围定义时，我们制定了详细的项目范围说明书，这是项目决策的基础。详细的项目范围说明书定义了项目的边界，能够明确地判断变更或附加工作是在项目范围内还是在项目范围外，也是进行成本、质量和进度管理的基础。它的详细程度，决定了项目团队能否很好地管理项目的范围。我们借鉴了以前的项目经验，进一步完善了项目范围说明书，制订了确认样板、表格及标准，充分考虑了现场情况，为业务相对复杂的端口多留一些时间进行思考，适当放宽确认周期，对于相对简单或任务明确的业务口，尽量缩短时间，同时对风险进行充分的预估，保证应付过程中可能出现的风险。

大型项目的估测相对困难得多，为了更好地界定项目范围，需要采用分解技术对项目进行分解。创建工作分解结构WBS是将项目范围说明书和项目范围管理计划以及批准的客户变更请求，通过一些分解方法和表示方法，按一定的颗粒度，将项目成果按层次分为更小、更易于管理的要素。这些要素非常详尽，能够支持下一步的项目活动分析和分解工作。每个要素的特性都尽可能用可以度量的量化指标来表达。以项目的生命周期分解成里程碑，以及每个里程碑应完成的功能需求，制订阶段性的交付成果，并进行功能验证。每一个阶段的里程碑都是以业务的特性划分的，采用由上而下的方法，将必需的基础业务和基础的系统架构划分到第一层次，将另一些需要实现的功能和部分分析模块划分到其他层次，每一层次都需要交互认证。范围细化至每个特定的功能，使得分解后的任务既可管理，也可定量检查。同时便于在不同阶段有效控制中间成果，不至于陷入项目细节中去。随着项目的进行，WBS会更加的细化，细化到最底层的项目组成元素即“工作包”。这种根据实际情况细化的方法为提高项目质量，保证项目的成本打下了良好的基础。

在项目实施的过程中，及时规范的项目范围确认能够使人最直观的了解当前项目的进步，它是对已完成项目范围正式确认的过程。在本项目中，我们通过项目例会、周报、月报等形式加强对于项目进度的有效监控，对重要问题及时决策，及时通报成果和问题，明确了各个环节的确认工作，如设计确认、施工图确认、装修布线确认、设备确认、安装及调试确认等。对被确认的可交付物，必须有正式的签字确认文件，如果没有通过的，分析检查原因，并予以书面记录。这种方法不仅加强了双方的充分沟通和交流，也避免了在项目实施后期的风险。

在项目完成过程中，经常会遇到一些特殊的情况，如对某项需求发生改变，这个项目范围变更了。其实在很多项目中，变更是常态现象，不变反而是不常见的情况。因为再好的项目前期的需求分析、需求评审等方面不可能做得尽善尽美，同时在各项目完成过程中也不能保证百分百的准确有力的控制。改变需求，增加新的功能也是非常常见的现象，因此在此过程中，引入范围变更管理非常重要。

在范围变更管理中，我们以项目范围基准为依据，结合项目采用变更控制系统进行项目范围变更管理，制定变更控制计划，并成立了变更控制办公室对变更进行批准和执行。规定什么情况下可以变更，什么情况下不能变更，在哪些方面可以变更，哪些方面不可以。分析变更的步骤、程序对项目存在的或潜在的变化。对影响较大的变更请求提议共同决策，双方项目干系人，如项目经理，项目实际使用代表等对变更内容召开会议，进行分析评价，给出评审意见，以确定是否实施。在实际操作中，严格执行变更流程，對资源进行重新配置，采用正确的策略和方法才能进行成功的处理。对已产生的变更我们定期检查与实际情况是否相符并予以跟踪，同时记录在案，提交项目跟踪报告。

结束语

综上所述，项目范围管理是通过项目范围计划、范围定义、WBS及范围确认及变更控制达到项目管理的目的，是项目管理中最重要的内容。以上是服务平台实际建设过程中我们的一些做法及思考，可以肯定的是为了确保如期的保质、保量将一个时效性好、稳定的及易用性突出的中小企业信息化平台项目系统上线交付使用，项目的范围管理起到了突出地作用，正是因为范围管理落到了实处，才使系统平台项目达到预期的效果，真正起到了为企业服务的作用。

参考文献：

[1]张友生.信息系统项目管理师教程.清华大学出版社.

[2]曹济，温丽.信息系统项目管理师案例分析.清华大学出版社.