OA办公系统发展现状与实践困惑

李振华

摘要：OA系统的应用颠覆往日复杂繁琐、效率低下的办公方式和人为管理的办公手段，节约纸张，保护环境，提高办公效率，减少人力资源浪费，管理流程科学规范，信息渠道互联互通等诸多优势。不仅实现往日“知识管理”的目标，还改变孤立的办公形式，采取协同办公的方式，提高管理效率。但是QA系统还在发展阶段，技术方面仍有改善空间，管理和理念方面也可以继续改进，QA系统是一个动态发展的系统，将不断提高功能以更大幅度改善国内办公环境。

关键词：OA系统；发展历程；OA功能；OA困惑

OA是Office Automation的缩写，是指办公室自动化，也称为自动化办公。OA系统通过使用网络技术，在工作流的基础上，采取信息共享的模式，为管理人员提供更多有效信息，从而改善办公效率；与此同时，改变以往复杂低级的办公形式，通过网络进行全方位多层级的信息采集和数据整理，对信息进行科学有效的处理。

1关于OA系统

OA本身就是动态的概念，在过去十几年时间里，QA系统的发展发生了很大变化，在发展过程中，QA系统的称谓也在不断发生变化。1979年，我国科学技术水平落后，办公环境有待改善，办公主要方式依靠人为手动办公，办公效率较低，人力资源消耗较大。所以在QA系统应用初期，被称之为“QA自动化”，体现人们对于自动化理念的追求与好奇。在不断发展过程中，随着社会进步，科学水平也有长足发展，不同部门、不同工作之间的联系越来越密切，如何提高各部门之间工作协调性是这一时期QA系统工作研究的和重点，这一时期QA系统也被称为“协同QA”。时代发展到21世纪，当前，移动终端的出现与普及改变了人类的生活方式，人们追求更加自由高效的工作模式，希望能够在任何时间任何地点以任何方式进行工作处理，这也是当前QA生活的主要发展方向，其理念也从Office Automation转变为Office Anywhere/Anytime/Anything，“移动OA”的概念逐渐走入千家万户。

2 OA的功能

（一）资源管理功能。在传统的手工办公模式下，建立可以保存、共享、使用的文档是一件困难的事，而且由于人力本身的局限性，文档的数据容量也是有限的。手工办公给文档检索造成极大困难。在实践过程中，通过办公软件，可以实现文档电子化，通过文件夹、压缩包、电子文件柜等方式，对各类文档进行有效的归类整理和储存，极大地提高了工作效率。

（二）流程管理功能。

在实践过程中，OA办公系统可以对工作流转过程中的各个环节进行监控、跟踪，有效减少不同岗位之间工作协同问题。当前，每个办公部门都有大量流程化的工作需要完成，例如公文的收发，项目审批文件签署，各项请示汇报等，通过工作程序自动化，可以对各项工作进行有效监督检查，提高各项工作的规范性，提高部门之间协调工作的效率。

（三）知识管理功能。由于书本等实体储存的信息是极其有限的，孤立数据也难以完全反映信息全貌，更不容易体系。因此，QA办公系统通过强大的储存能力，将各类信息根据不同需要进行归档处理，分门别类进行储存整理，根据实际需要调取相关信息，在实际工作过程中，这些信息还可以创造出新的有效信息，这样就达到了利用有组织的无形的资产进行新价值创造的作用。

（五）文化管理功能。组织文化的推动力不容忽视，文化组织活动需要经验，需要现实生活的磨合和人际关系的锤炼，这些可以通过登录QA办公系统中的社区论坛、工作日志等进行更新，每位员工可以将自己的工作经验和心得体会及时记录下来，不同的思维通过交流可以碰撞出璀璨火花，QA系统进一步将其中有价值的信息进行整理发掘，在实践过程中，人们可以根据实际需要自行搜索，这样可以达到知识经验的分享与运用。这些功能交给QA省时省力，但极大推动组织文化的管理和传承，促进组织内部文化氛围的发展，对组织文化软实力的发展有重要作用。

3 OA系统应用过程中存在的困惑

（一）信息“孤岛”现象依然存在。OA办公系统中，不同兼容系统之间保持相对独立的状态。这些模块对功能性和专业性都有一定要求，工作内容规则，管理系统也是单独划分出来的。当时当前QA系统只能为这些管理系统提供简单的连接，数据资源方面的互通尚未实现，因此也就造成信息孤岛现象的产生，应用也呈现孤岛状态。在这样的办公系统中，并不能对数据和信息进行有效的整合宣传，大量信息很难及时发挥应有的功能，效率较低。

（二）技术与管理还不能同步。随着人类办公需求的提高，对技术的要求也逐渐增高。在实践过程中，OA办公系统在诞生初期目的就是创设更加轻松便捷的办公环境。当前大部分办公系统的办公基础都是计算机自动化技术，从而对日常工作的各方面进行管理。但是当前技术和管理之间存在深刻矛盾，管理过程中，现金的技术手段无法执行，二者之间的关系并没有那么紧密。组织想要获得更大发展，管理是不可缺少的途径之一。现代的管理方式需要依靠先进的技术条件，现代化的技术手段促进管理方式的变革创新，二者相辅相成，只有明确这一点，才能确保QA系统实际有效。

（三）人脑与电脑结合不够到位。当前组织的决策任务仍由人来完成，决策和管理之间是基础和后续发展的关系，正确的决策可以有效促进管理进步和发展，因此需要利用QA系统对目前主要依靠人进行管理决策，而决策是管理的基础，是引导组织正确发展的重要因素，应该利用OA办公系统当前现有资源进行进一步挖掘处理。当前QA系统的研发重点是开发出可以进行决策或者对决策有帮助和促进意义的功能。项目发展至今，在信息存储和知识管理方面都已经取得较大进步。理论来说，可以通过决策数字模型来进行相应决策，人为判断最后决策实不实行。但是当前QA办公系统只能实现简单的信息支持，电脑无法为人类进行决策，人脑与电脑之间的相互合作，有机配合，还有很长一段路要走。

（四）传统与现代管理理念之间存在冲突。在现代管理理念中，好的管理方式离不开各单位各组织之间的协调运行，离不开科学有效的管理体系，离不开组织内外部的协同发展与合作。因管理者和被管理者之间需要按照程序和规划进行工作，不能对管理程序进行随意更改，但是中国社会内部仍然崇尚“人治”观念，管理弹性大，缺乏统一的标准。但是这种管理模式和企业所希望达到的科学规范的管理体系之间存在一些冲突，传统的管理手段可能导致管理陷入僵局，因此，正确处理传统观念和现代管理之间的问题也是QA系统需要解决的重要问题之一。

4结语

总之，本文通过对比传统形势下管理方式和现代信息化办公环境下管理方式之间的关系，为QA的不同发展阶段进行脉络梳理，根据QA系统自身所体现的硬件配置、个体办公、协同办公、知识管理、决策支持等特征，以及OA具有良好的信息储存能力、规范的流程管理、统一各方的调度能、文化组织等功能，提出当前QA系统所存在的问题和困境，指出技术与管理之间存在的深刻矛盾、传统管理方式和现代企业需要之间的深刻矛盾、人脑与电脑结合不到位等情况是QA系统发展所面臨的主要问题。

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