Excel在《基础会计》课程教学中的应用

徐淑新

摘要：Excel功能强大，应用范围很广，可以将Excel应用到财务管理的工作中，会计人员利用Excel数据分析的工具可以灵活对会计的各种日常工作数据处理与分析，可以轻松完成从凭证到报表的核算流程。

关键词：EXCLE；Vlookup（）函数；课程教学

1.EXCLE在记账凭证表中的应用

1.1 vlookup（）函数

当经济业务发生时，需要根据经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔的进行登记，录入到记账凭证表中，在录入的过程中，有一部分是需要手工完成，一部分需要自动生成，提高工作郊率，节省时间，会计编码手工录入完成后，自动生成会计科目，在设置生成会计科目公式时，需要用到查找函数vlookup（lookup_value，table_array，col_index_num，range_loopup）。这个函数主要运用于不同表间的数据操作。VLOOKUP（）的功能是通过设置正确的参数完成，本函数有4个参数，第一参数lookup_value就是查找条件，是已知的值，是查找的线索，条件的形式同样不局限，可以是数字，文本，表达式或者引用等；第二个参数table_array是查找的范围，就是限定的数据表区域，这个范围也就是使用的数据源，要包括已知的值这个关联项，还要包括要查找的值，而且已知的值必须位于所选的区域的第一列，第三个参数col_index_num 是查找之后进行的数据返回，其结果为数据返回的具体列数，第四个参数range_loopup是精确匹配，数据类型是布boolean函数，返回的数值就是true or false。如果找不到，则会返回错误值#N＼A。

1.2 自动生成会计科目

选择设置公式的单元格输入“=”插入VLOOKUP（）函数，打开函数参数界面，设置会计科目编码所在单元格为参数lookup_value，会计科目表中含有会计科目编码和会计科目名称的列的区域为参数table_array，并把区域的单元格都设为绝对引用，保证公式的位置发生变动后，区域不发生变化。在所选区域从左向右数列数，会计科目名称所在的列数为参数col_index_num，设置0为参数range_loopup。完成参数设定，公式设置完成，如果找到，就显示相应的会计科目，否则就返回错误值#N＼A。下面就可以采用公式填充的方式，实现其他的会计科目名称自动生成。

2.EXCLE在账簿中的应用

2.1 总分类账的建立

数据透视表是Excel中最重要的功能之一，它的作用就是更快的去处理表格数据，使表格的数据透明化，根据所需求进行调整，以便得到最直接的数据。为根据日常经济业务编制的会计凭证表，使用更快捷的数据透视表据此建立总分类账、明细分类账科目汇总表。

具体解决步骤如下：

（1）选取记账凭证表中的任一单元格，或将插入点放入该表的任一单元格中。点击“插入”—“表”—“数据透视表”按钮右侧箭头，从弹出的下拉列表中，单击“数据透视表”选项，在“创建数据透视表”对话框中设置数据源和需要将创建的数据透视表放置的位置。

（2）数据透视表分为四个区域，分别是“报表筛选”区域、“行标签”区域、“列标签”区域、“数值”区域，在“数据透视表字段列表”任务窗格中“选择要添加到报表的字段”区域，选中“年”、“月”复选框拖动放置到“报表筛选”区域中，选中“科目代码”、“科目名称”、“日”复选框拖动放置到“行标签”区域中，选中“借方金额”、“贷方金额”复选框拖动放置到“数值”区域中。

（3）点击“数值”区域“计数项：借方金额”下拉箭头，在弹出的快捷菜单中单击“值字段设置”菜单项，弹出“值字段设置”对话框，在“汇总方式”选项卡下“计算类型”列表框中选择“求和”，单击“确定”；将“计数项：贷方金额”做同样的处理。

（4）点击“数据透视表工具”？-“设计”-“布局”-“报表布局”下拉箭头，选取“以表格形式显示”命令。

2.2 明细分类账与科目汇总表的建立

若在总分类账基础上，选中“明细科目”复选框拖动放置到“行标签”区域中，则得到明细分类账；若“行标签”区域中只保留“科目代码”“、科目名称”，则得到科目汇总表。

记账凭证表中的数据会不断增加，在EXCLE中，为了确保根据日记账建立的总分类账、科目汇总表等数据透视表中的数据正确，设置动态区域，保证数据可以及时更新。

3.EXCEL在报表中的应用

3.1 EXCE在资产负债表中的应用

在建立好的科目余额表的基础上，可以很容易的编制资产负债表，因为资产负债表的编制是根据各账户的余额加或减填列，资产负债表本期期初余额即为上期期末余额，可以直接从上期资产负债表中获取。下面主要介绍期末余额的数据获取过程。

资产负债表中各项目的数据来源主要通过以下几种方式获得。

（1）根据总账科目余额直接填列，利用VLOOKUP（）函数实现，在将一级会计科目名称设为第一参数lookup_value，从科目余额表中取数进行填列。

（2）根据总账科目余额计算填列，例如：货币资金=VLOOKUP（库存现金，科目余额表，列数，0）+VLOOKUP（银行存款，科目余额表，列数，0）+ VLOOKUP（其他货币资金，科目余额表，列数，0）。

（3）根据明细科目余额计算填列，利用VLOOKUP（）函数实现。

（4）根据总科科目和明细账科目的期末余额计算填列，利用VLOOKUP（）函数实现。

（5）根据科目余额减去其备抵项目的净额填列，利用VLOOKUP（）函数实现。

3.2 EXCE在利润表中的应用

利润表的编制也是建立在科目余额表上，只不过收入、费用类账户是虚账户，每期没有期初、期末余额。在编制利润表时，需要根据科目余额表中的本期发生额的有关会计科目进行编制。利润表中本月数的填制，同样也要建立利润表和科目余额表的链接，以便进行数据的调用。首先，设置利润表的格式，在我国会计实务中，一般采用多歨式利润表；然后，设置营业利润的公式、利润总额的公式、净利润公式；最后，其他的项目数据利用Vlookup（）函数实现，将相应的会计科目名称设置为lookup-value 的值；科目余额表设为table-array的值是查找的范围；第三个参数col-index-num是查找之后进行的数据返回，其结果為数据返回的具体列数，将false设为range-loopup值。

通过以上分析，只需事先定义一个模板，输入相对较少的固定信息后即可生成相应账簿和报表，数据连贯、一气呵成，既简便又准确，并且能实现对会计信息的实时控制工作，避免了手工状态下繁琐的数据反复抄录，减少了财会日常工作的重复性，效率倍增。endprint