浅析档案管理与知识管理的关系

李虹

摘 要：所谓档案管理简单的说是档案馆能够直接对档案实体亦或是直接对档案信息进行相应管理，并提供有关服务的总体称呼，而且档案管理还作为我国档案事业的基础要素。而所谓知识管理，可以了解为是企业为了呈现出显性知识及其隐性知识达到共享的效果创造有利条件，知识管理主要是依据集体的智慧将企业的综合能力加以提升。然而两者在相关企业亦或是相关单位实际运作的时候，却可以起到相互促进的作用，进而为企业在今后的发展做出重要的贡献。基于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出自己的一些看法，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；知识管理；关系引言

因为知识档案及其档案管理共同的目标都是为了企业可以得到可持续发展，但是两者之间又会存在一定的区别，产生的差别主要来源于管理层面及其管理深度等方面，与此同时档案管理及其知识管理倾向的方面也是存在差异的。然而两者之间还存在着一些联系，而为了将企业的综合能力加以提升，相关单位就一定要对档案管理及其知识管理存在的联系做好认真的分析，进而才可以推动企业的不断进步。基于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

1 档案管理与知识管理相近相通

1.1 两者管理对象重叠

通常情况下，由于我国经济水平的日益提高，我国档案管理的主要对象也发生了较大的改变。对于档案管理的主要工作任务来说，主要是文件、档案，而就知识管理的主要工作任务而言，主要是知识。一般情况下，组织的知识分为以下两种：一种是显性知识；另一种是隐性知识。显性知识大部分来自于组织在不同职能开展活动的时候形成相应的文件、档案；而另外一部分主要来自于通过组织的方式进行收集、交换等形式从外部得到相应的图书、数据库等。也可以理解为文件、档案都归属到知识的领域中，同样是知识管理的主要任务。我国曾经有一位学者这样说过：“知管理可以理解为是知识者，这样才能够融入到管理中，而通常可以渗透到信息系统管理中的知识里，经常是通过电子型态亦或是书面形态的方式存在的”，显而易见的是，“知识具有的各种形态都会和文件管理具有的形态存在一定的联系”。综上所述，无论是文件还是档案统统作为档案管理及其知识管理共同服务的对象。而两者之间存在的联系通常来自于两者管理对象的重叠。

1.2 两者管理目的相近

档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理的根本目的，也是档案管理的出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。

1.3 两者管理流程类似

长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”（或“八个环节”）：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、（编目与检索、编辑与研究）、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对分散的管理对象（文件、档案或知识），予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。

2 档案管理与知识管理相差相异

从管理层面来看，档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法；而知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴，还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。

从管理深度来看，传统档案管理主要是对文件、档案实体（载体）的管理；而知识管理更重视对文件、档案内容（信息、知识）的管理。

3 档案管理与知识管理相辅相成

3.1 知识管理提升档案管理

3.1.1 知识管理可以拓展档案管理的领域

以往档案管理往往倾向于档案和文件之间存在的差异性，亦或是档案和图书情报存在的区别，这样就需要相关人员需要把文件、图书情报等相关内容排除到职责之外，从而最大程度约束了活动的实际范围。以往档案管理仅仅约束在历史记录的保存，而不仅仅只是为了现实工作服务，打破了企业存在的价值，这样才能够最大程度发挥出自身的价值所在。

3.1.2 知识管理可以提升档案管理的价值

以往档案管理工作内容大多数倾向于保管，但是没有对利用档案引起高度重视，利用查卷、复印等比较落后的方式，采取被动的行为提供较为简便的服务，这样就在某种程度上无法符合用户对信息、知识的需要，无法满足当前企业发展的需要。

3.2 档案管理促进知识管理

隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型，对于隐性知识的管理有两种途径：一是，从隐性知识到隐性知识的“社会化”（socialization）；二是，从隐性知识到显性知识的“外部化”（externalization）。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼（Beckman）就认为，“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。至于，“外部化”就是我們通常所说的隐性知识显性化，即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。

结束语

综上所述，随着当前我国经济水平的日益发展下，档案管理及其知识管理质量也在不断提升，在企业经营管理的时候，即使两者之间存在一定的区别，然而在管理的对象及其管理目标方面都存在相似性，而两者之间存在的区别主要来源于管理层面及其管理范围，与此同时档案管理及其知识管理倾向的方面存在一定的差异。然而，两者共同的目的都是为了推动企业的发展。而档案管理及其知识管理在经营管理中扮演着重要的角色，所以一定提高研究水平，进而将档案管理质量及其知识管理效率加以提升。

参考文献

[1]马丽.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2017（10）.

[2]刘颖.档案管理服务企业转型发展的思考[J].内蒙古煤炭经济，2017（10）.

[3]蒋幼林.数字时代背景之下供电企业档案管理工作进行的过程中应当注意到的问题[J].城市建设理论研究（电子版），2017（08）.

[4]郭玉成.提高档案管理科学化水平的几点建议[J].中外企业家，2016（31）.

[5]隋鑫，王念祖.两岸融合背景下台湾档案管理课程建设研究——以福建师范大学档案学专业教学为例[J].兰台世界，2017（03）.endprint