探析事业单位档案管理中现代化方式的利用

王秋菊

摘 要：为了促进事业单位中档案信息管理方面质量获得提升，需要档案管理人员能认识到现代化档案管理的重要性，并能将现代化管理模式融入到档案管理中，最终实现档案管理在管理质量、管理效率等方面的提升。本文就事业单位中档案信息管理方面现代技术的应用进行了分析。

关键词：事业单位；档案；现代化

档案信息之中储存着大量的珍贵信息、知识，这些知识涉及到了事业单位发展变革、事业单位人事信息，因此这些信息对于社会发展有着积极的促进作用，但目前一些事业单位在档案信息利用中仍在沿用过去传统的管理方式，不仅影响了档案管理的效率同时也影响了档案管理的质量，需要事业单位中的档案管理部门能积极的在档案管理中融入现代化的档案管理技术。

1 档案管理工作中融入现代化管理方法的意义

档案管理方面的工作是事业单位正常开展工作的基础，大量的档案信记录着事业单位的发展历程、人事变动、重大决策，因此在长时间的积累之后往往会在事业单位的档案部门中逐渐出现数量巨大的档案资料。如果使用传统模式的管理方法对档案信息进行管理，那么就有可能会由于档案资料过于庞大而影响管理效率以及管理质量，尤其是档案查找的环节，传统档案查询方式会在查找阶段中耗费大量的时间以及人员精。并且传统纸质类型的档案信息还会因为纸质媒介的特点，进而在储存的时候需要占用大量的空间，不利于档案信息管理部门发展。

为了促进档案管理方面工作质量，事业单位之中的档案管理部门应根据部门实际的发展需要以及部门基本情况，适当的引入现代化的电子设备进行档案信息管理。现代电子科技已经逐渐的融入到了各个行业之中，并在各个行业中发挥了简化工作流程、提升工作效率的作用。尤其在档案信息管理方面更是起到了变革性的促进作用，现代电子技术对于档案信息方面的管理不仅简化了档案管理的收集、整理程序，同时对档案索引查询方面、档案信息储存方面、档案传送方面产生良性的促进作用。

2 现代管理方法对档案管理工作的促进作用

2.1 在档案索引方面的应用

在对事业单位之中众多档案信息进行管理的阶段中，档案索引查询方面的工作对于整体档案管理工作的质量有决定性的影响。在传统的索引管理之中档案管理方面的人员要逐条等级档案内容并建立索引列表，但受到人工处理方式的局限性，使得索引列表的建立工作效率偏低，并且也容易在抄写信息中出现错抄或则是漏抄的情况，影响档案信息管理工作的开展，而在使用了现代化类型的电子技术之后，就能运用电子计算机在档案收集、录入的阶段中直接建立与之对应的索引，这样不仅提升了工作的整体效率，同时也能在省去了人工手写录入环节之后提升了录入工作的准确性。

其次，现代技术对于档案信息方面的影响是多方面的，其对于查询查询方面也有效率、质量方面的提升。有别于传统纸质文件的人工手动查询，现代模式下的档案信息管理工作能通过计算机的运用，在人们查找某一个档案信息的时候能通过在查询界面之中输入相应的关键字直接找到相应的文件，整个过程仅仅需要花费几分钟的时间，这大大促进了档案管理质量以及档案管理效率的提升。

2.2 在档案储存库房管理方面的运用

在现代化档案信息运用的阶段中，虽然大部分的档案资料都已经实现了现代化、电子化的发展，仍有一部分照片、带有公章的纸质文件或者珍贵的历史纸质文献资料需要以实体形式进行保存，并且每个事业单位中都会设置专门的库房进行档案储存，但对库房的管理却是档案信息管理中的难点，由于纸质媒介的特殊性因此在进行库房管理中，需要控制好库房储存的温情况、湿度情况、防火情况，在库房管理中要做档案文件质量管理和安全管理两方面的管理内容。为了达到良好的控制质量，在过去的管理中需要管理人员定期进行巡视，但即便如此一旦在发生火灾仍然会造成较大损失。而通过现代技术的运用就能在库房管理中实现智能化、远程化的管理，通过自动控制系统和空调系统、通风系统的连接就能保证库房一直处在恒定的温度、湿度范围内，同时还能对库房中的安全隐患进行预防，一旦出现火灾等安全隐患能在第一时间进行处理。

2.3 辅助档案业务工作

档案业务工作包括对档案进行收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等环节。在档案业务整个流程中，除了管理事务比较繁重之外，还会产生很多档案信息，此时，用计算机进行辅助管理，可以给工作人员带来便利。当前，应用的比较广泛的是采用档案管理相应的软件对档案借阅以及归还进行统计，使档案工作者能够及时对档案存储的实时信息进行把握。

2.4 建立档案管理相应的网络

当今时代是计算机以及网络应用普及的时代，计算机在各个领域的广泛应用必然促使很多传统方式的变革。档案管理也不例外，档案管理只有突破传统，与时俱进，才能够满足人们想需求。事业单位应当根据需要，建立自己区域的局域网，以及档案管理相关网络，这样不仅有利于对资源及时共享，对计算机软、硬件进行共享，还能够让档案室和相关科室之间搭建一座信息方面的桥梁，逐渐让档案管理实现信息化。及时对网络档案实时的信息活动予以管理，实现档案信息资源的最优配置。

3 档案管理中现代化方式存在的问题及改进建议

虽然利用现代化的技术将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理能够在很大程度上节约工作时间，提高工作效率和准确率，但同时，也存在着一些问题：首先，网络安全问题。由于网络技术不断升级，对档案信息实施网络管理时，其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术，如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计，而并未考虑到其物理归档，网络一旦遭到破坏，电子文档将会丢失。

为此，首先应对文档进行一体化，切实解决文档分离方面的问题。应当在事业单位内部实施文档一体化，消除重复工作环节，使文件和档案归为统一的系统，同时采用比较成熟的软件，让档案工作在文件形成最开始时介入。其次，根据档案管理目前网络化的特征，解决好其安全问题。加大力度，对档案信息在上网之前进行加密控制，对网络安全进行及时测评等。

结束语

通过以上对事业单位档案的现代化方式的利用分析，可以得到的结论是想要这项工作上的效率得到有效提升，档案管理上的工作人员就需要及时加强自身的业务能力，同时掌握更多的高科技信息技术，对网络上的信息储存进行合理的安排。同时，现代化方法对档案信息进行使用与管理时，也对这项工作的任务开展提出了新的要求，工作人员必须在日常的网站护理中将网站上的信息安全维护进行有效管理，积累经验，开发出的安全有力的软件，让这些档案信息可以在护理与使用的过程中得到更为严格的规范。

参考文献

[1]田丽立.浅析行政事业单位档案管理的创新[J].現代国企研究，2015（14）.

[2]徐微.探讨如何做好事业单位档案管理工作[J].人才资源开发，2015（24）

[3]王利超.关于事业单位档案管理的现状及探究[J].建筑工程技术与设计，2015，（33）：1178.endprint