增强档案保密意识 依法利用档案资源

文/刘伟清，宁乡县人力资源和社会保障局

0 引言

曲径回廊，壁灯悬空，密集架，排排无缝，万象苍桑，历史见证，件件真情，字真迹，印真红；当年激情，回荡库鸣，多少事，叠叠层层，人欢马叫，声匿卷中，调卷声催，阅声微，效声宏。作为从事机关档案工作近十载的笔者来说，坚持档案保密以人为本，坚定推行依法利用档案的信念不变，坚持做好保密工作的信念不变，在档案的保密和利用问题上，有以下四个体会。

1 因工作职责要把握和处理好保密任务

在图书管中存在大量的档案，其中不乏存在保密档案。依据我国《保密法》对保密档案的划分，可以分为三级，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。每一个档案管理人员对保密档案都要做好保密工作，这是我们的职责、我们的任务，这是国家赋予我们的责任。对涉密档案进行保密，保密的目的是为了更好的利用，只是涉密档案对时间、地点、范围以及能够观看的人群进行了限定。对保密档案仅仅进行保密但不对其进行合理的利用它，这就失去了保密档案的意义。当然，对保密档案进行利用是在保密的基础上进行的，利用也不是无限制的，因为无限制的利用会为国家的安全带来隐患，会给党造成困扰。保密和利用既是相互冲突的又是紧密相扣的，因此这就需要档案管理者要有较高的思想觉悟，能够做到不偏不倚，合理恰当的处理两者之间的关系。

档案是为人们服务的，通过对档案的查询能够使人们从中找到前人相关经验，使得自己少走弯路，因此档案具有重要意义的。但是，在实际工作中，人们很少去查阅档案，造成档案利用率较低。档案管理者则怕档案丢失、错乱等原因，对档案的利用投鼠忌器，使得档案被束之高阁，继而也使得档案的利用率再次降低，使档案资源白白浪费。笔者认为，两者主要矛盾在档案管理者的思想认识。档案管理者要有开放性的思维，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的基础上，积极为档案利用者提供方便，才能使档案的价值真正的体现出来。

2 要把握和处理好制度与措施的关系

俗话说，没有规矩，不成方圆。建立合理有效的管理制度，进而能够保证档案的保密性，又能够促进档案的使用。仅仅有制度没有合理的措施是不行的，那样会使得执行起来特别难，不容易落实。反过来，有措施无制度也是不行的，会造成纲目混乱的现象，进而无法长久下去。因此需要两者结合，相互弥补、相互促进。根据笔者多年从事档案工作角度出发，构建合理的档案阅览制度、外借制度以及复印制度等，进而做到有序操作。同时，也应该建立不同的审批制度，继而做到对档案的利用情况有迹可循。除此之外，根据我国相关法律法规规定，对收发、分送、移交、销毁等每一个环节都要做好相关工作，保证每一项工作的正确性。为确保每一项工作的准确性，应建立检查小组，定期对工作进行检查。由诸多管理制度和有效的措施同时进行，进而能够确保档案保密性的同时，又能够实现对档案的有效利用。

3 有效的处理“死”与“活”的转化关系

依据我国《保密法》规定，对涉密档案进行等级划分，分为三个等级，其目的是为了让档案管理者根据不同的管理等级应用不同的管理办法，这样能够实现最大程度的利用档案。同时，国家对机密文件设定了保管期限，依据保密级别的不同，对机密文件设定了30年，20年，10年三个等级，除了特殊规定的除外，在保密期内保密事项受到国家法律保护。并不是所有的涉密文件是不可更改的，在保密期满后，该涉密文件就不再是保密的了，它就变为了公开的了，这一部分档案就可以被大众所看见，该档案也就由死转生了。在思想不能认为涉密文件是终身保密的，没有正确的认识到涉密文件的时效性以及范围，这样是不正确的。同时，缺乏对保密文件的保护，任由保密文件被规定之外的人翻阅也是错误的。档案管理人员要对档案进行科学有效的管理，对档案的保密期限进行划分，这样能够有效的掌握档案的死与活的关系。对涉密档案和非涉密档案进行严格划分，确定那一类的档案可以利用，然而哪一类的档案不能够利用，这样能够使得档案最大程度的被使用。

4 正确处理软件和硬件之间的关系

所谓软件，是指人的思想建设。再好的制度和措施都需要人去执行。因此在重视涉密档案管理的同时也要注重硬件设施的建设，因此需要对档案管理者的思想进行建设，进而实现对档案有效的进行保密管理。所以，要加强法制教育，进而有效的提高群众保密观念。与此同时，也要加大对涉密档案管理工作的宣传。笔者对所在单位档案管理进行阐述，该单位设有专门的档案存放室，为有效的保护档案，防止档案受损伤，对档案室进行改造，为档案室配备湿度机，除湿器以及粉碎机等装置。与此同时，加大宣传教育工作，并对涉密文件管理员进行定期培训，增加管理员的保密意识。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、不看、不记;不在通信中涉及国家秘密;不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密;不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪;不向外泄露尚未公布的突发事件;不隐瞒泄密事件。档案管理工作者因为工作性质特殊，管理人员具有知道秘密时间早，并且知道的多且详细，为了保密，此时要求档案管理者具有较高的素质，并能够对所知道的秘密守口如瓶。这样既有硬件的保证，又有软件与之配合，这样就能够起到很好的效果。

档案从保密到利用，从利用到保密，看似对立的一对矛盾，却又是相互制约的统一体。档案保密工作只有解放思想，实是求是，与时俱进，不断创新，才能满足人民群众对档案日益增长的需要。

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