军工企业档案部门如何应对突发事件确保档案安全

刘江永

军工企业档案部门如何应对突发事件确保档案安全

刘江永

本文首先阐述了档案安全的内涵，进而描述了突发事件对档案安全的危害，最后提出了军工企业档案部门应对突发事件应该采取的措施。

档案是企业实现“依法治企、合规经营、科学管理”的基础，尤其对军工企业来讲，在科研生产工作中形成的军工档案是企业的核心秘密，涉及企业的安全，更关系到企业发展的成败。维护军工企业档案实体与信息的完整与安全，对于国有资产保值增值、军工企业不断发展和国防事业的持续进步，对于维护国家稳定、确保国家安全具有不可替代的重要意义。如何让军工企业在突发事件发生时确保档案的安全，最大限度地减少灾害给军工档案造成的损失，是摆在我们面前的重要课题。

档案安全的内涵

档案安全的内涵包含两部分：一是档案的物理对象，即档案的载体安全;二是档案镶嵌的人类智能，即档案的信息安全。载体安全是信息安全的基础，信息安全是档案安全的必然要求，两个方面应该统筹兼顾，不能有失偏颇。

档案的载体安全

档案的载体是承受并反映档案内容的物质材料，它包括载体材料和记录材料。档案的载体材料有竹简木牍、纸张、胶片、光盘等材料。档案的记录材料主要有：显色字迹材料、感光材料、磁性记录材料、激光记录材料。恶劣的环境对档案载体极具破坏性，大多数情况下造成的损失是无法弥补和挽回的。因此，档案的载体安全是档案科学管理的重点。

档案的信息安全

档案信息安全包含传统意义上档案信息安全和数字化的档案信息安全。

传统意义上的档案信息安全。传统意义上的档案信息包含档案的形成者、记录内容、形成时间、印章等，是由记录材料记录在载体材料上的，两者紧密结合，一损俱损。传统意义上的档案信息安全表现在档案管理手段的载体安全和档案利用范围的保密安全。

数字化的档案信息安全。档案信息安全是指档案经过数字化后，存储在数字档案系统中提供网络在线查阅的信息安全。数字化的档案信息，是被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传输的数字代码序列。数字化档案信息以静态形式保存在磁盘、光盘等载体材料上，同时，也以动态形式保存在计算机系统和网络之中，甚至还通过电磁辐射方式向四周扩散，通过专用仪器还原为原始信息数据。它的安全隐患来自多方面，主要有：数据信息丢失，数据信息不可读取，数据信息被窃取、泄密。

突发事件对档案安全的危害

突发事件的发生往往具有突发性、不确定性、不可预见性，甚至不可抗拒性。因此，一旦发生它所具有突发性、毁灭性，给馆藏档案造成的危害是十分严重的，有时是毁灭性的。可能发生危害军工企业档案安全的突发事件主要有水灾、火灾、地震等自然灾害和战争、恐怖袭击等人为造成的灾害。

自然灾害对档案安全的危害。自然灾害的种类很多，对档案安全的造成的影响有：水灾、火灾、地震、雷、电等。

水灾是我们日常生活中最常见的一种自然灾害，水灾对档案的危害不言自明，经水浸湿的纸张不坚固，容易受微小的机械影响而破裂，纸上的施胶在水的作用下软化而造成纸张连接，若不及时处理，任其自然干燥，就有成为档案砖的可能，有些色素对水极为敏感，沾水后的纸质档案容易出现字迹洇化。

地震是人类面临的最有破坏力的自然灾害之一，对人们的生命财产构成了严重的威胁，同样，地震也会对档案造成巨大的破坏。2008年“5·12”汶川大地震以来，四川省档案馆库和档案受损严重，北川县档案1000平方米馆舍被泥石流冲毁，汶川、理县、茂县馆藏116000卷档案受损情况不明。

突发性的雷、电、火灾往往会造成档案大面积焚毁，损失无法估量。

人为因素对档案安全的危害。人为破坏对档案的危害也很大。比如战争，它对档案的破坏是致命的，它可能直接通过炸弹、精确制导导弹等毁坏档案，也可能是敌方通过占领、掠夺、焚毁档案，还可能由于战争使整个保存环境的恶化，产生大量电磁场、有害的大气尘埃和颗粒物等，极大地损坏档案，降低档案的耐久性，影响档案的寿命等。以历史上战争为例，如二战期间，德军占领波兰，大肆掠夺和焚毁波兰中央机关的档案。据战后统计，波兰在战争中损失的档案占战前总数的73%。

军工企业档案部门如何应对突发事件确保档案安全

军工企业档案安全防护工作要落实责任制，完善突发事件应急预案管理，建立健全重要档案备份机制，采用人防、物防等多种手段和技术，形成整体防范格局。笔者认为，军工企业档案部门应从以下几个方面入手提高应对突发事件的能力确保档案的安全。

建立突发事件应急预案管理机制。坚持“以防为主、防治结合”的档案安全防护方针，防是基础，治是手段，要采取立体防范手段，将各种档案安全隐患遏制于萌芽之中。对可能发生突发事件，如火灾、水灾、地震、战争、动乱、恐怖活动等，军工企业档案部门首先要掌握这些灾害性突发事件的特征、危害及防范、应对、急救的基本常识，但更重要的是落实各种预防措施。军工集团企业要增强应急管理和危机管理意识，建立档案突发事件应急预警和预案管理机制，完善档案应急管理机构、制度和预案，同时还要加强对所属各单位档案安全应急管理演练方面的监督检查力度，将各单位档案安全应急管理落实到实处，以防范和化解突发事件带来的不利影响和风险隐患。

加强异地备份系统建设。完善的档案异地备份系统，能够分散军工企业档案保管的风险，降低突发事件带来的损失。近几年，在我国发生的灾害事件中由于异地备份系统的缺乏带来的巨大损失凸显了异地备份的重要性，异地备份系统的建设应逐步纳入议事日程。数据备份和异地备份要有针对性地进行，不同的档案资料采用针对性的技术手段。对于价值高的珍贵纸质档案，必须对缩微件或数字化文本实行异地备份；在两个距离较远、处于不同灾害地带的档案馆之间建立档案文件备份中心；加强区域之间的档案部门的资源共享和文件备份。

档案部门应开展应对突发事件应急救灾演习。日常演练实际上是通过对突发事件的动态模拟，使指挥人员和执行人员获得练习和试错的机会，从而降低突发事件决策的难度和风险，减少行动上的失误。据报道，5.12汶川大地震中毗邻北川县桑枣中学，地震时2000多名师生一分半钟全部下楼，无一伤亡。其重要经验之一就是，该校每学期都要组织师生进行逃生演习，提高全校师生应对突发事件的逃生能力。档案部门也应定期或不定期开展应对突发事件的模拟演习。例如，模拟火灾邀请消防人员指导档案工作人员如何正确使用消防设备；模拟战争来临时如何安全转移档案；模拟计算机系统崩溃后如何迅速修复等等。2002年，广州军区档案馆模拟战争爆炸，进行档案大规模转移的演习，取得了很好的效果，值得军工企业档案部门学习借鉴。

临危不惧，做好突发事件发生时的紧急处置。突发事件发生后，要临危不惧，立即启动应急方案，在最短的时间内迅速果断、积极有效的处置。一是立即报告，要在第一时间及早发现，当即报警并向上级部门报告灾情，为事件处置赢得时间。二是组织抢救，在向上级和有关部门请求援助的同时，要根据不同突发事件的不同灾情，根据事先制定的预案，确定现场抢救方案，明确分工，迅速组织抢救。三是要及时保护现场，要及时划定事件现场的控制范围，组织人员保护现场，防止档案被抢、被盗。四是要配合协调，现场抢救，往往需要各有关部门的参与和支援，除服从上级领导现场指挥外，档案馆领导要善于配合协调各方面力量，合理配置人力、物力。五是要做好善后处理，对突发事件造成的损害要及时做出准确、科学的评估，总结经验教训，并向上级报告突发事件的处置情况，请求领导帮助解决因突发事件造成的困难和问题，采取积极有效的措施尽快恢复工作。

收集突发事件档案资料，总结经验教训。突发事件应对的后期，档案部门应做好突发事件相关资料（包括灾害状态描述资料、灾害造成损失资料、灾害应急行动资料，以及各种灾害应对技术资料、灾害应对政策资料、灾害应对外援资料等）的收集工作，坚持“一灾一档”集中保存的原则，为以后应对突发事件提供依据，从而提高档案部门应对突发事件的能力。

总之，突发事件对军工企业档案的危害很大，但只有我们增强忧患意识，建立完善的应急机制，事先做好准备，随时准备应对可能发生的各类突发事件，就能对突如其来的事件做出及时、科学、有效的处置，使突发事件给档案造成的损毁降低或减少到最低程度。

（作者单位：中国航发湖南动力机械研究所）