高校档案安全管理保障体系的构建

史桂湘

高校档案安全管理保障体系的构建

史桂湘

档案作为珍贵的原始凭证，能真实保留历史记忆。档案安全是档案工作的永恒主题和生命线，档案安全保管工作刻不容缓。已经成为推动档案事业可持续发展的重要抓手，本文结合现阶段档案安全管理建设中存在的问题进行相关阐述，对构建档案安全保障体系，实现档案资源的保密利用、共享提出了对策，对如何发挥各类档案的社会效能，使其为社会服务，为学校服务，又确保不发生失泄密问题，具有十分重要的意义。

现代社会快速发展和进步，档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知，这就涉及到档案的保密和合理利用，档案信息安全管理也在不断的发展变化。档案安全是档案工作的永恒主题和生命线，更是档案部门的重要任务，保障档案安全对社会进步有着重大意义。

对档案安全管理建设中存在的问题分析

随着信息技术的飞速发展，多媒体技术的广泛应用，数字化、网络化的不断深入，越来越多的档案信息保存都是依靠计算机和存储设备来完成的，现阶段我国的档案安全保障体系不健全和完善，还存在一系列问题。

对档案安全的重视程度不够，还没有形成与档案安全配套的法律法规。这些年，国家对档案安全的重视度逐步加以改善，只是进展不大；虽说出台了一些法律法规，在《档案法》、《刑法》、《民法》中也提到档案信息安全的某些条文，但在实际落实过程中，存在严重不足，对发生的档案安全信息失泄密案例的处置不够严厉，对不法者没有起到震慑作用。

使用软硬件设备存在风险，档案防范措施缺泛。计算机软硬件设备的应用领域十分广泛，在档案保管中也不例外。计算机和存储载体在使用过程中本身就存在自身的使用安全风险，基础设施和运行环境也常常受到外界环境的影响，加上在使用计算机过程中稍微方法不当，如果事先没做好相关的备份，极容易造成计算机和存储载体的损坏，导致录入的档案信息不可恢复，因此对档案研究中的信息安全、应用领域、安全保管程序、保密措施、信息化管理都是研究者们关注的焦点。要做好档案安全信息的安全防护，是值得从事档案研究的人员研究和探讨的问题。

从事档案管理的人员缺乏安全管理意识。目前，数字档案管理过程中存在信息安全意识不高、保障安全能力不足和安全管理机制不健全方面的问题。管理意识淡薄，一些管理者还没有从传统文件安全管理中积累的安全意识转变到数字档案安全管理上来，对数字档案安全的认识存在误区，对安全风险的严重性、事故发生的可能性认识不足。缺乏足够的认识和必要的安全教育培训，实际工作中，系统操作人员安全教育的培训没有经常化。

构建档案安全管理保障体系

统一思想，完善安全意识，构建系统档案室安全保密建设框架，提升档案安全在制度上的保障。

在信息化时代，加强对高校档案室的建设与研究十分重要，高校档案安全工作越来越受到重视，档案安全决不能出问题，有一丁点的失误都会造成损失，后果很严重，甚至无法弥补。高校领导十分重视学校的档案安全工作的开展，并结合学校实际情况制定了《档案保管保密制度》、《档案查阅制度》、《档案人员工作职责》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房管理制度》等一系列管理制度，并安排责任心强的专职档案管理人员从事此项工作，提高档案工作人员安全意识，使档案工作制度真正落到实处，并利用对档案资源的有效整合契机，发挥这些宝贵档案资料的作用，促进学校管理水平的进一步提升。确保构建档案安全保障体系来源于实际、服务于实际，并接受到实践的检验。

坚持国家档案规范标准，搭建档案保密安全利用建设的框架体系，实现档案信息的资源共享。

加快档案基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源馆建设，是提高档案安全保密利用的体系建设的必备条件。加快数字化档案馆建设，要完善档案数字化管理，对过往的各种档案原件利用现代科技手段进行技术处理，进行存储备份、重要数据设置查阅权限，确保档案信息化的保密安全。不断加大对档案馆的资金投入，改善档案设施环境，要对档案馆的专用计算机系统经常进行实时防护，在系统中设置防火墙，避免病毒的进入和攻击，以免造成档案数据库里面的信息丢失、损坏。遵照档案分级保护管理的具体要求，建立涉密档案信息系统和查阅登记、审计制度，严防涉密档案内容外泄。

档案的保密就是为了更好地使用，但在传统保密观念的影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有这样的顾虑，有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说是一种浪费，档案管理人员的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。最大限度保证档案实务与档案信息的安全。

事实上，涉密档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与使用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学使用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保档案服务工作注重档案服务的内容为现实服务，不依照陈旧的“条条框框”，不断拓展档案服务领域，创新机制更好地为信息资源的开发利用服务。改善档案服务条件，主动利用档案馆藏资源为大众服务，满足社会各方面对档案利用的需求，进而提升档案服务质量。

对档案的安全保密和利用进行研究研究是一项长久的事业，在全国各地获得快速发展。助推档案的安全保密利用对策的研究，能有提高档案安全性能和使用功效，实现档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享再利用的档案管理模式。我国相关学者对此领域的研究甚是缺乏，需要更多的学者给与关注，但这也为研究留出了更加广阔的空间。

加强档案安全管理人才的培养，促进档案安全管理质量的团队水平的提升，确保档案安全管理提供人力支持。

要做有档案职业道德修养的档案管理者。人力资源保障是档案安全管理的第一要素。对于从事档案管理的人员来说，对档案事业的最大热情就是要遵守最基本的职业道德规范，在工作中做到能够遵纪守法、爱岗敬业，严格按照档案馆规章制度认真履职；对于违反档案管理的失泄密事件要恪尽职守，严守机密，防止违法事件的发生，要维护国家和集体的利益，发挥好档案的利用作用，做出自己的贡献。

要做有公民道德的档案管理者。档案有着悠久的历史，对档案管理的最好传承就是要在批判和继承的基础上与时代的有机融合起来。在档案管理岗位，维护信息安全，作为管理者必须有担当责任，具备良好的道德品质。坚持自身的人格魅力，成为有诚信之人，“人无信不立，政无信不威”，做事要谨言慎行，辨之荣辱。提倡为人民服务的精神，成为兼具道德素质的遵循着和严格执行制度的管理者。

定期对档案管理者进行业务培训。在平日工作中，对于从事档案工作的人员要经常对他们进行安全意识教育、业务技能培训、档案安全知识竞赛、讲座，通过各类活动的开展把档案安全的知识融人到实际工作中去，进一步提高档案人员的的安全管理意识。调动档案管理者工作热情，提高理论素质，增强档案安全责任意识，提升工作水平。

(作者单位：益阳广播电视大学 )

益阳市社会科学成果评审委员会研究成果2017年度社科研究课题立项课题“高校档案安全管理保障体系的构建”(项目编号:2017YS74)。