信息化时代下档案管理工作的安全维护与管理

朱桂林

【摘 要】随着社会发展的不断加快，科学技术水平也得到了不断的额提高，计算机技术的广泛使用使得档案管理工作也在不断的创新、改进。基于信息化背景之下，档案管理工作具有更高的效率、更为严格的要求，与此同时也对安全维护和管理提出了新的要求。所以，如何在信息化条件之下更好的实现档案管理工作的展开就成为了值得思考的重要问题。本文首先对信息时代的特征进行了介绍，接着主要对信息时代下档案管理工作进行了阐述，最后从多个方面给出了档案安全维护的相关措施，希望可以切实我国档案管理工作的安全性，深入推动档案管理工作更好、更快的发展。

【关键词】信息化；档案管理；安全；措施

档案指的就是记录组织所有运营过程之中的全部事物产生的相关资料，而档案管理指的就是档案室直接管理档案信息和档案实体，并且提供相应的利用服务的所有业务工作的一个总体称呼。根据档案的载体形态、内容以及类型的特点，与单位的性质相结合，统一分类档案，可以对综合管理和系统整理产生促进作用，并合理整合资料，实现对组织发展过程之中发生的重要事件进行再现。如今，我国正处于信息化时代，各个领域和行业都广泛的应用了信息技术，档案管理也不例外，即节省了办公用品、节省了人力、物力、财力、时间，保证了工作正确率，也随之产生了各种各样的电子文件，如何实现信息化时代之下档案管理工作安全维护以及管理方面的加强成为了值得思考的重要问题。本文首先对信息时代的特征进行了介绍，接着主要对信息时代下档案管理工作进行了阐述，最后从多个方面给出了档案安全维护的相关措施，希望可以切实我国档案管理工作的安全性，深入推动档案管理工作更好、更快的发展。

一、信息时代的特征

（一）信息传播的速度很快

现在我国正处于信息化时代，各个领域、行业都广泛的普及和应用了信息技术，各种各样的电子文件也随之产生。为了实现工作效率的提高，避免出现资源的浪费，各个单位都积极跟随时代的脚步，发展电子政务办公系统，所以，无纸化办公是一个必然的趋势。信息传播速度如此之快也给档案管理工作的深入展开提出了更为严格的要求。

（二）储存信息的方式多种多样

随着信息化时代进程的深入推进，数据结构也发生了很大的变化，产生了图像、视频、音频、网页、表格、文档等大量数据，这些电子档案数据以后是档案室重要的信息资源。多种多样的信息存储方式方便了查阅者的查阅，因此，档案管理工作应该考虑多样化的信息储存形式，并相应的提高档案管理工作具有的服务性质。

二、信息化时代下的档案管理

（一）促进档案管理基础设施建设

在信息化时代之下进行档案管理工作的建设，既可以对档案的管理水平进行提高，也是档案事业未来发展的必然趋势。档案管理工作在信息化时代之下缺乏数字化的资源是不可行的。基于信息化时代，档案的利用、保管、分类、收集都需要依靠电脑程序和网络展开，这就表示，档案管理若是想要更好的达成工作任务，那么首先就需要做好基础设施信息化建设。然而，现阶段，部分单位并没有重视档案管理的信息化建设。尽管每一年上至国家下至地级档案局都会借助于红头文件传达档案管理工作的相关要点，并严格要求各个单位积极落实，但是因为领导没有引起足够的重视，导致档案信息化建设缺乏大量的资金支持。因此，档案管理人员应该对信息化时代之下对档案管理工作提出的相关要求进行分析，合理、高效的利益现有资源，做好档案管理工作的基础工作。

（二）对档案管理的服务内容进行创新

在信息化时代之下，每一个单位都有了更为丰富的档案形式，也可以将更多的内容展示出来，为职工和业务部门提供更多的帮助。然而，现阶段很多档案管理工作都是被动的提供相应的服务，即什么档案被需要，就将需要的档案进行调取；例如针对人事档案，员工只有在离职、职位变动、入职的时候才会有机会用到这个档案，这与信息时代之下的档案管理工作发展方向不相符。所以，很有必要创新档案管理工作的服务方式、内容。档案部门的工作人员需要对档案的开发利用工作进行深化，若是有查档者提出需求，一定要积极满足，以成绩、服务态度说话赢得职工、领导的支持和重视。比如，按照职工对档案借阅的次数、类型等内容展开特点的分析，对其中存在的规律进行总结，与单位实际相结合进行工作要点的撰写，根据相关内容对档案工作发展计划进行逐步的实现；与此同时，在日常的生活之中，对档案管理相关知识进行宣传，例如在国际档案日举办档案知识竞赛或者展开科普知识的宣传，实现职工档案意识的提高，推动职工对档案的积极利用。

（三）完善信息化时代下的档案管理工作标准

在信息化时代之下，若是想要做好檔案管理工作，就需要大量的、丰富的资料、文件支持。如果没有数量较多的档案管理人员，就应该充分的发挥现有的人员作用，担负起信息时代之下档案管理的任务。这就需要单位对档案管理工作的信息化实现制定相关标准，按照档案的标准格式，进行纸质档案移交的时候展开信息化的处理，并充分的协调各个部门之间的工作，使其相互配合、相互促进，实现档案管理工作效率的提高。

三、信息时代之下的档案安全维护

（一）加强档案管理人员的综合素质

基于信息化时代之下，档案管理工作的发展虽然十分快速，但是也存在一个问题，档案管理工作的安全维护并不简单。所以，档案部门需要具有扎实的业务基础，深入展开档案人才的教育、培训工作，实现覆盖面的扩大。比如，定期对兼职、专职的档案管理人员进行培训，或者组织他们外出交流、学习，让档案管理人员可以对新技术手段或者新的理论知识进行不断的学习，实现自身专业素质的不断提高。除此之外，还应该将网络的安全防护以及职能技能培养等能力作为培训内容。同时，还应该构建一个人才梯队，实现档案队伍素质的整体提高。

（二）增强信息化时代之下的档案安全管理

随着时代的不断发展，档案信息化的工作进程也在不断深入，档案的发展过程之中必须经过对档案的数字化加工这一环节，这是档案部门应该尽到的职责，这是档案工作之中最为重要的内容。在网络环境之下，档案数据会受到安全方面的威胁，例如计算机本身的威胁、病毒的侵入以及黑客的破坏等。因此，应该对信息化的网络系统进行完善，通过防火墙、加密等设置，对文档网络的监管力度和安全建设进行加强，并设置安全提醒，做好外网、内网分离，做好病毒防护、访问控制、实时的监控和监测、身份认证以及数据的恢复和备份等方法进行信息网络的安全保障。与此同时，还应该对责任制度、安全管理制度进行完善，实现个人安全责任的具体落实。

四、结束语

综上，为了做好档案管理工作，适应信息化时代的发展，应该完善基础设施建设，创新档案服务，实现工作模式的标准化，还应该科学的做好安全维护工作，保障档案管理工作的持续发展。

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