广播电视档案工作管理初探

张小敏

【摘 要】本文首先简要分析了工程档案的工作机制，探讨了广播电视档案工作管理工作的基本原则与工作职责，最后分别从工程档案收集归档标准、工程档案的保管条件、档案管理人员素质提升及依法收集与管理档案等方面，对广播电视档案工作管理路径加以探讨。

【关键词】广播电视；档案工作；管理

我单位是播电视的管理部门，“村村通”工程和“无线覆盖”工程每年都会产生大量的工程档案。这些档案包括单位職能科室产生的文件材料，也有上级机关、平级机关和各地州广电部门业务住来中产生具有保存价值的请示、批复、来、复涵、通知、请示、报告和施工单位、监理单位、验收单位产生的招标材衬、工程图纸、开工报告、采购合同等文件材料。做好广播电视工程档案管理工作，确保档案齐全、完整、准确、系统、切实发挥档案辅助决策、服务筹备、记载历史、传承经验的重要作用，对单位有重大的意义。为了做好这些档案的管理工作，采取以下的方式：

一、建立、健全工程档案的工作机制

我单位是广播电视管理部门，一项广播电视建设工程工期时间少则一年、多则二至三年，由于时间紧、任务重、施工部门众多，给档案的收集整理带来了一定的难度，因此，在工程的建设初始阶段就分清工作职责，明确那些材料是要归档的，完善一整套的档案管理机制，这对于档案能完整、快速、有效的归档具有的重大意义。

二、工作原则

（一）领导全面负责协调、监督工作

为了加强对工作文件的收集、管理力度，由单位领导全面负责指导档案的收集整理工作。在收集过程中由领导负责档案收集工作中的多部的协调工作和监督工作。

（二）专人负责

在工程建设过程中，会产生大量的纸质文件材料、照片、录音、录象、图章、图纸等归档材料，为收集好这些材料，单位指定由专人负责收集、整理和归档、保管等工作。确定了相关责任人、就不会因人事变动，而导致档案管理工作停滞不前。

三、工作职责

（一）施工期间档案收集注意事项

（1）在施工过程中，档案管理定期向施工单位收集应该归档的材料；（2）定期向领导汇报一段时期档案工作中存在的问题和需要解决的问题；（3）制定档案收集方案、明确档案收集目录；（4）定期参加档案部门组织的各项培训，提高档案管理人员自身素质和专业技术技能。

四、工程档案收集归档标准

为确保收集到的材料能准确无误的高质量、高标准的归档、就要求档案管理人员细心、认真的整理材料，才能做到准确有价值的归档

（一）文书类档案

文书类材料严格按照档案管理的规定，按一项工程产生的时间一一归档、从开始的会议纪要，招标合同、工程设计图纸、基建图纸、中期的建设情况、施工报告、工程进度，后期的工程报告书、消防通知书等一系列的文书档案按日期归档。

（二）音像类文件归档

音像类材料归档按每工程类别归档，严格按照国家照片档案管理的相关规定进行管理。

五、工程档案的保管条件

（一）档案保管库房

1.装档案的库房配备带有锁具的、密闭的、全金属材料的五节柜或文件柜存放档案，确保档案的安全，防止丢失，涉密档案存放于符合国家保密要求的保密柜中单独存放，不与非涉密档案混放。

2.购置密架，才能高效、安全、有效的保管档案。

六、加强学习，提高档案管理人员素质

工程档案编制质量高不高，全取决于档案管理人员的素质的高低。一项工程项目的建设往往涉及到建筑、电子、消防、环保……多个专业领域，这些专业知识汇集起来形成一套复杂的专业知识.这就要求档案管理人员要具备牢固的专业知识，才知道在会么阶段收集什么资料，什么资料该收集，什么资料不该收集。如果不具备牢固的专业知识，就会发生错归，漏归的情况发生。只有努力学习，提高自身素质，具有较强的专业基础知识，才能管理好工程档案。

七、与时俱进，做好工程档案的收集管理工作

随着时代的进步，计算机在工作中占有举足轻重的作用，就对档案管理人员提出了新的要求，每次收集到的复、报告、通知、函告、图纸都要进行扫描处理，按要求编制，永久保存在计算机里。由于电子媒介在工作中的广泛使用，在收集材料的同时，还要收集电子材料。对收集到电子材料收集整理以后，保存在移动媒介里，并对这些移动媒介进行编号和保存。

八、依法收集、管理档案

档案人员只有加强档案的法律、法规、电子档案专业知识、建筑档案专业知识，现代信息化技术的学习，熟练使用word、excel pdf等办公软件，才能依法科学规范的收集整 理好工程档案、做好工程档案的管理工作。

参考文献：

[1]田雷.重大活动档案工作策略研究[J].北京档案，2017（4）：33-35。

[2]安淼.刘娜，基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径[J].北京档案，2017（5）：31-34。endprint