试论如何实现人事档案科学管理

董昌均

摘要：本文主要研究人事档案管理科学化问题。

关键词：人事档案；科学管理；弊端与对策

人事档案具有重要意义，可是，从目前情况看，我国人事档案管理存在诸多不足之处，因此相关人员应再接再厉，加大对人事档案管理解决对策的探究力度。

一、当代人事档案管理的弊端

1、由于过多的人员流动，人事档案管理难免低效

随着市场经济的发展，社会竞争越来越激烈，在此背景下人们的就业观念逐渐发生变化，人员流动频率也更快速，而这就给人事档案管理造成诸多问题。其实，人员流动并非完全按照人们的意愿进行，而是在现实面前做出的可行性选择。因此，就人事档案管理来说，会出现擅自扣档、擅自带档、重新建档、档案丢失以及无头档案等现象。其中擅自扣档是指就业人员在跳槽或者发生其他人员流动时，用人单位為了留住人才，减少自身损失，用档案来卡人才的现象。其实，用擅自扣档来挽留人才，不仅违背了现代经济社会中资源配置的市场原则，还会在一定程度上限制人力资源流动的自由性和灵活性，甚至会影响人力资源市场的活力，致使人力资源市场低效化。而无头档案的出现，主要是因为人员在个人、单位的转递环节出现某些问题。比如，在档案转递中，接收单位书写不明确或者书写错误，而且无人过问，那么极易造成人档脱节，形成无头档案。

2、存在多头管理，人事档案管理职责混乱

其实，人事档案多头管理是一个普遍现象，而且无论是出于体制原因，还是历史原因，现今许多部门都会涉入人事档案管理，比如科研处、劳动部门、学生工作处等。虽然从表面上看，多头管理下的人事档案管理质量更高，但事实并非如此。一方面，在多头管理下，各部门的职责划分不明确，各部门为了减轻自身工作负担，减少责任风险，会相互推脱工作，使得人事档案流转低效化，还容易出现谁都不管的现象。另一方面，有的部门缺乏人事档案管理条件，却依旧进行人事档案管理工作，而这就容易致使人事档案丢失、损坏。

3、管理手段落后，档案管理应实现信息化

从目前情况看，我国部分企业和单位缺乏基本的管理设施，管理手段也相对单一，其人事档案管理依旧停留于手工运作，这不仅容易造成档案缺失、破损，影响人事档案信息的全面性、真实性、机密性，还会阻碍到企业和单位的发展前景。其实，我国部分企业已经开始实行信息化管理，但有些企业只是借助计算机实现人事档案的输入、输出以及检索，没有从根本上解决管理低效，质量较差等问题。另外，企业建立信息化管理需要计算机操作技术强的优秀人才和专业化设施加以辅助，但这两种资源比较匮乏。

二、实现人事档案科学管理的解决对策探究

1、严格执行转递制度

其实，建立转递制度是为了防止在人事档案管理部门应该转入或者转出相应人员的档案资料时，出于自身利益考虑，不配合相关部门转入或者转出，避免出现人档脱节的现象。而从实际情况出发，人档脱节的现象普遍存在，因此严格执行转递制度势在必行。严格执行转递制度需要相关人员在转递过程中确保转递的安全性、及时性以及准确性。具体而言，有关人员不仅要熟悉转递的流程、原则，增强人事档案管理意识，工作时严格遵守相关规定，互相监督，还应具备较高的职业素养，较强的工作能力、交际能力等，以此确保与相关单位的沟通、交流效果。另外，相关人员在转出或者接收时，必须确保档案的完整性、档案信息的全面性，而且材料还要密封。除此之外，如果文件内容比较机密，那么必须派遣专人或者通过机要渠道送取，并按要求签字注册。值得注意的是，明令禁止自带个人人事档案以及公开传递的邮件信息。

2、优化完善管理体制

为了解决人事档案管理分散化，多头化带来的弊端，相关人员应遵循节约人力、物力、财力、增强管理质量、实现资源配置最优化等原则，创新、完善人事档案管理体制。这也就是说，相关人员应根据人事档案管理工作量以及难易程度，将其合理地分配给有关部门，实行统一、集中、全面的管理。例如，省级机构及其以上的人事档案管理工作应相对集中、统一地交给某些部门管理，而不应由多个部门分散管理。而县级机构的人事档案管理工作应直接由县档案馆接手，而不应让其他部门参与管理。另外，还应适度调整分级管理程度，并根据实际情况判断分级或者不分级。例如，企业人事档案管理不应采取分级管理模式。这是因为企业人员变动频率较快，干部级人员流动性较强，稳定性较弱，所以没有实行分级管理的必要性。而党政机构不同于企业，应实行分级管理制度。这是因为党政机构人事档案管理较以往更灵活，更不稳定，工作人员变动性也更强，而且随着档案透明化，干部转岗分流等人事政策的施行等，分级管理更能确保人事档案管理的质量以及效率。

3、努力实现信息化管理

为了实现人事档案管理信息化，相关人员应建设现代化基础设施，完善人事档案信息数据库，并重视密保工作。其中，基础设施建设是前提，其核心在于信息网络，而建设必须配置有成套的计算机设备，以此为相关工作提供高效的处理工具二完善人事档案信息数据库时还应及时收集并更新相关数据，而且如果条件允许，相关人员还应创建动态的信息收集网络系统，以此确保信息的时效性、全面性，确保信息数据库的科学性。而人事档案管理工作的保密工作是重中之重，也正如此，在招聘相关工作人员时一定要注意考察他们的职业道德、计算机技能等，并借助培训增强他们的安全、保密意识。

综上，通过分析可知，探究人事档案管理的弊端以及解决对策具有重大意义。一方面，只有在知晓人事档案管理存在的不足之处后，才能对症下药，才能从根本上提高管理质量和管理效率。另一方面，解决人事档案管理存在的问题，有助于企业实现人才资源利用最优化，有利于企业的发展、前进，而且建立符合市场经济发展需求的人事档案管理制度、管理模式，有助于人事档案充分发挥自身作用，更好地为社会服务。然而，彻底解决人事档案管理问题并非易事，这不仅需要众多能力强，经验丰富、素质高的人才合作配合，还需要相关部门给予财力和物力支持，更需要社会给予相应的帮助。endprint