现代企业如何加强办公室档案管理工作

罗旭耀

摘要：办公室档案的管理关系到了企业未来的发展，对企业的发展起到了重要的作用。现阶段档案管理一般为两种方式，一种是电子存档保管，另一种是原始的纸质存档管理。办公室档案管理的工作是一项机密性的任务，因此需要有专门的人员去管理，并且需要企业的人员充分的重视起来，要对办公室档案管理中遇到的问题进行及时解决，为这些档案的保存提供相应的人力、物力、财力。同时，办公室档案的载体是信息，我们所保护的也是这些信息，这些信息能够为企业未来的发展方向提供借鉴。从目前的情况来看，我国对办公室档案的管理还存在着很多的问题，在管理方面缺乏创新性。只有根据实际情况建立起与之相适应的管理模式才能够更好的推动档案管理工作质量和效率的提升，也能够促进我国档案事业的可持续发展。

关键词：新常态；档案管理；措施

引言

档案管理的要求就是将大量的档案进行重新梳理，将无序的的档案进行分类，使得这些档案具有参考价值，能够为企业的发展提供借鉴作用。在现代企业管理当中越来越重视企业的作用，企业之所以建立其完善的办公室档案管理模式就是为了自己生产和经营的准确性。在实际情况中，这些办公室档案能够准确的反应出企业每季度或者每年的投入与收入，为企业来年的生产和销售提供借鉴。很多的企业已经在这方面受益匪浅。

1、办公室档案管理的重要作用

办公室的档案所記录的是各个员工在工作或者活动中遇到的问题以及相应的解决方法，档案的管理能够充分的了解到公司的经营状况和人员的工作状态，其作为单位办公室的一项工作任务而存在。但是办公室档案的管理有着更加深远的意义。办公室档案够维护员工的权益，为企业的生产提供借鉴。而对于单位的职能部门去说的话，有效的办公室档案有助于员工日常的任务分配，使得每个员工都能够各尽其能。同时也能够为办公室工作制度的制定提供参考，更好的提供员工的工作质量和效率。而有些公司选择将其的办公室档案公开，这样的方式能够增强社会对于该企业的美誉度。更好促进企业的发展。

2、新常态下加强档案工作的几点建议

中央、省市所发放的文件就对目前社会形势下的办公室档案管理工作提出了新的建议。这个文件的出台就为经济发展新常态下的档案管理工作提供了可靠的方向。因此，各个企业应当以此为依据更好的进行办公室档案的保护，不断创新档案的管理模式，使得办公室档案发挥出其应有的作用。更好的促进企业的可持续发展。

2.1 建立完善档案工作体制机制

办公室档案管理需要的不断的投入。主要包括了充实的人力、物力、财力后盾。还包括了领导对于档案工作的支持，将档案工作放在尤为重要的位置。并将档案发展纳入企业长期发展的重要影响因素之中，将办公室档案的管理作为一项单独的工作去进行，并配有专业的管理人员和相应的设施。构建起完善的办公室档案管理网，形成系统化、专业化的管理模式。同时建立其与此相关的监督部门，确保办公室档案的准确性和完整性。专业化的人才建设能够确保这项工作的顺利进行，合理配备档案工作人员，为企业的发展提供坚实的基础性保障。完全相应的激励机制，调动员工的工作积极性。对在档案积极性充分调动档案工作者的积极性，对在档案工作中有杰出表现的人给予奖励，更好的促进这项工作的顺利运行。

2.2按文档的特性存放并加强档案的保护性。

我们在日常档案管理中应根据所要归档文件的不同进行归类，将所有需存档文件可用扫描仪扫描后存入电子文档，对重要的文件可用另一电脑专门存储重要文件的电脑另存一份，存储完毕后将纸质文件进行归档管理，最后将文件存档日期、名称、报送的部室等内容按要求建立电子目录，并在电子目录中注入纸质文档柜保存编码，同时按年限月份再在纸质文档柜中保存一份目录，如此长期以往无论纸质文档或电子文档在长期保存过程中出现意外，但文档都不会被破坏或遗失，而且紧急情况下很容易就能找到所需的档案。在关键时刻这些重要的资料可转变企业命运并促进企业发展，所以档案管理人员必须建立档案保管双重性的理念。

2.3 有效投入，做好档案管理信息化的建设

一是要不断的加大对于档案管理的资金投入力度。使得办公室的档案管理更加的详细化，这就需要相应的软件和硬件设施要与时俱进，这些软件的不断更新都需要较大的花费。同时也需要整个企业领导者的支持，能够批准资金的投入，进而更好的推进档案管理的信息化脚步。二是要不断的加快档案管理信息体系建设。能够及时的将档案录取计算机系统之中，使得档案管理的数据更加的准确，也能够使得档案更好的契合市场动向。将企业和市场联合起来。三是要大力的拓展档案储存的空间。

2.4 档案保护规范化、标准化

传统的档案管理所指的是将所有的档案集中起来进行保存，所需要的只是一个库房和几名登记人员。伴随着社会的发展，越来越多的新型技术出现，新型档案保存载体也有了很多方式。在今后，学术界也会将研究的重点放在对于新型档案载体的研究上。

2.5 提高档案管理业务人员的专业化水平

办公室档案的管理人员也应该根据社会的发展进行自身业务水平的改善。这就要求企业能够为人员提供相应的员工培训，不断的提升员工的知识水平。与此同时也能过通过管理人员的实际工作经验提高他们的专业水平。员工专业技能的提升有利于其工作质量和效率的提升。

2.6 构建全方位多层次的档案利用体系

办公室档案工作开始与互联网相融合，形成了新的“互联网+”模式，将办公室的档案管理更趋于信息化、数字化。从而使得档案的管理更加高效率。经过相关研究：要想实现档案资源的充分利用就必须要做到以下几点：“统一标准”，办公室的档案管理需要更加严格的标准，只有这样才能够使得档案的管理实现其效用。

结语：

总之，办公室的档案管理工作是一项需要长期坚持的工作，其对于企业的未来发展有着很好的引导作用，能够促进企业更好、更快的发展。因此，不断的提升办公室档案管理的标准化显得尤为重要。为此，我们要采取与之相适应的措施，在实际应用中不断的创新和探索，更好地促进经济新常态下的办公室档案管理的建设和发展。

参考文献：

[1]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2010（4）.

[2]程立巍.从我厂实践谈企业现代化管理[J].机电兵船档案，2012（5）：27-28.endprint