事业单位档案管理中现代化方式的利用

文/王瑞军，孝义市城市管理综合执法大队

事业单位档案管理中现代化方式的利用

文/王瑞军，孝义市城市管理综合执法大队

作为单位管理的重要内容，档案管理近些年来也逐渐受到关注，目前计算机网络技术已经在我国有较高普及，人类社会已经进入了信息化阶段，档案管理工作是事业单位运行及发展过程中的一项重要内容，档案管理效率直接关系着事业单位总体运行效率，而现代化方式的有效利用，促进档案管理自动化水平的提升，具有良好的应用效果。简要分析事业单位档案管理利用现代化方式的重要意义，探讨了现代化方式在事业单位档案管理中的利用，并提出了提高事业单位管理现代化的措施，以促进事业单位档案管理工作的现代化发展。

事业单位；档案管理；现代化方式

随着我国社会经济以及科学技术的不断发展，使得信息化的理念不断的融入到各行各业中，而相关的事业单位进行档案管理时也将现代化的途径应用到其中，通过现代化的运行方式来完成档案的采集、归档以及管理是现阶段事业单位实现良好发展的基础，也是相关事业单位在发展档案管理过程中的必然要求。特别是在现阶段计算机网络普及率如此高的今天，更要利用电脑的途径来实现文件的传输和归档等，通过信息化的手段进行事业单位的档案管理不仅为档案的管理人员提供了契机，也给档案管理工作带了一定的难度。

1 事业单位档案管理利用现代化方式的重要意义

在事业单位档案管理过程中，传统的档案管理方式对档案管理人员的需求量较大，并且整体档案管理工作任务量较大，事业单位档案种类繁多，内容复杂，此种模式下事业单位档案管理效率较低，不利于事业单位档案管理工作的顺利有序开展。并且传统人工档案管理模式下，事业单位档案的建立、查询以及检索程序繁琐，难以取得理想的档案管理质量和效果。

传统档案管理模式所针对的是纸质档案，在档案保管的过程中，纸质档案往往需要较大的保管空间，在档案信息的查询和调取上费时费力，存在诸多不便。因此事业单位传统档案管理模式比较繁琐，档案管理周期较长，并且档案管理效率有限。利用现代化方式开展档案管理工作，在提高工作效率的同时，也减小了档案管理工作人员的工作负担，有利于工作质量的提升。现代化管理让事业单位的档案管理工作实现了无纸化，有利于档案的管理与查底，也有利于档案资料的便捷使用。因此，于事业单位档案管理工作中应用现代化方式，有利于促进单位管理工作的升级。

2 现代化方法在事业单位档案管理中的利用

2.1 库房管理时信息化理念的融入

2.1.1 建设档案管理网络系统

现阶段是一个信息化极强的时代，信息化的途径已经充分的融入到各个行业当中，这一现代化的运行方式也对传统的档案管理形成了冲击，所以，在档案管理过程中要不断地突破传统，将现代化的方式融入到管理内容中。而事业单位要想自身的发展满足时代发展的需求，就要通过建设局域网和档案管理网络来实现资源的共享，这样就可以使得档案资料通过现代化的方式实现资源共享，从而为科室间对档案信息的需要和档案管理科室所提供的档案信息架起一个坚实的桥梁，在这一过程中可以使得科室间对于档案的需求最大程度的得到满足，并且也使得档案管理的工作效率大大的提升。

2.1.2 通过媒体科技，将纸质文件转化成电子文档

首先，在进行数据库的建设时，就要做好提前的计划，比如把握好数据库结构建设的规范化以及科学化，其次就是要通过多媒体的优势，利用图像、活动影像、静态图片、声音或是文字等来对档案的管理形成统一性和集成化，而后还可以利用光盘存储具有的对原文件检索性能、读写速率快以及容量大等特点和优势，将传统的纸质文件转化为应用电子文档来实现档案的整合、记录或是归档等步骤，通过这样的方式可以使得档案管理的效率大大的提升，并且也可直接的对数据进行下载、检索以及查询。这些都是事业单位进行档案管理中的优势和便利。

2.2 促进档案管理的市场化

事业单位档案管理和社会的发展密切相关，同时事业单位档案管理不仅仅是促进事业单位本身的发展，而且是能够促进社会发展的一种不可再生的信息资源。在事业单位档案管理的现代化发展中，我们需要促进档案管理市场化运作，这样不仅仅能够保证档案管理的价值得到有效的开发和利用，而且还能够培养大众和事业单位的工作人员对档案管理的重视。

2.3 档案管理辅助业务中的利用

档案管理工作内容具有复杂性和多样性，尤其是还包含档案的收集与整理、鉴定与保管、利用与统计分析等辅助性工作，在档案管理过程中往往会产生大量的档案信息，有待进一步处理。而现代化方式的有效利用，能够对档案管理过程中的相关信息进行科学化处理，提高档案辅助性工作的质量和效率，减轻档案管理人员的工作任务量，有针对性的对事业单位档案的借阅与归还进行科学化统计，便于事业单位档案存储和利用。

2.4 利用电子存储技术，促进事业单位档案向无纸化发展。

现代化管理的标志就是无纸化操作，档案管理也是如此，事业单位应该积极建立完善的档案数据库，针对影像、文字以及图片资料进行统一管理，强化信息读取速度，强化管理力度，落实管理责任制，确保档案现代化能够真正被落实下去。

2.5 建立并完善事业单位档案管理的网络体系

目前我们所处的时代是现代化的信息时代，在这个时代中，事业单位档案管理应该抓住这次发展的机遇，加强档案管理的网络体系的建设，促进事业单位档案管理逐渐的由传统的纸质记录转变成现代化信息技术保存。这样不仅仅能够保证事业单位档案管理跟上时代发展的脚步，促进档案管理工作的高效进行，提高档案资源的共享率，以及档案资源管理的利用效率，而且还能有效的对信息资源进行管理，防止资源在管理额过程中出现丢失的现象。

3 提高事业单位管理现代化的措施

3.1 转变传统的档案管理观念

目前，我国又很多的事业单位对于档案管理现代化的模式存在着不重视的情况，同时，在进行档案管理时所采取的措施及运用的管理观念十分传统与落后。对此，随着科学信息时代的发展，相关的事业单位在对档案进行管理的过程中需要改变传统的管理观念，与时代的发展相结合，通过不断的优化与创新来有效的应用现代化的管理理念与手段。同时需要针对实际的情况相关的软件对事业单位的档案进行有效的整理与分类，由此来实现档案管理的自动化，进而在档案管理的过程中能够有效的提升工作的效率，加强档案管理的水平。

3.2 加强档案管理的标准化

在档案管理中应用现代化的管理模式，需要有一个十分明确的标准，由此就在档案管理的过程中实行标准化的管理。现代化的管理需要相关科学技术以及现代化管理理念的支撑，对此在现代化的档案管理的过程中需要制定出一套相对完整、规范的标准体系，同时将标准化的管理理念融入到现代化的管理工作中。此外，对于某些在实际管理过程中没有按照相关标准进行档案管理现代化的单位，需要对其依据相关的标准与制度进行严格、严肃的处罚，由此来有效的避免发生类似的事故，加强事业单位档案管理的现代化发展。

3.3 完善相关工作的环境

事业单位在进行档案管理现代化的管理过程中，需要依据自身的实际情况来建设内部的档案管理系统，从而就能够方便相关的部门借助这个系统平台更加方便的传输资料，实现资源的共享。之后，在通过档案管理人员进行统一、有效的整理、归类以及保存等工作。这种档案管理工作的模式能够有效的确保档案管理的及时性、真实性以及准确性，有效的提升事业单位进行档案管理现代化的质量。

4 结语

对于事业单位而言，进行档案管理工作对于其发展有着十分重要的意义。对此，开展档案管理信息化能够依据自身的实际情况，有效的减轻相关管理工作人员的工作压力与负担，有效的提升整个档案管理工作的工作效率，增加管理工作的效果与质量。

[1]李晗.事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技展望，2017，02：238.

[2]刘丽丽.事业单位档案管理中现代化方式的利用研究[J]. 办公室业务，2016，10：177.

[3]郑海燕.探析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J]. 黑龙江科技信息，2016，23：175.