小学学籍档案管理的重要性与信息化管理策略

周海珍

摘 要：学籍档案记录了学生在校期间的学习情况、奖惩情况、思想品行考核情况以及社会实践活动情况等，是学生整个在校学习生涯的真实体现。随着学生各类信息资料数量和范围的增加，对学生的学籍档案管理工作提出了更高要求，传统学籍档案管理理念和方式显然已不能满足要求，实现学籍档案管理的信息化势在必行。基于此，本文首先分析小学学籍档案的主要内容及作用，然后探讨当前小学学籍档案管理存在的问题，最后着重论述小学学籍档案管理实现信息化的有效途径。

关键词：学籍档案；信息化管理；问题与策略

随着新课程改革的深入发展，学校迎来了发展的黄金时期，学校规模逐渐拓展，招生人数也逐渐增多。与此同时，学生档案信息数量也越来越多，这对学籍档案管理工作而言是一项巨大的机遇和挑战。若学籍档案管理工作不到位，就会直接影响学生的转学、升学等。故学校必须充分认识到学籍档案管理的重要性，从多方强化学学籍档案管理工作，为学校和学生的发展奠定坚实基础。可见，研究小学学籍档案管理及其信息化管理策略极具现实意义。

1 小学学籍档案的主要内容

小学阶段是学生正式步入人生学习的开端，学籍档案的建立也是后续学习、生活和工作的重要基础，因此，在学生入校后学校就应积极落实相关信息资料的调查、收集和归档工作。具体而言，学校应做好新生入学注册登记手续、学籍卡片、学籍变更情况、学生在校期间的学习情况、社会实践活动情况、奖惩情况、思想品行考核情况等[1]。每归档一项资料、一条信息，都应建立在多方调查和考证的基础上，确保归档学籍档案资料的真实性和完整性。此外，对于学生的家庭情况、社会关系等也应纳入归档范围，以便后续查阅利用。

2 学校学籍档案的重要性

社会经济的快速发展使得流动人口数量增加，这为学籍管理工作的开展增加了难度，建构全国范围的学生基础数据库，详细记录全国范围每位学生的学籍信息，可为学生义务教育经费保障、资助、事业统计与日常管理、正确决策提供直观的、准确的数据参考[2]。教育部办公厅已在2014年正式启用全国中小学学籍信息管理系统，为所有在校学生均制定了电子学籍，做到了学籍的全国联网，使用学生身份证号码建立学籍，一人一籍，籍随人走，还涉及到学籍正常变动（如升学、升级）与非正常变动（休学、死亡，转学、复学、辍学等）行为处置的方法及流程。电子学籍系统的建设与应用，为教育部门各项工作（如学生资助、经费管理、招生入学、学生转学等）的开展提供了便利性，有效避免已取得学籍的学生在其它年纪重报学籍，达到了不漏报、重报、虚报学籍的效果，提高了工作准确性，增强了工作效率，意义重大。以学生转学为例，可由转学学生本人或法定监护人持相关证件材料向流入地就读学校提交转学申请，详细转学手续则从流入地教育行政部门至流出地教育行政部门提交办理，使整个转学办理流程更简单，缩短了转学时间，还避免了学生为转学手续的办理而在两地反复奔波，为流动人口随迁子女就学带来了便利。

3 小学学籍档案管理存在的问题

就當前小学学籍档案管理工作的现状来看，仍然存在以下几个问题：一是未能充分重视学籍档案管理工作。具体而言，一些学校对学籍档案认识不深、不全面，未能认识到学籍档案的价值，在实际工作不重视学籍档案管理工作，造成信息归档不全、真实性有待考证等问题。加之在制度方面缺乏有力支撑，使得学籍档案管理工作缺乏规范性，管理质量和效率都比较低下。二是缺乏创新意识和理念。在信息网络时代，学籍档案管理的信息化建设是应重点解决的问题，但很多学校受资金、环境条件、人员等因素的限制，使得学籍档案管理信息化建设始终停滞不前，即便条件充足的学校，也因领导者缺乏信息化意识和创新理念，而无法有效开展学籍档案管理的信息化建设工作。三是缺乏优秀管理人才。人才是开展学籍管理工作以及实现学籍管理信息化建设的重要基础，但现目前很多学校的学籍档案管理都是由兼职或是文化水平不高的人员担任，这种综合能力和素质都不高的队伍很难满足新时期对学籍档案管理工作的要求。

4 强化小学学籍档案管理的主要途径

1.提高对学籍档案管理的重视度。学生学籍档案是一个教育单位必不可少的组成部分，必须实现统一管理，切忌任何个人或是部门据为己有。学校领导必须提高学籍档案管理的重视度，坚持以《档案法》为基础，将学籍档案纳入日常重要工作范畴，同时积极创建档案管理组织队伍，由学校校长担任组长，班主任和任课教师及其他工作人员也应积极参与，共同为学籍档案管理工作中出现的各种问题出谋划策，营造良好、积极的学籍档案管理工作氛围，实现学籍档案管理工作与学校其他各项工作的同步发展。

2.完善学籍档案管理制度。为使学籍档案管理工作更加规范，学校应结合实际情况积极制定完善的学籍档案管理制度。具体而言，可从三方面着手：一是实现档案形成全程的制度化管理，每个环节都要有相应的制度做基础，确保档案归类科学、编目清楚；二是落实学籍档案移交与接收工作，相关手续和程序必须按照制度进行，该签字的必须签字，该监督的必须监督；三是编制系统检索工具，为信息化建设提供制度保障，使档案检索体系不断得到改进和完善[3]。

3.创新学籍档案管理理念。一是明确学籍档案服务的主要方向，各小学要清楚认识到学籍档案管理工作是为学校服务的，只有明确服务方向才能实现与其他工作的协调发展；二是积极树立信息化的发展理念，要知道在信息网络时代学籍档案管理的信息化建设是必然趋势，学校应积极引入信息化知识、技术和设备，为学籍档案管理的信息化建设奠定基础，同时积极拓展学籍档案利用渠道，促使档案资源合理流动。

4、提高学籍档案管理安全性。管理者可应用计算机高端技术来消除电子学籍档案管理中可能出现的风险，如对学生信息系统作加密处理，并应用公开加密与严格加密的双加密模式，其中公开加密主要用作学籍文件发送，而严格加密则主要用作学籍内容接收，如此即可保障电子学籍档案内容更安全，维护学生权益。另外，技术人员还应对学生电子学籍档案系统增设身份验证，实现对学生电子学籍档案访问权限的控制，也属于风险规避的可行举措。

5.强化学籍档案管理人员培训工作。学校领导应努力创造条件给学籍档案管理人员提供培训或是进修的机会，让他们巩固自身知识的同时也能学习到更多实用的管理技能，不断提高他们的工作能力和职业素养[4]；鼓励档案管理人员积极学习计算机知识和技能，尤其应强化对数据录入、数据库管理、网上信息筛选以及网络管理等方面的学习，让管理人员能熟练掌握计算机技能。

5 结语

综上所述，小学学籍档案是学生在校期间一切活动的真实、完整记录，对学生后续的学习乃至是工作、生活都有重要影响，因此，学校应充分重视学籍档案的管理工作。加之，信息网络技术的迅猛发展，为各行各业的发展提供了新的挑战和机遇，学校学籍档案管理工作开展信息化建设也是势在必行的。因此，各小学校应紧密结合实际情况，深刻认识学籍档案管理工作的重要意义，并正视自身存在的问题，积极落实学籍档案管理工作的信息化建设，实现学籍档案管理工作质量和效率的有效提升。

参考文献

[1]于斯音，于苏普.巧用Excel做好中小学生学籍管理系统关键技术初探[J].中学教学参考，2015（33）：94-95.

[2]刘颖艳，张国瑞.学籍档案管理改革方向分析[J].现代交际，2016（07）：233.

[3]许怀玉.成都市小学生学习信息化管理的问题及对策研究[D].四川师范大学，2015.

[4]唐风华.学籍档案管理存在的问题及解决建议[J].陕西档案，2014（05）：46-47.endprint