事业单位的档案的信息化管理探讨

莫巍

【摘要】随着科技的进步，计算机技术得到了大范围的应用。事业单位的人事档案已经不单单是原来的普通保管，而是趋向于信息化管理。档案工作在事业单位中起着重要作用。传统的人事档案管理方法已经不能满足事业单位的需求，信息化的管理才是大势所趋。人事单位的人事档案的信息化管理可以为管理人员提供更多的便利。本文将对传统事业单位人事档案管理中存在的缺陷进行分析，重点论述人事档案的信息化管理的特点及优势，推进事业单位人事档案的信息化管理的进一步发展。

【关键词】事业单位；人事档案；信息化管理

[Abstract] with the advancement of science and technology， computer technology has been widely used. The personnel file of the institution is not only the original general custody， but tends to the information management. Archive work plays an important role in public institutions. The traditional personnel file management method can not meet the needs of the institution， and the management of informatization is the trend. The information management of personnel files of personnel units can provide more convenience for managers. This article to the defects existing in the traditional business unit personnel file management is analyzed， mainly discusses characteristics and advantages of personnel files of information management， the personnel files of information management of public institutions of further development.

[Key words] institution； Personnel files； Information management

随着事业单位的发展，事业单位人事档案的信息也逐渐地增多。对人事档案信息化管理的了解可以使我们更好地掌握事业单位的基本情况。同时人事档案记录了一个人的基本信息、个人经历、思想素质等多方面内容，也是事业单位任命、提拔时的一个重要参考。为了更好地适应这种发展趋势，避免传统人事档案管理的缺陷，事业单位推行人事档案的信息化管理是很有必要的。

1.当前事业单位的人事档案管理中存在的问题

1.1人事档案的材料不够齐全

人事档案的材料不够齐全是现在许多事业单位的人事档案管理中存在的问题之一。人事档案材料不齐全的原因是多方面的，一方面是由于员工自己没有将一些响应的材料交上来导致的，另一方面是由于材料的丢失或者管理过程中出现的问题使得事业单位工作人员的人事档案不够齐全。人事档案中员工的学习和工作材料以及党团员材料是最基础的，也是必不可少的。此外事业单位的人事檔案还应该包括员工个人的派遣或者招工手续、转正定级手续、行政工资介绍信、职称材料对于一些之前在国家机关或者事业单位工作的人员还要办理联系工龄审定表，其中比较容易漏掉的还有奖惩材料和其他的一些特殊材料。[1]现在许多事业单位的人事档案只有工作人员提供的一些基础的材料，对于一些材料的补充不及时，都会导致事业单位人事档案的不完善。

1.2人事档案的内容的真实性偏低

人事档案的内容的真实性偏低也是事业单位人事档案管理过程中常见的问题之一。导致人事档案的内容真实性偏低主要是由于人事档案中的一些信息的真实性无从考察，例如一些出生年月可能与实际的年龄并不符合，还有入团、入党时间的真实性也不高。人事档案中还会记录员工的上一份工作，对于工作的薪资和工作时间以及相关内容都存在一定的偏差，不能完全地反映员工的真实情况。有的人对于一些需要存档的东西不了解，或者一些东西一直没有及时地进行存档，导致人事档案中的一些内容缺乏，导致人事档案的真实性不高。

1.3档案管理工作者的综合素质参差不齐

档案管理工作者的综合素质参差不齐也是影响档案管理的重要因素。事业单位的人事档案由专人进行管理。如果档案管理者的基本素质不过关的话就会导致人事档案的管理过程中出现一系列的问题[1]。随着时代的进步，对档案管理者的要求也越来越高。档案管理者已经不仅仅是只进行档案的保存工作，所以对一些计算机知识、目录知识和历史知识等都需要有一个大致的了解。一些档案管理者的观念太过于陈旧，不懂得创新，也不利于档案管理工作的向前发展。

2.事业单位的人事档案信息化管理的措施

2.1完善事业单位的人事档案材料

人事档案材料有助于深入了解和管理每一位员工。由于许多事业单位人事档案材料都不够齐全，需要员工进行补充。这就需要员工尤其是人事档案管理者熟知人事档案的所有材料，对于一些缺少的资料管理者要及时地通知员工进行补交，员工对于一些材料要妥善保管，及时上交，在补交之后档案管理者确保档案密封好之后进行保管。人事档案的管理工作的要求比较高，它是一项保密性极强的工作，在进行完善档案材料的同时，管理者还要注意避免员工个人材料的外泄，管理者必须拥有足够的耐心，仔细核查每个员工的档案，对已核查过的档案要进行科学管理[2]。endprint

2.2强化对人事档案信息化管理重要性的认识

强化员工对人事档案信息化管理重要性的认识，才有利于进行事业单位人事档案的管理。人事档案管理工作的信息化体现在多方面，给档案的管理工作提供了极大的便利。人事档案的信息化管理可以提高管理的质量和效率，人事档案信息化管理主要表现在三个方面，分别是人事档案资源信息化、人事档案保护信息化和人事档案管理技术信息化。人事档案资源信息化是指利用网络实现人事档案资源合理分配的目的，这种人事档案资源信息化也可以更加准确地获取某一员工的信息，减少了信息的不真实性。以计算机为基础的人事档案信息化管理需要注意的是保护员工信息的安全性和完整性，一些安全性的保护措施是最基础的。人事档案管理技术的信息化是充分地利用了计算机本身的特点来进行档案管理，计算机占用空间小、运行速度快、档案更加清晰明了，这些特点都更有利于进行档案的管理工作。

2.3提高人事档案管理工作者的综合素质

人是从事管理工作的主体。人本身具有创造性和能动性。从事事业单位档案的管理工作亦是如此。一般来说，档案都有专门的人员进行管理，对档案管理者的素质也有一定的要求。档案工作所具有的一些特性，例如基础性和服务性，就要求档案的管理人员应该对自己的工作有一个正确的认识，对管理人员的价值观和思想素质也有一定的要求。管理人员必须积极向上，熟悉掌握档案管理的技巧和方法，要知道档案管理过程中的一些常见问题及处理措施。此外，管理人员必须具有实事求是、吃苦耐劳的精神。一定要保证档案的真实性和完整性。[2]不能以任何理由泄露员工的档案，避免造成不良的后果。檔案管理人员不应该局限于单纯的档案保管，还应该了解计算机、目录学等相关学科，拥有创新思维，这样才能推动档案管理工作更好地发展。档案管理工作者的个人修养必须够高，能够灵活地应对一些突发事件。在平时的管理工作中，档案管理者要做到“六防”，分别是防火、防盗、防火、防尘、防污染、防有害物质，不断增加自我的专业素养，尽快实现人事档案管理的信息化。

结语：档案作为最基础的材料，在人事单位的选人和提拔等方面却发挥着重要的作用。当前对事业单位的人事档案管理中还存在着一系列的问题，事业单位人事档案信息化管理可以改善由于自身的信息量过大、很多工作都需要人力、设备老化、技术与当下的发展不相适应的原因产生的缺陷，及时地进行备份和维护档案的安全性，有利于档案管理工作的进一步提升。

参考文献：

[1]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山东科技，2000（5）.

[2]国家人事部人事信息中心.通理系统实用教程[M]，1999.endprint