谈谈档案利用过程中的保密工作

丛国华

摘 要：档案是较为重要的一种社会信息性质的资源，并具有较好的利用价值。但是在利用档案的过程中，往往和其保密工作具有一定的矛盾。相关人员应提高重视，并处理好利用与保密的关系，从而在保障档案信息保密性的基础上，进行档案的利用。

关键词：保密工作；监督管理；队伍建设

1 正确处理档案保密与利用的关系

从事档案管理的相关工作人员，其工作的主要职责之一便是保守与档案信息相关的挤机密，并通过合理有效的方法做好档案相关的保密工作。档案信息一个最为主要的使用功能便是利用，并且符合时代发展的客观需求，对服务社会的需求可有效满足。但是在对档案信息进行有效利用的过程中，除了具有有力的方面，还具有一定的弊端。因此应做好档案的日常管理工作，保障管理工作的合理性和可行性，并保障管理的质量与效果。通过对档案的日常管理保障档案的安全，避免出现档案信息的泄露等现象，从而避免对党与国家的安全、利益等产生不利的影响。这就要求档案管理的工作人员提高自身的管理意识的同时，还应不断提高自身的保密意识，从而制定相应的保密措施，并有效落实这些措施避免流于形式。还应对档案利用的途径进行探索和创新，对既有的措施进行改革与完善。对档案进行保密工作其主要目的之一仍旧是保障利用的合理性，并且受到时间地点与范围的限制。只进行保密工作而不进行档案的利用，则保密工作缺乏相应的实际意义，档案的主要使用功能无法有效发挥，则该档案便失去了的保存价值。所以管理人员对自身工作的职能应进行完善，做好保密工作的同时使档案可以得到有效的利用。

2 加强档案利用中的监督工作

2.1 完善档案利用制度

为在利用档案的过程中，做好档案信息的保密工作，应加强对档案信息的监督管理。首先应做的便是进行利用档案信息的相关制度的完善，通过该制度对日常档案信息的利用进行相应的指导，并对相关工作人员的日常工作行为进行有效制约。从而在提高档案信息有效利用率的同时，提高档案信息的保密性。在档案信息利用的相关规章制度中应包含以下几方面，即借阅制度和复制制度等。在实际工作中应结合具体的情况，针对利用人员层次的不同，进行不同利用范围的制定，并进行审批手续的制定。在保障利用档案信息工作有序进行的同时，可以按照相关的规章制度进行，并且制定的规章制度等具有较好的针对性与实用性。切实保障利用档案信息的过程中，做好信息的保密工作，避免出现信息泄露等现象，保障档案的完整性与无损性。相关的保密制度在严谨的同时，还应具有一定的简明性，从而在执行过程中可以有效落实，便于工作人员的操作与执行。工作人员还应针对日常工作中出现的新问题，进行相应的总结和分析，从而针对新的情况制定相应的措施，对既有的制度进行及时的补充和完善。

2.2 加强档案队伍建设

在对档案进行管理的过程中，其主体便是相应的工作人员。档案管理人员个人的意识、管理水平、责任感、职业素养和综合素质等对管理工作的质量和效率具有直接的影响。并对档案信息的利用和保密工作等产生重要的影响，因此还应建设相应的档案队伍。在进行人员筛选时对其各项品质、保密意识、管理意识、责任意识等均要进行严格的考察，从而保障建设的队伍具有较高的水平。档案工作具有一定的机密性与严谨性、科学性，而管理人员是各项制度的执行者，对档案信息的安全性具有直接的责任，所以档案管理人员还应具有相应的政治素质和文化素质。管理人员应具有相应的管理知识，对先进的管理理念和方法积极借鉴，对各项先进的技术等进行学习。还应热爱档案管理工作，从而充分发挥自身的积极性与主动性。还应具有敏锐的洞察力，对档案信息的利用者进行观察和沟通，从而对其动机进行有效掌握。

2.3 强化查阅监督措施

有条件的档案馆还应当安装较为系统的摄像监视设施。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好档案利用监督，还要做到“四勤”：一要嘴勤，勤宣传档案利用的法律法规和规章制度，勤与档案利用者交谈，掌握其档案利用目的与动机。二要眼勤，勤观察动态，置每个档案利用者于視觉之中。三要脑勤，勤分析档案利用者的情况和档案利用效果。四要手勤，勤检查被利用的案卷，落实档案利用登记。要在档案利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷，发现问题及时查处，并在档案利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

3 积极做好档案开放中的保密工作

3.1 严格档案审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。要重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放。

3.2 做好档案解密工作

保密档案是有等级的，其等级划分是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案管理人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是密级不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，就不能按保密文件来管理，而应当按公开文件来管理。档案保密是有时效性的，向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，通过划密解密，向社会各界开放。

3.3 细化开放基础工作

一要提高开放档案案卷的内在质量，利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二要建立健全档号，要适应开放后档案检索与管理的要求。三要编制检索工具，包括基础性检索工具，如开放档案目录；骨干性检索工具，如开放档案卡片目录；文字叙述性检索工具，如开放档案的全宗卷等。使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四要准备好副本，对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

4 结束语

档案信息其最主要的使用功能便是利用，并具有较高的利用价值。因此应通过合理的措施充分发挥档案的利用价值，并提高其有效利用率，并且在利用过程中，充分保障档案信息的安全性，避免出现信息的泄露等问题。首先要做的便是对档案的利用与保密间的关系进行正确处理，并在日常的工作中加强对档案利用的监督和管理。如对相应的制度进行完善，从而对档案的利用进行相应的指导，并对工作人员和利用人员的行为进行有效制约。组建相应的档案队伍，确保档案管理工作人员具有较好的文化素质、政治素质等，还应具有相应的保密意识和管理意识，具有敏锐的洞察力等。切实提高档案相关工作的质量和效率，从而在对档案信息充分利用的同时，保障档案信息的安全性。

参考文献

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