关于人事档案信息化网络化管理的思考

负蕊娥　刘大福

[摘要]随着社会经济的快速发展，我国的档案事业得到了快速发展。在新的时代发展背景下，人事档案管理实现网络化和信息化已成为新趋势，具有重要的现实意义，但由于我国的档案管理事业发展晚，目前仍旧处于初级阶段。本文对人事档案信息化、网络化管理进行了深入思考。

[关键词]人事档案；信息化；网络化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.099

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0159-02

人事档案作为员工成长直接且真实的记录，能够对员工进行正确判断和评价，而进行人事档案管理，还能够更好地进行人力资源管理。在信息时代，社会经济和信息技术快速发展，用人单位对于人才需求也出现了变化，对人事档案管理的要求也在不断提升。因此，企业只有加快人事档案管理的信息化、网络化建设，才能提升人事档案管理效率和水平。

1纸质人事档案管理存在的问题

1.1在存放、管理、整理上对物力、人力要求较高

目前，纸质人事档案均以人立卷，实行一人一本或多本，并存放在专用库房中，并严格按照“六防”要求进行保管。在空间占用上，企业需要准备较大的专用空间，以一个两万职工的企业计算，需要的专用库房面积为400m²，除档案员办公区域外，还需要准备专用的阅档室和大型的整理操作间；在库房环境管理上，企业需要按照“六防”要求，配置专用的加湿、除湿、恒温设备和专用消防设备，确保档案处于一定温度、湿度环境中；在档案日常或专项整理工作上，因材料制作部门、材料类别、材料纸张大小不同，相应的材料整理、裁剪、贴边工作量较大，在一定程度上会损坏原始材料，特别是多次整理、粘贴、裁剪后。在档案管理的人员配备上，一般要求千卷一人，也只能保证日常的工作运转，如遇上临时性的档案专项工作，往往需要抽调人员，而抽调人员的培训、适应、熟练又在一定程度上影响档案专项工作的进度和质量。

1.2在信息利用上存在一定的滞后性。

档案库房位置相对固定，而查阅人来自于不同单位、不同地区，按照目前的查借阅管理制度，查阅人需亲自赶往人事档案库房或将人事档案通过机要方式寄往借阅人所在地区，少则半天多则—个星期，浪费了大量时间。而查阅人如果让其他人员代查，也将因个人差异、理解偏差、转述等因素而造成信息失真或者存在一定程度的偏差。

2人事档案管理实现信息化和网络化的重要意义

2.1提高人事档案管理工作的服务水平

由于网络信息传递不受时间和空间限制，企业如果对人事档案管理进行信息化和网络化管理，能够及时、有效地为用人单位提供人事资料。用人单位能够进行便捷的管理和查阅，有效提升了人事

2.2提高人事档案管理的工作效率

在网络时代，企业进行网络化、信息化的人事档案管理，对于提高人事档案管理的工作效率具有重要的现实意义。网络能够永久保存人事资料，避免纸质人事档案出现受潮变质、信息模糊或者丢失的问题。而纸质档案容易出现损毁的现象，同时也需要较大的储存空间，所以查阅人在查找某个档案信息时会耗费大量时间，严重影响人事档案管理工作的顺利开展。企业在实现人事档案管理的信息化和网络化后，不僅能够有效提高档案资源的利用率，还能极大提升人事档案管理的工作效率。

2.3保证人事档案的真实性

纸质人事档案在进行长期保存后，会随着时间变化和频繁查阅，出现档案资料丢失和损坏的现象，即使对其进行再次制作也会出现一些资料信息的缺损，严重影响人事档案的真实性，其利用价值和使用价值都会得到不同程度的降低。因此，企业必须对人事档案管理进行信息化和网络化建设，避免出现资料信息丢失和损坏情况，则能够保证人事档案的真实性，这也是进行人事档案管理的根本目的和要求。

3实现人事档案管理信息化和网络化的有效途径

3.1正确认识人事档案管理的信息化和网络化建设

在人事档案管理的过程中，企业要想实现人事档案管理的信息化和网络化建设，就要对其有正确的认识，了解人事档案管理的信息化和网络化建设的主要目的和现实意义。首先，企业领导要正确认识人事档案管理的信息化和网络化建设。在正确认识的基础上，领导要充分协调各部门之间的工作，并优化人事档案管理工作的内容和基本结构，确保人事档案管理工作可以顺利进行下去，并得到预期的效果。其次，领导还要动员相关部门做好人事档案管理信息化和网络化的建设工作，使全体员工对其有正确认识，并充分调动员工的积极性和主动性，使员工更多地参与到人事档案管理信息化和网络化的建设之中，尽快完成建设内容，提升人事档案管理工作的效率。最后，企业还要对人事档案管理单位内部的工作人员进行定期培训和考核，提升其服务意识和业务技能。

3.2加大人事档案管理信息化和网络化建设的投入

企业要想尽快实现人事档案管理工作的信息化和网络化，在具备良好的思想基础后，还需要加大人事档案管理信息化和网络化建设的投入，只有这样才能有效提升人事档案管理工作信息化和网络化建设的进程，从而有效提升人事档案管理的工作效率和工作水平。在这样的要求之下，人事档案管理部门应积极拓宽企业资金来源渠道，为人事档案信息化和管理化寻找资金来源，使人事档案管理部门获得充足的资金支持。

3.3建设良好的人事档案管理信息化和网络化队伍

进入信息时代以后，网络技术和信息技术得到了快速发展，信息化和网络化是提高人事档案管理效率的重要手段，但网络和信息技术对于管理来说，仅仅是辅助的技术手段，还需要具有专业素质的人才对其进行有效操作。因此，企业需要建设良好的人事档案管理信息化和网络化队伍，也就是说，企业在人事档案管理信息化和网络化进建设的过程中，最为重要的就是建设专业人才队伍。在建设专业人才队伍的过程中，企业应坚持“以人为本”的基本理念，并定期对相关人员进行培训，使其在提升专业技能的同时，提升其综合素质。此外，人事档案管理的工作人员，在日常的生活工作中要严格要求自己，不断提升自身的综合素质和职业素养，培养自身的档案管理思维创新能力，为人事档案管理信息化和网络化建设工作贡献出自身的力量。

4结语

随着信息时代的到来，我国的信息技术和科学技术发展迅速。网络在人们的日常生活中得到了广泛应用，并且促进了各个行业的发展进步和经济效益的提升，人事档案工作也开始朝着信息化与网络化的方向发展。企业的人事档案管理工作与员工的职业生涯发展有着直接联系，关乎晋升、薪水等问题，还会影响员工的工作积极性，是影响企业发展的重要因素。因此，在21世纪的今天，企业要想实现可持续发展，就必须创新人事档案管理的观念。endprint