提高办公室人员素养的途径

谢德明

摘 要：办公室是公司工作运转中的重要部门，起着承上启下，协调各方的作用，是一个公司工作运转的枢纽和调度中心，办公室工作的好坏，将直接影响公司的整体形象以及整个公司工作的开展，而办公室工作人员的整体工作素养也直接决定整个办公室的工作好坏。笔者从提高办公室人员素养的重要性入手，联系办公室人员的基本素养要求，结合本公司办公室人员素养的基本现状，对提高办公室人员的素养途径进行了探讨。

关键词：人员素养；工作人员；办公室

办公室工作纷繁复杂，涵盖管理、服务、行政等多方面，一直是公司工作中的核心。办公室人员作为办公室工作中各级领导部门公司之间沟通交流的桥梁，拥有优秀的综合素养能使办公室工作开展更为顺畅，领导部门公司交流更加便利。特别是在信息化，计算机网络快速发展的时代，一名合格的办公室工作者更要提高自身的综合素养，保持思想与时代共同进步，坚持敢于创新的精神，紧密围绕公司的工作中心，熟悉公司业务，做到与社会发展水平相适应，能及时跟随时代，改变工作思路。基于此，笔者在下文中联系实际，提出提高办公室人员的重要性以及办公室人员工作中的基本素养要求，仔细分析本公司人员工作现状，结合现状，针对性的提出提高办公室人员素质提高的途径方法。

一、提高办公室人员素养的重要性

办公室是管理以及行政工作开展的重要场所，其所承担工作量相对较大，有承上启下和协调工作的作用，要及时向上级汇报工作的开展情况，同时还得向下级传达上级的各项指示和任务，是上下级之间沟通的桥梁。另外，办公室也是公司门面，外公司人员前来办事合作时，先接触到的必然就是办公室人员，办公室人员起着与外公司人员联系合作等的重要作用。因此，办公室对内要统筹兼顾企业之中的各项工作以及人员之间的关系，对外则要将沟通联系与经济交易的各项工作做好，由此可见，办公室人员自身的专业素养和企業的内部管理培训之间的关系密不可分，而办公室在公司中又承担着重要作用，所以公司要充分系统的培训，将办公室人员整体综合素养进行有效的提高。

二、办公室人员的基本素养要求

（一）扎实的专业知识理论基础

办公室工作职责要求员工有“基本三办”，即办文、办会、办事。它的意思是办公室人员必须具备优秀的文秘、会务、公关能力。因此，办公室人员必须具备扎实的专业理论基础，对基本办公软件掌握良好，制造表格，写报表能力也应十分优秀，并且能十分熟悉国家有关法规和方针政策以及行业内的各种业务规定以及技能技巧，将它们灵活的运用到自己的工作中。

（二）优秀的个人能力

办公室起着上传下达，协调各方的作用，因此，办公室人员应具备良好的个人能力，即基本的沟通交流能力，组织协调能力，管理能力和分析解决问题能力。其中沟通交流能力尤为重要，办公室的主要任务就是与人打交道，如果不能很好地领悟领导或同事的反馈意思并与他们建立良好的沟通，是绝对不能良好的完成工作的。而组织协调能力是指能根据工作任务，灵活的运用各方面资源，并对其进行合理分配，控制和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标的能力，这也是一名办公室人员应具备的基本素养。另外，办公室人员的工作范围十分宽广，每天沉浸在繁序复杂的机关事务中，这就要求办公室人员具有较强的管理能力。办公室人员其中一个重要职责就是充当好领导的参谋和助手，为领导分析问题，为企业解决事情，这就要求一个办公室人员应具备良好的分析解决问题能力，能多角度、多方位、多办法的解决问题。

（三）良好的个人品德修养

身为一名办公室工作人员，必须具备一定的个人品德修养素质。办公室作为一个公司的窗口和门面，上级领导前来检查，群众来访以及其他公司人员前来办事合作时，先接触到的就是办公室的工作人员，这不但要求办公室全体人员具备扎实的专业理论知识和优秀的个人能力外，还应具备良好的个人品德修养。办公室人员的着装打扮，精神面貌均代表着一个单位的形象，办公室人员要不断地加强自己的职业道德修养，对前来办事的人员礼貌接待，热心服务，即使遇到难处，也应不急不躁。同时，办公室人员应做到胸怀宽广，淡泊名利。办公室作为一个与外来人员对接最多的部门，很容易受到外来诱惑，犯下不可挽回的错误。因此，一名合格的办公室人员要经得起诱惑，不能以权谋私。

三、公司办公室人员素养的基本现状

（一）专业理论知识基础掌握较差

公司办公室部分人员存在专业理论基础知识掌握较差的现状，对办公软件技能并不熟悉，国家政府有关法律法规知识掌握面也较窄，缺少办公室工作的实际经验，对本单位的业务知识也不太熟悉，缺乏学习提高的兴趣。如在领导交代一个报表任务时，会出现不知道如何下手或者做出来报告格式文件错误，或者表格不太规范的问题。

（二）个人综合能力较差

公司内部也有少部分员工存在个人综合能力较差的现状，其中与领导沟通交流能力，分析解决问题能力的缺失较为明显。如有时候领导或者部门人员之间出现工作上的误会，但是办公室工作人员没有依靠自己的协调沟通交流能力消除可能出现的误会，导致部门与部门之间，或者领导与领导之间产生隔阂，没有完成一个办公室人员应尽到的协调作用。

（三）个人形象不好，不会自我总结

办公室人员必须具备良好的个人品德素质，保持良好的精神面貌十分重要，而极少数办公室员工存在接待外来重要客人时语言不规范，穿着不太得体的现象。也有少部分员工不会从工作中总结经验教训，改正缺点，完善自己，会出现连续犯下两次相同错误的现象。

四、提高公司办公室人员素养的途径方法

（一）提高对专业理论知识的学习

身为一名办公室工作人员，必须具备胜任其工作职位的专业理论知识能力。一是加强理论学习，提升理论素养。办公室人员须时刻将理论学习放在第一位，平时可以多读一些有关政治法律时事以及本公司业务相关的书，扩展自己的知识结构体系，提高自己的知识领域。而公司可在内部加强对他们理论知识的培训，可以在办公室里摆放书架，多放一些本公司业务书或相关法律法规书籍，定期举办读书交流沙龙等活动，提高人员对阅读获取知识的兴趣。二是加强专业学习，提升专业素养。办公室人员应对基本的办公软件掌握熟练，撰写报表能力也应十分优秀，而针对有些人员出现的报表撰写能力较差的现状，可以采用师傅传授的方法，让有经验的熟练的老员工去适当教导新员工，让其专业素养得到提高，也可以采取奖惩制度，对有能力、表现好的员工奖赏，而对连续出现多次错误的员工进行适当惩罚。

（二）注重对人员个人能力的培养

个人能力在办公室这样一个承上启下，协调各方的部门里尤为重要，公司也应多加强对人员个人能力的培养，公司可以通过系统的内部培训、户外素质拓展、交流学习等方法提高员工的个人能力，也可以采取针对每一个人员的方式，根据每一个人不同的优缺点分派不同的任务，以提高他们的个人能力。如可以在周末组织员工一起去做小组活动任务，锻炼员工沟通交流能力，也可以针对每一个员工，对与领导交流沟通能力较差的员工，给他们多安排一些与领导对接，日常沟通的任务，以提高其个人能力。当面临一项工作问题时，公司领导也可以采用开放式交流的方式，将这个问题摆出来，让办公室整体人员一起分析原因，各自表达交流提出方案解决问题，以提升他们分析解决问题的能力。

（三）加强个人品德的自我修养

作为一名合格的办公室人员，要时时刻刻注重自己的品德修养，严格要求自己，改正缺点和不足。第一，一名辦公室人员应精通礼仪，言行举止得体，在接待外来公司客人或者领导时注意自己的着装形象，言语谈吐，从细节上严格要求自己，接待客人前对着镜子检查自己着装是否合理，与外宾领导交流时说话慎重，想清楚再说，三思而后行，要清楚自己代表的是公司的形象。第二，一名办公室人员接触到的机密事情较多，而一不小心的泄露会给自己乃至公司带来巨大危害，因此要时刻注意自己的影响，必须具备较强的保密意识，不能狐假虎威妄自尊大，更不得打着领导旗号胡作非为，为自己谋取利益，这就要求办公室人员要时刻注意自己的言行举止，做到不出格、不越位，大事情慎重对待小问题细心对待，注重加强人品修养，不能贪图小便宜，也不能乱讲一些捕风捉影的事，未深思熟虑的事情也不要去做。第三，办公室人员应养成自我批评，善于总结的好习惯，在实际工作中，要学会学习他人的长处，并不断改正自己的缺点，知己所长，知己所短，保持一颗平常心，不要觉得自己高人一等，并不断反省自我，取长补短，受到表扬时平常心对待，受到批评时更不要灰心，学会从失败中找到缺点，及时改正。作为一项办公室人员在一项工作做完后，回过头来总结一下，找寻工作中的缺点和长处，通过总结吸取经验教训，这对于提高自身素质是非常重要的，不能只知埋头干，不懂回头看，工作做了不少，自身提高不大。在总结的同时还要学会积累材料，养成收集材料作笔记的好习惯，办公室人员可以准备若干个笔记本，如政策规定摘抄本，调查研究笔记本等。

五、结语

作为一名办公室工作人员，应深知自己肩上的重任，清楚自己的每一项职责，认真细致，一丝不苟的完成每一项任务，要注意每一项任务中出现的细小问题，不能忽视，往往这个细小问题就会导致大问题，会给员工自己乃至企业带来巨大损失，现在经济发展迅速的时代，公司竞争也十分激烈，如果一不小心走错就会给公司带来巨大危害，这不是人员个人所能承受的，所以，作为一名合格的办公室人员，应不断地学习，充实自己的理论专业知识，从各方面培训去锻炼提升个人能力，同时学会修身养性，加强对自我品德的监控，才能提高自身综合素养，跟紧时代的步伐，不被社会淘汰，为公司做出贡献。

参考文献：

[1]敬胜.新时期如何提高办公室政工人员工作水平探讨[J].中小企业管理与科技，2013（8）.

[2]王良全.关于提高办公室政工人员工作水平的若干思考[J].中外企业家，2014（32）.