做好高校二级学院办公室主任工作之我见

王敏

摘 要 高校二级学院办公室起着承上启下、协调左右的作用，办公室工作的重要性也意味着办公室主任需要极高的职业素养与个人能力。本文对在新形势下如何做好办公室主任的工作提出了些个人的观点。

关键词 高校二级学院 办公室 办公室主任

中图分类号：G649 文献标识码：A

高校二级学院办公室作为学院行政管理的中心部门、综合办事机构，是学院联系下属各系、所、中心等部门的枢纽，也是二级学院全面快速发展的重要保障。主要是为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务，发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的中枢作用，其工作的优劣直接关乎学院的整体形象和威信。

新形势下随着高校教育事业的不断发展，二级学院办公室的地位和作用相对也更加突出，新时期对办公室的工作也提出了新问题、新思想、新服务等诸多新的挑战和任务。而办公室主任作为办公室工作的主导者，是办公室工作的核心人物，对办公室工作的优劣起到了关键作用。根据办公室所处的特殊位置和职能特点，决定着办公室主任应该是一个能手、多面手，其在整个学院工作运转中扮演着一个非常重要的角色，发挥着重要的作用。所以，新形势下为能更好地服务于二级学院的发展，办公室主任的自身素质和能力高低显得非常重要。

高校二级学院办公室的工作宗旨是做好服务，办公室管理工作人员必须树立良好的服务形象和服务意识，才能做好二级学院办公室的服务工作。学院办公室跟部门其他科室相比，它的业务范围界线有很大的模糊性，几乎不明确范围的工作都可以归到办公室来处理，学院办公室统筹承担着学院的科研、组织、外事、人事、总务、国有资产管理等各项工作，办公室就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务过程中起到协调作用，所以办公室主任要有较好的沟通和协调的能力，才能更好的开展办公室的工作。学院办公室是学院信息输出和反馈的枢纽，是信息报送和决策督办的主要平台，为部门领导的决策提供帮助，具有当好学院领导的参谋助手的作用。办公室工作要求办公室主任具有良好的政治理论水平和思想作风，良好的业务能力，办文要滴水不漏，办事要丝丝入扣，办会要细致周密，做事到位不越位，同时，要及时反馈信息，做好上传下达工作，当好领导的参谋助手。

作为学院办公室主任，除了要有良好的政治理论水平和思想作风、良好的业务能力和素质修养外，笔者认为还应该从以下几个方面努力，才能有条不紊、游刃有余地做好职责范围内的工作。

一是树立终身学习理念。现在的时代是信息化时代，学习和工作不可分离，因为新情况新问题的频出，在工作中如果不精通自身的、熟习前沿的、掌握相关的知识就无法有效开展工作。办公室的政策水平、工作原则、服务质量、工作作风、办事效率和精神面貌直接展示着学院的整体形象。作为办公室主任，担负着为领导辅助决策的任务，必须把握“工作学习化，学习工作化”的终身学习理念，不断提高自身理论水平和能力水平。因此，作为办公室主任，必须认真学习党和国家的高等教育方针政策，掌握高等教育的基本规律；熟悉学院的发展目标和工作计划，了解学院已有专业的情况特点，掌握各个专业的基本常识；具备一定的业务能力，如文字写作能力，会议、活动组织策划能力等，并不断加以提高；学习学校、学院的各项规定政策，掌握学院各阶段的工作规律，时时学习，终身学习。

二是运用科学管理手段。灵活运用科学管理方法，可以极大提高工作的效率和水平，達到事半功倍的效果。办公室工作点多、面广、线长，工作事无巨细，要完成任务不容易，要干得出色更是不容易。其中的关键在于如何协调，让有限的能力产生无限的动力。作为“管家人”的办公室主任每天经手之事纷繁复杂，如何才能科学地、卓有成效地开展工作呢？这就必须充分借助于有效的管理手段，使办公室工作纳入制度化、规范化和科学化的管理轨道。一是善于发挥办公室其他成员的作用和特长，把工作分解给其他人共同去完成。当然，布置任务要落实到具体的个人，明确工作的目标和方向、预期达到的效果；二是必须严格照章办事，在管理上一定要杜绝有令不行，拍脑袋办事； 要建立奖罚分明的工作机制，不能形成“干好干坏一个样，干的不如不干的，不干的不如捣乱的”的怪圈；三是掌握现代化办公手段，依托计算机网络和电子数据向无纸化办公转变，营造充满现代化的办公环境，积极探索网上办公新模式。

三是培养创新思维习惯。自我是我们最大的敌人，所有的不可能通常只是自己的观念；我们解决问题时往往会犯随机性和直线型的错误，这些其实都是一种既有的思维定势，是我们根据过去经验建立的固定思维。办公室工作也是一样，我们处理事情往往喜爱按照过去的经验进行，作为办公室的管理者，我们突破依靠经验处理事情的瓶颈，培养多样化思维习惯，善于多角度、多层次、多侧面地寻找到问题答案，也要鼓励办公室成员创新思维，不要墨守成规，应付工作；要变消极为积极，变被动为主动，扬长避短，总结经验，开拓思路，勇于创新，齐心合力，提高办公室的凝聚力、战斗力和创造力。

四是讲求有效沟通技巧。作为办公室主任，处在上下沟通的联结点，上有领导，下有同事，要学会随时切换自己的角色。对上的沟通，就是支持和服从，对下的沟通，就是关心和指导；不同层面的人，沟通的内涵和方式会有不同；智慧沟通的要义是以心换心。作为办公室主任，处于中枢和纽带的位置，笔者认为一方面要坚持“谦虚、平等”的人际关系原则和虚怀若谷、顾全大局的处事之道，对下要尊重、以诚相待；对上要谦和，衷心服务。另一方面，要准确定位、精心服务。办公室主任对上要当好参谋助手，坚持“参谋要超前”，决策不越权。要掌握好“度”，做到既不失职，又不超权，恰到好处；对下要搞好综合协调，坚持考虑要周全，协调不包揽。保证上情下达，下情上达。这样才能上下贯通，群策群力。

高校二级学院办公室主任应结合工作实际，准确把握办公室的特点和办公室主任的岗位素质要求，外塑形象，苦练内功，不断增强本领，提升自身的职业能力和素质， 通过规范化、科学化的管理， 才能提高办公室的办事水平和管理能力，适应新形势的发展和要求。

参考文献

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