项目工程电子档案管理与安全利用

赵灵迪

摘 要：随着互联网的飞速发展，我们逐渐进入一个信息化时代，信息技术被应用到我们生活、学习以及工作中的各个方面，无纸化办公也成为社会发展的一个必然趋势。项目工程档案的数量庞大，无论是在档案保存还是档案查找上都是一大难题。为了简化办公程序，减少办公的复杂性，近年来，电子档案被广为应用。本文对项目工程电子档案管理与安全利用展开了初步的讨论，希望以此来优化项目工程电子档案的管理，提高项目工程电子档案的利用率。

关键词：项目工程 电子档案 管理 安全利用

中图分类号： G275.9 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）11-00-01

一、传统项目工程档案的缺点

传统的项目工程档案内的数据和文字都是由纸张来记录的，声像是通过录音带，影像则是通过照相机来记录，这就使档案的成本大大增加，档案的制作十分复杂，需要投入大量的人力和物力，并且传统档案的容量较大，需要一个专门的场所来进行档案的保存，档案占用的空间大，这些实体档案不便于保存，会给档案的保存工作带来很大的麻烦。另外，在查找项目工程档案时，需要在众多档案中找到对应的档案，这个过程会花费较长的时间和大量的人力，因此，这就要求相关的档案管理人员优化档案的管理方法。

二、建立项目工程电子档案的重要意义

项目工程档案能够将项目工程中的大小内容详细的记录到其中，无论是企业在日后想要改建、扩建还是维护项目工程，都需要参考项目工程管理内的资料。若在项目工程完工后出现相关问题，可以通过项目工厂档案内的内容找到该部分的负责人，将责任具体到个人。项目工程档案有很多不同的载体文件，包括文字、图片、图表、音频等。通过这些载体文件能够将项目工程的所有内容详细清楚的记录到档案中，便于之后查找利用。电子档案能够将档案储存在电脑内，不需要专门的储存空间，通过信息设备的数据互传就能够将手机相机内的音频文件传送到电脑上，极大的节省了档案的制成费用，不需要再额外花钱洗照片、弄磁带。在查找档案时，只需要在电脑上输入要查找的档案的名字或相关信息就可调出，极大的提高了工作效率。由此可知，项目工程电子档案能够降低成本、节约资源，对项目工程档案工作的改进有着重要的意义[1]。

三、项目工程电子档案收集与整理

档案管理部门在进行电子档案管理时应该分工合作，部门领导应该对所有类型的电子档案进行分类并让专人进行管理，如部分工作人员管理图片文件，部分人员管理视频文件等。采用这种方法可以提高工作效率，降低重复率和错漏率，发挥每个人的作用更好的进行档案管理。在进行电子档案管理时要保证收录的电子档案的真实性和完整性，按照国家的相关要求进行电子文档管理。在进行电子文档归档时要把文件的格式进行调整，具体的格式标准应该参照我国的电子文件归档管理规范，将每类文件的文件格式调整为标准格式后才能收录到电子文档中。如果需要进行归档的电子文件还存在其它形式的载体，必须要把文档的内容进行统一，保证纸质文件和电子文件的内容一致；而且电子文件和纸质文件之间要有统一的标识，如果需要调用时可以按照统一的标识迅速调用[2]。

四、项目工程电子档案的安全管理

虽然电子档案有很多的优点，但是有利必有弊，如果不能好好的管理，很有可能发生档案被非法窃取或丢失等现象，这就需要相关人员重视档案的管理工作，不断优化安全技术来保障项目工程电子档案的安全。

1.访问控制技术

访问控制技术是项目工程电子档案安全管理中最重要的措施之一，能够对系统的访问进行控制。访问控制技术只允许内部访问，避免外部非正常途径的访问，对电子档案内的数据进行保护，防止数据被获取的现象发生，做好系统的安全防范工作，确保项目工程的电子档案不被非法访问。

2.识别机制和鉴别机制

识别机制是系统分配给相关工作人员一个属于自己的专门的ID，通过ID对用户的身份信息进行识别，为了防止伪用身份的现象发生，还需要对用户的身份进行鉴别，即根据用户的特征和私人信息，来确保用户是否为本人，防止冒用用户身份的现象发生。同时，还要控制用户的权限，以此来确保项目工程电子档案的安全性[3]。

3.防火墙

同它的名字一样，防火墙就是在系统外建立一个高大的城墙，防止黑客的入侵，避免项目工程电子档案被黑客非法窃取，从而丢失档案内的信息。防火墙不仅能够防止黑客的入侵，还能够避免档案信息的泄漏，从进和出两方面来为电子档案设立防火的城墙。

4.系统备份

系统备份就是将项目工程电子档案的内容再拷贝一份，分为日志备份、差额备份和完整备份，如果数据库系统出现错误，通过系统备份能够找回丢失的资料，恢复相关数据。在重要电子资料的传送时，应该由相关人员签字，在签字后才可进行传递，以保证电子档案的安全性。

五、项目工程电子档案的安全利用

为了确保能够而更加安全的使用电子档案，存储电子档案的计算机应该由专门人员使用，而且要设定计算机的登陆密码，并定时更换登陆密码，防止计算机被别人偷用造成信息泄露。虽然电子档案比纸质档案更加方便快捷，但是却存在着更大的不確定性，很容易发生信息泄露。在查阅电子档案时必需要有相关的查阅权限或有查阅许可才能对电子档案进行查阅，电子档案不能向所有人开放，可以采用分层管理的管理措施管理电子档案，设置不同的加密等级，没有足够的权限不得调用。如果需要拷贝电子档案，必须在安全员的监控下或安全员亲自拷贝才能将有关资料进行拷贝；在进行文件传输时要进行加密处理，不能直接将文件发送；系统要有历史使用信息并对使用过程进行记录，如果发生信息泄露可以按照历史记录进行查找。虽然电子档案比纸质档案更加方便快捷，但在使用时有发生信息泄露的危险，为了更好的利用电子档案做到安全使用我们必须要加强对电子档案的使用和管理工作，只有做到安全使用才能更好的为调档案查阅服务[4]。

总结

项目工程档案管理能够确保档案信息的准确性、完整性、安全性，在档案建设和管理的过程中，能够减少资源的消耗。采用访问控制技术、识别机制和鉴别机制、防火墙以及系统备份等管理措施对电子档案进行管理，确保电子档案的安全利用。

参考文献

[1]王冬梅.电子档案数字化管理的优缺点及其提高管理水平的措施[J].信息记录材料，2018，19（07）：109-110.

[2]陈晓.工程项目档案电子文件的管理流程探讨[J].城建档案，2017（04）：45-46.

[3]杨晓丽，张瑞香.关于建筑工程电子文件与电子档案全程管理信息系统的研究[J].城建档案，2016（04）：37-38.

[4]韩健.浅谈工程档案信息电子化的管理技术要点[J].矿业工程，2015，13（05）：63-64.