利用信息化技术提升企业法务管理效能的思考

郁慧华

【摘 要】近年来，如何利用信息化技术提升企业法务管理效能，成了多数大型国有企业都在探索、实践的热点问题。信息化技术的运用，为企业借力技术手段提升法务管理效能带来了机遇，将使企业法务管理工作走上快车道，带来风险管控能力切实全面的提升。本文从影响企业法务管理效能的几个问题谈起，结合笔者自身的经验，谈一些体会，希望能为相关问题的解决提供些许思路和参考。

【关键词】信息化技术；法务管理效能；合同风险管理

自2005年国务院国资委提出“中央企业法制工作三年目标”要求以来，以建立健全企业法律风险防范机制为核心，中央企业及其重要子企业的法务机构建设得到了加强、机构工作职能得到了丰富、在企业法律风险防范工作中的地位变得越来越重要。

多数大型企业的法务部都有以下职能，如合同管理、案件管理、知识产权管理、法律风险管理、授权管理、证照管理、外聘律师管理、参与重大决策和规章制度管理等。就企业法务日常工作而言，最基础、占据工作时间最多和造成困扰最多的就是合同管理这部分工作。所以企业在提升法务管理效能的需求中，对提升合同管理效能的需求通常是最迫切的。从法务信息化的实践来看，也是先将合同管理信息化，再将其他业务逐步信息化。

一、合同管理中普遍存在的问题

很多企业的合同审核都经历了从转签纸质评审单到使用办公自动化系统（Office Automation，简称OA）评审这样的过程，合同文本的传递变得越来越便捷，但不论采用哪种方式传递合同文本，通常都会存在以下问题：

（一）合同送审文本与盖章文本不一致

各部门通过人工传递或使用在OA系统中上传下载待评审合同文本的方式进行合同评审，使得在最后盖章环节，盖章人员无法确认各文本之间的一致性，校对工作量大，校对难。容易造成合同文本内容与评审表单内容不一致、合同审核意见与合同文本脱节、合同评审版本杂乱、合同盖章文本与送审文本不一致等情况的发生，为合同风险的发生埋下隐患。

（二）合同评审内容重复、效率低

很多企业的法务人员每年要审查、修改大量的合同，以至于某些企业以审查、修改的合同总量作为考核法律顾问工作的标准之一，但这种做法未必合适。因为忙碌不等于效益也不等于效率。在日常送审的大量的合同中，存在着版本相似甚至相同的合同文本，采用传统的一事一审的工作方式，将会使无效或低效劳动占据大部分工作时间，因此需要改进工作方法。

（三）合同数据未实现集中化管理

企业通常会有采购、财务、人力、质量、储运等各个信息系统，与合同洽商、签订、履行、归档、纠纷解决相关的各种信息常常散见在各系统中，没有形成有效关联。企业管理人员无法对合同全生命周期的相关信息进行有效的统计与分析，合同风险无法得到有效提示，数据的价值得不到体现，各系统之间不能形成合力，合同全面风险管理也就无从谈起。

二、信息化系统提供的解决路径

（一）使用在线文本技术解决合同送审文本与盖章文本不一致的问题

利用在线文本技术可将送审的合同文档转变为在线文本或直接通过在线拟稿的方式进行评审，各审批环节的意见和经办人的修改记录都会在同一在线文本上进行留痕、流转和展示。签章人员可对完成评审和清稿操作的合同进行在线打印、签章登记和正本回收登记。这样通过在线文本技术的使用，使送审合同完全实现了封闭式流转，保证了送审合同文本和用印合同文本的一致性，解决了合同审核意见与合同文本脱节、合同评审版本杂乱等问题。

（二）应用信息技术手段推行合同标准化，解决合同评审效率低的问题

合同审核标准的不统一、合同起草和评审人员水平的差异等各种因素会导致合同质量参差不齐。通过信息化手段可以推行合同文本和合同条款的标准化，将差异性不大的文本和条款进行统一，最大限度地降低重复率。同时，通过信息化手段提供合同起草，文本比对等功能，能够减轻人工对重复文本审核的精力。推行合同标准化，能将企业法务人员熟悉企业的交易与外部律师熟悉相关法律体系的优势结合起来，做到将制度中对风险防控的要求固化在标准化管理流程中，规范合同文本的起草，提升合同文本质量，使企业合同管理水平产生质的飞跃，切实提升合同评审效能。只有将法务人员从简单低效的重复劳动中解脱出来，才有机会使他们进一步提高业务水平，在更高的层面上完成企业法律风险管理工作。

（三）通过信息技术解决合同数据集中化管理问题

合同的全面风险管理是以风险防控为导向，对合同的起草、审核、用印、归档、履行、纠纷等各环节中的风险进行防控，而这种合同全生命周期的风险防控必须要解决信息不对称问题。要求合同相关数据在管理系统中做到统一展现，各相关信息能方便获取和分析。利用信息化手段可实现企业各系统之间数据的集成，并进行有效的风险提示，能为决策分析，管理优化提供良好的数据支持，为合同全面风险管理和领导科学决策提供有力抓手。

三、法务信息化系统建设的几个关键点

法务信息化系统是法务管理信息化成果的集中体现，一个完整的法务信息化系统建设是个复杂并需要持续投入的事情。法务管理信息化系统的建立，需要进行明确管理目标、需求分析、功能设计、代码开发、系统测试、上线试运行、正式上线、人员培训，系统完善，系统维护等工作，离不开企业领导支持和相关部门的密切配合。同时要注意以下几个关键点：

（一）制定与信息化要求匹配的法务管理制度

要健全、完善和细化法务管理相关的制度、业务流程和技术规范。以合同管理为例，需要对合同管理制度、授权管理制度、合同分类标准、合同编号规则、合同信息录入规范、合同审核的电子化流程、合同执行监控要求、合同统计分析模型等内容进行整理和制定。如果没有规范的制度和统一的标准，信息化系统就无法将企业管理制度进行落地，无法建立合规有效的操作流程，合同信息化系统数据的准确性也得不到保障，整个系统的价值也就难以实现。

（二）建立与其他系统的集成

在新建法务信息化系统时，必须充分考虑与其他系统的集成的问题。在法务管理系统实施时，必须开发标准的系统集成接口，实现与企业现有的财务管理、办公管理等其他系统的充分集成，根据企业管理需要，最终实现合同風险防控需要的数据能在各个系统中抓取，避免信息孤岛产生。

（三）重视法务管理队伍的建设

每个企业的实际情况不同，信息系统的实施是否顺畅、各项管理措施是否符合企业实际，切实可行，有成效，离不开企业法务人员的智慧、探索和辛勤工作。法务管理人员不仅要熟悉管理办法和标准，还要掌握计算机的操作和法务信息化管理系统的使用，因此要重视提高一线法务人员的信息化意识和信息化技术水平。企业要积极创造学习氛围，定期举行法务管理信息化的培训，提高法务管理人员的信息化工作技能，同时要注重调动法务人员的工作积极性，重视促进法务人员的风险防控经验向信息化实现方式的转化，鼓励他们为企业法律风险防范工作作出有益的探索。

期望通过以上对利用信息化技术提升企业法务管理效能的思考，给在探索企业法务信息化过程中的法务管理人员以借鉴，希望企业法务工作能借力信息化手段带来法务管理效能和风险管控能力切实全面的提升。

【参考文献】

[1]完美的防范/吴江水著.-北京大学出版社，2010.1

[2]合同风险119：合同审查与风险控制法则/朱柏彦，朱鹭著.-北京大学出版社，2013.7

[3]公司法务部：揭开公司法务的面纱/陶光辉著.-法律出版社，2016.3