试议企业采购成本控制

饶加强

【摘 要】采购是企业经济活动中不可缺少的重要环节，是企业产品成本控制的关键，控制采购成本对于增强企业竞争力具有深远的战略意义。在过去的采购市场中，企业在采购成本控制方面还存在很大的问题，而现代企业的采购管理，是面向市场按质、按量、按时、以低成本采购企业所需的各种物资，因此在市场竞争越来越激烈的形势下，积极采取相应措施来控制好采购成本成为企业发展与生存的关键。

【关键词】采购成本；采购因素；成本控制

我国的中小企业由于企业规模小、资金不足，管理理念不先进，缺乏成本控制意识等局限性，大多数中小企业的成本控制主要以降低直接材料、直接人工和制造费用为主要手段，忽视了对企业采购成本的控制，不能适应现代成本管理的需要。本文结合采购及采购成本控制的理论并联系实际，针对中小企业采购成本控制问题作浅易探讨。

一、采购及采购成本的概念

采购，是指在市场经济条件下，在商品流通过程中，各企业及个人，为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程。所以说，采购不是单纯的购买行为，而是指从市场预测开始，经过有选择的市场交易，直到采购的商品进入到需求企业的仓库为止的全部过程。其中包括：了解需要，市场调查，市场预测，参与设计规划，制定计划，确定采购方式，选择供货厂商，确定质量价格，交货期，交货方式，包装运输方式，协商洽谈，签订协议，催交订货，质量检验，控制成本，清结货款，加强协作，广集货源等一系列工作环节。

企业采购成本，采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。采购过程中发生的成本可以划分为显性成本（可计算的成本）和隐性成本（计划成本）。显性成本是指在采购过程中实际可能发生的货币支出成本；隐性成本是指在采购活动中的机会成本。它们在采购活动中又通过各种表现形式影响着采购成本的大小。

二、影响采购成本的因素

实现利润的最大化是企业共同追求的目标，从企业经营的全过程看，收入-成本=利润，由此可见，企业利润的高低会受到成本因素的严重影响。动态性和多样性是采购成本构成所具有的特征，对采购成本造成影响的主要有如下因素：

一是采购价格。采购价格是构成企业成本和费用的主要组成部分，是决定采购成本高低主要因素。

二是采购数量。采购数量要建立在批量生产物品核算定额以及储备定额的基础之上，相对而言，采购数量越大，单位成本价格就会越低。

三是物流信息。物流信息即物资性能、质量、价格等信息。

四是采用运送方式。采购物品里程越少、时间越短、费用越少，其采购成本就越低。

五是物品储备方式。其主要表现在人力和运费以及资金占用率上。

六是采购策略。采购策略只有具有预见性和灵活性，才不会造成成本的浪费，还可以大大节约成本。

七是员工的素质。良好的采购工作是控制采购成本的关键，而良好的采购工作需由素质高、业务水平强的采购人员来完成。

三、采购环节的重要性

现代企业经营管理中，采购越来越重要。外购件与原材料的采购成功与否，大大影响到企业的竞争力。走出传统采购的误区，正确理解采购和采购管理的重要性、运作模式与方法，是当今企业在全球化信息化市场经济竞争中赖以生存的一个基本保障，更是现代企业谋求发展壮大的一个必然要求。敏捷、快速、质量、成本这四个维度是企业得以生存乃至成功的基石。

四、目前中小企业采购成本控制中存在的问题

1.不注重与供应商的长期合作关系

长期以来，企业在采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变，更没有从一味压价向建立双赢机制转变。采购就是“一次性”交易，一手交钱一手交货，货款两清各自走人。在这种没有售后服务保障的采购方式下，一旦所采购的商品出现了问题，就很难找到原供應商进行换货或者是赔偿，重新寻找其他供应商提供相同或类似产品又需要付出新的成本。供应商关系成本、订货成本、运输成本等采购成本的重复支付，无形中就增加了采购成本，因此，与供应商建立长期可靠的关系对于企业来讲至关重要。

2.重销售，轻采购

采购与销售是企业价值链中两个重要的战略因素，而我国企业对二者的重视程度是不同的，多数企业都是重视如何把产品销售出去，而忽视对采购环节的管理。所以在很大程度上影响了企业采购行为的合理性。

3.过度利己，缺乏战略目光

我国企业在采购观念中的误区还表现为一味考虑节支，更多地考虑利己。采购管理的目标主要集中于对供货商压低采购价格，缺乏长远发展的角度培养与供应商的战略合作关系。这些短视性采购行为都不会给企业带来长远利益。

随着生产力的不断提高，经济的快速发展，使得产品的生命周期越来越短，企业的经营缝隙就会增大。能否跟上需求变化的步伐，甚至领先一步不断创造新的需求，成为企业继续生存、发展的重要命题。因此，我们不能再如以往那样认为采购是相对独立的面向物料的业务活动，而应将采购放入企业整个系统运作的过程中来思考。并且更进一步关心与供应商关系的发展，将供应商亦作为企业的一项战略资源，制定采购过程新的策略，将采购过程集成于企业的各个业务过程中进行思考，获得整体过程效益最优化。

4.采购计划和时机不合理

一些企业在编制采购计划时，没有深入调研生产消耗和库存，编制过于随意，从而导致经常存在库存积压或缺货并存的现象。而另一些企业尽管制定了合理的采购计划，但对于采购物资市场的供求关系未能进行深入调查，从而使得在采购时没能很好地把握采购时机。

5.企业不注重自身的采购管理方法

部分企业不重视采购管理，导致采购制度不规范，基础工作薄弱。很多企业的管理者单纯地认为采购只要钱花的少就是好的。公司还有其他诸如市场、销售、研发等等重要的工作要做，公司的低成本扩张和谋求更大发展空间才是最重要的。采购只是后勤部门的小事，不会影响发展大局。一些企业虽然制定了采购制度但并不完善，从而使采购活动不规范，采购工作无章可依，给采购人员提供了暗箱操作的机会，给采购各环节增加了不必要的浪费，增加了采购成本。

五、中小企业采购成本控制实施的有效策略

1.建立完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及的方面很广，并且主要是和外界打交道。因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅使采购工作无章可依，还会给采购人员提供作弊的机会。

2.对采购工作进行严格的日常控制

（1）事前批准，并严格按采购审批权限执行

所有采购， 必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，不得采购。采购员应根据需求计划选择供应商和报价。报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批，审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单，同时分发采购管理会计留存备查。采购订单经采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可， 然后送总经理批准。总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据， 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门。所有采购的审批， 必须按权限和明确分工进行。

（2）规定各种采购及时结算

（3）召开采购管理会议

针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购管理会议， 采购管理会议可以固定在每个月月末举行，也可以根据需要临时性地召开，一般由财务经理主持，各采购部门参加，有必要时请总经理及相关主管人员参加。

六、结束语

我们要认清树立采购成本控制的效益思想。现代的企业经营必须要将市场需求作为企业管理的导向，不但要使自己的产品和服务精益求精，经得起市场考验，同时力求让企业利润得到最大化。成本效益观念作为企业的一切成本管理活动的支配思想从投入与产生的比率分析来看待投入成本的必要性，在保证产品和服务质量的前期下，尽可能的以最小的成本，摄取尽可能多的经济利润。

【参考文献】

[1] 高丽霞.对中小企业成本控制问题的探讨.经济视角，2011（6）：12.

[2] 吴悠.企业如何控制采购成本.北京：企业管理出版社，2012.3，135～138.

[3] 温卫娟.如何进行采购与供应商管理.北京：北京大学出版社，2004.4，45.