信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析

肖思霈

【摘 要】随着互联网技术的不断发展，信息网络技术已得到了全面的运用，档案管理工作也在此背景下逐渐进入信息化管理时代，档案管理工作在依托信息网络技术不断完善更新的同时，其管理、存储弊端也逐渐明显，档案管理层管理意识的缺乏、管理人员能力的不足、资料存储环境的不到位、数据转换之时冗长的工作量以及较低的准确率，都是目前信息时代档案管理工作所呈现的主要问题，基于此，本文旨在通过具体阐述目前信息互联网时代工作所面临的问题来进一步分析其对策，以为我国的信息化档案工作建立提供一点有用借鉴。

【关键词】信息时代；档案管理；问题；对策

随着时代的进步，传统的档案管理工作已不能满足现代的信息化需求，所以信息化档案管理是信息时代发展的一个必然趋势，尤其是近年来网络技术不断发展和覆盖背景下，我国的档案管理工作也已逐渐进入信息化管理，此种管理方式不仅改变了传统档案资料的存储方式，缩减了存储空间，在资料的调取和查阅方面也更为方便，其次，在安全性和实用性方面相比于传统档案资料管理而言也有所提升，不过，随着档案资料信息化的不断完善，其管理方式所存在的弊端也日益明显，本文旨在从目前信息时代档案管理工作所出现的问题进一步分析其对策，以期能为我国的档案管理工作提供些许帮助。

一、信息时代档案管理工作所面临的问题分析

（1）缺乏管理意识

现代不少档案资料存储对象都着重于创新理念、开拓市场，对内部档案的管理工作往往处于忽视状态，管理层的不重视，档案管理想要信息化自然难上加难，同时也因其不被重视，所以纸质版的档案资料在日常的管理中也显得力不从心，散漫、无序、随意查阅、调取等现象更是数见不鲜，在此状态下，档案管理资料不仅难以发挥他的效力，甚至还有可能被恶意窃取，从而给企业造成难以估计的损失。

（2）档案管理人员能力不足

档案管理人员能力不足，是现代档案管理工作中的一大通病，尤其是在企业中，此情况更明显，现代不少企业的档案管理人员往往是快要退休或已经退休的老员工，甚至还有不少关系户，年龄较大，学习热情度低，精力有限，不具备档案管理知识或者仅依靠以前的工作经验等等，都是档案管理人员能力不足的主要体现，档案管理人员不具备专业的职业技能，不能熟练的运用计算机技术，加上有限的精力，根本就不能满足信息化时代对档案管理的需求，以至企业的档案管理工作信息化速度无限拉长。

（3）档案管理信息化存储环境要求高，成本较大

传统的档案多为纸质资料，管理方式大多是直接进行归档整理，虽说现代互联网技术已逐渐运用到档案的管理中，但受管理人员能力限制和上级领导的不重视，常让档案信息化管理流于形式，更不便于管理，其次，信息化的档案管理，其电子载体对环境的要求极高，尤其是存储空间，既要保证温度湿度恒定，又要保证环境卫生，同时还要防止紫外线和消磁设备，除此之外，数据在调取查阅过程中，还要注意避免木马病毒，被截获等等，需不定期的进行维护，不仅成本极高，还要要求管理人员具备较高的计算机技术，如此严苛的条件，企业不愿意将档案进行信息化管理也情有可原。

（4）档案资料转换之时工作量大，准确度低

传统纸质档的资料要进行信息化数据管理，必须要将纸质档资料上的数据转移成电子数据进而存储在数据载体之中，转移的数据，是一件繁琐、复杂同时对精确度要求又极高的工作，需要人工一点一点利用办公软件进行编辑，转移，在转移过程中，不仅要耗费较多的人力物力，人工手动的录入，还容易造成数据错误，但若利用准确性和效率都更高的图片方式存储，资料后期的查询和调取也极不方便，从这方面来说，信息化的档案管理，甚至还没有传统的档案管理方式有效，这也是目前信息化档案管理难以有所进展的原因之一。

（5）信息安全度不强，保密手段单一

档案资料信息化不仅缩减了资料的存储空间，资料后期的查询，调取也更为方便，但随着网络技术的不断发展，信息化的资料的安全方面所受的威胁也更大，木马病毒、无线截获、数据电子载体被复制，损坏等等，都有可能让资料处于失密毁损状态，而且电子载体所存储的数据信息量极大，若一被复制毁损，造成的损失无法估量，所以安全性和保密手段，也是信息化档案管理需要考虑的原因。

二、信息时代档案管理工作对策研究

（1）加强树立信息化档案管理理念

时代在进步，科技在发展，网络信息化已全面渗透到各行各业，档案管理要发挥更高效、更及时的效用，档案管理工作的信息化势在必行，现代不少企业都之注重市场的开拓，产品的生产，对企业的档案资料存储往往处于不重视状态，殊不知企业所存储的档案，记录着企业所有的发展资料，大到整体规划，小到数据分析，所以合理的进行档案管理，对企业的发展有着不可估量的作用，现代企业应加强树立信息化档案管理理念，尽可能的利用现代信息技术进行档案管理工作，以为企业的发展提供更多帮助。

（2）加强专业档案管理人员的培训，提高管理者保密意识

随着信息化时代的到来，企业的档案管理想要得到更完善的整理，就必须提高档案管理人员的专业技能和职业素养，以确保档案管理工作能在高效、安全、可靠的状态下进行，在专业技能方面，档案管理人员要具备专业的档案管理知识和一定的计算机技能，在职业素养方面，档案管理人员要做好日常的管理和保密措施，保证资料的安全性，其次，档案管理人员应进行专门的身份信息备份，必要情况下可在合同中说明，以此来保证档案信息数据的稳定和安全。

（3）建立更优质的存储环境，确保数据载体安全性

信息化档案管理是将信息载体从传统的纸质变成数据式的电子载体，电子载体存储量大，移动方便，大大节约了档案资料的存储空间，但因其属电子数据，所以对环境的存储要求极高，强磁场、消磁设备、紫外线、温度、湿度、灰尘等等都有可能影響电子载体的使用，从而致使数据丢失，所以在日常的保管过程中，一定要保证电子载体环境的安全、稳定性，电子载体的存储环境要做到周围无强磁场、消磁设备、无紫外线照射、无灰尘、无堆积挤压等情况，同时还要利用空调等机器让其温度处在20℃±5℃左右，湿度恒定在40%±5℃左右，在日常的查阅调取过程中，要注意维护计算机信息，避免遭受木马、病毒等侵袭，确保数据安全、稳定。

（4）建立更系统高质量的数据库，保证数据准确性

信息化时代，档案的信息化主要是将传统的信息变成数据形式存储在一个特定的平台上，然后通过网络技术让其在平台间进行输送，以此来达到查阅目的，这些数据存储的平台，也就是现代常说的数据库，数据库的稳定和安全，将直接决定数据信息的稳定和安全，所以现代企业在进行数据转移之时，一定要保证所建立的数据库的安全和稳定，其次，数据库的建立还应当充分考虑企业未来的发展需求，换句话说，数据库要考虑容量，以便在后期的发展过程中能尽可能的保证存储信息并做到节约成本，除此之外，数据库在日常的使用过程中要注意维护和保养，及时检修，从各个方面杜绝数据漏洞，从而做到安全存储。

三、结语

在数据信息时代，要想企业的档案资料能被更高效的利用，档案信息化管理工作势必要与时俱进，加强树立信息化档案管理理念、提高档案管理人员的职业技能和素养、建立可靠的存储环境和更高质量的数据库，都是目前加强信息网络信息数据化的主要方向，只有保证了数据的稳定、安全、准确，才能保证数据信息的可靠性，进而保证资料存储意义。

【参考文献】

[1]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012（23）：124.

[2]王颖.信息时代档案管理工作面临的问题与对策分析[J]. 办公室业务，2017（20）：124.