浅议石油企业采办合同管理

李秀锋

【摘 要】本文就如何有效解决这些问题，实施有效的合同管理进行了深入的研究，旨在为提高企业竞争力提供切实可行的建议。

【关键词】石油企业；采办合同；合同管理

一、石油企业采办合同的含义及特点

（一）石油企业采办合同的含义

“采办”在中国历史上是指采买备办。如《续文献通考·市籴一》中讲：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采办者还，罢所市场。”同治四年，著名商人胡雪岩创办胡庆余堂时立了一块“戒欺”匾写道：“余存心济世，誓不以劣品取厚利。唯愿诸君心余之，采办务真，修制务精”，这里面也提到“采办”一词，主张采购原料必须是真品，商品的质量必须有保障。

一些现代学者认为，采办的概念最早是在军事物资采购中提出的。通常情况下，人们认为采办是一种发现、获取和使用的活动。美国关于采办的定义是在满足国防需要的前提下，为完成或保证一项军事任务，进行探索、设计、开发、测试和签署合同的过程。采办合同是指为保证设备收购交易的顺利进行，通过协调效益，使经济合同得以顺利执行。

由此可知，采办的基本含义是指为采购目的而进行的与采购相关的匹配工作，包括商品或服务的采购以及整个采购模式和过程，整个采购过程都有一定的官方色彩。如今，大多数国有石油企业都有“采办部门”，它使用“采办”一词来定义自己的采购活动，而为实现这种采办而签订的合同称为“采办合同”。

（二）石油企业采办合同的特点

1.以服务油气勘探开发生产作业为目的

石油企业采办合同最为明显的特点是对技术附件要求极高，具有行业特征的技术范围和服务要求，需要具有行业知识的专业技术人员的参与和确认。为了实现这种特殊的技术要求，同时使得油气勘探开发生产工作安全顺利开展，石油企業需与油田服务公司或者商品供应商签订石油企业采办合同。石油采办合同的这一特点也决定了给定的采办周期较短，采办工作必须围绕实际需要开展，以保障勘探开发生产的及时性。

2.具有集中优势资源、保重点项目的特点

石油勘探属于高危险性的行业，具有较高的沉没成本。因此，石油企业的采办更加注重集中性，发挥资源的共享优势，形成采办的专业性，使采办合同项目都能够体系化，避免单打独斗，实现资源共享，集中优势资源、保重点项目。

3.注重效率，节约成本

采办合同在确保采办质量的前提下，通过竞价方式可以获得最具竞争力的价格、最优质的供应商，以更低的成本获得符合要求的服务或货物。而采用多种采办方法相结合可以使采办效率更加高效，成本更合理。再通过制定严格的合同条款，降低履约风险，以保证企业效益最大化。

二、石油企业采办合同管理中存在的问题

（一）合同管理制度不完善

合同审批制度过于简单，未明确各部门和层级审批的内容和责任范围，导致合同执行发生问题时，无法界定责任部门和责任人，容易造成扯皮推诿的情况。合同保管制度不够完善和具体，合同归档时合同原件及附件不完整，合同保管部门未审核合同签署是否合规，没有专人审核最后签署的文本是否与经审批文本是否一致等。合同管理未实行真正的归口管理，归口部门无法掌握合同履约情况，合同管理模式为粗放式管理模式。

（二）缺乏专业采办人才

近几年来，大部分石油企业都存在采办效率较低的问题，这种问题的出现和采办专业人才的缺乏有着直接的关系。随着石油企业规模的不断扩大，新项目相继投产，人才需求也相应增加，导致一些非专业的人去从事石油采办工作。由于国家的法律法规等规章制度越来越严格，加上海上石油开采的技术要求高、开采难度大、开采成本高等的特殊性，对采办管理人员的素质要求尤为苛刻，又因为非专业的采办人员不具备相应的专业知识、没有丰富的经验、法律知识欠缺，最后导致采办效率低、采办管理差、合同漏洞多。

（三）石油采办合同签订中部分工作的缺失

首先，大部分的石油企业在签订采办合同之前，往往忽视了对合同相关方的资质审查，导致出现相关方资质不合格或是没有相关资质的现象。此外在合同起草的时候没有征求相关部门的意见，使得合同缺乏技术条款或是合同内容不完善。其次，在签订采办合同时，忽略了招评标的过程，或是谈判合同过程安排不合理等这些都会影响公司的整体利益。在合同谈判之后，也没有安排专业的人员进行合同审查的工作，导致潜在风险的发生，进而在后期引起不必要的麻烦。最后，合同在签订之后，很多公司往往没有进行编号归档，导致合同遗失。

三、石油企业采办合同管理中的对策

（一）加强制度建设

邓小平同志曾说道“好的制度能让坏人干不了坏事，不好的制度，能让好人变坏”。采办合同管理想要更加的规范，必须先从制度入手，制定严格的、切实可行的合同管理制度，使得采办活动有法可依有规可循，为企业合规高效运营提供有力保障。为加强石油企业采办合同的管理问题，需定期对每个环节的流程进行梳理完善，并不断优化采办合同管理制度。

（二）提高采办合同管理人员的专业素质

1.加强合同法律知识培训

合同管理人员必须具备专业的法律知识，合同管理工作的水平和合同管理人员以及谈判人员的业务素质的高低有直接的关系。加强采办合同管理人员的定期培训，加强专业知识技能的学习，使合同管理人员和签约谈判人员掌握法律技巧，提高他们的签约能力，培养他们运用相关法律知识的能力，实现对合同的管理。

2.参与技术澄清工作，熟悉公司业务流程

采办合同的特点决定了采办合同经办人员，不仅要具备商务、法律知识，还必须熟练掌握油气勘探开发生产的业务流程，掌握一些常规专业技术知识。采办合同人员要积极参与到业务流程中去，不断地熟悉石油行业的行业特色及运作流程，这样才能做好采办合同工作，切实的为油气勘探开发生产工作服务。

3.优化工作考核指标，鼓励采办合同人员的工作积极性

根据企业的实际需求，设立采办合同人员的工作考核指标，设立持证上岗制度和绩效考核制度，充分调动采办合同管理人员的工作积极性，防止采办工作中的非职业行为，杜绝腐败。

（三）合同管理的全流程中设置关键控制点

采办管理的高效性取决于供应商的管理，做好供应商的前期把关和事后评价，有利于获得优质的供应商，提高采办的效率。优秀的供应商是采办工作顺利开展的重要保障，加强供应商管理理念和监控力度，完善供应商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优质供应商。

采办合同管理中的一个重要环节是招评标过程。在招评标阶段必须要保证公平、公正、公开，根据相关的法律文件，严格规范招评标过程，获得优质的合作方。根据采办内容和要求的不同，采办方式和定标策略的选择也不尽相同。对于采办工作量较大、采办金额较高、技术难度较大的项目，采用招标方式将能够从众多的供应商中获得最具竞争力的价格、最优质的供应商。对于项目金额较小，技术要求较低时，则可以采用询价采办方式，来缩短周期、节约招评标成本。并以公平公正高效的原则组织和进行招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，最终确定中标供应商及签署采办合同。

合同的审查及签署中要注意：应组织专业人员对合同初稿及其修改进行商务、技术、财务、资金、质量健康安全环保、法律等审查，防范风险；合同的签署，要审查合同签字人的授权，未经授权或超越授权范围的人不得签署合同。

合同的档案管理及合同专用章管理中要注意：在合同签署和履行过程中，应妥善保管相关合同档案，遵守公司对合同档案的管理、存档期限的相关规定；加盖合同专用章要符合审批程序，不得将合同专用章用于合同签订外的其他用途。

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