信息化时代背景下中职学校学生资助档案管理工作的创新与实践

傅雄英

【摘 要】信息化时代的到来，已经从传统的的互联网变为移动互联网，因而中职学校可以利用此优势，将学校档案管理由之前的单一的管理逐渐向档案利用服务转变。本文分析信息化背景下，学生档案的使用将为配合做好学校学生资助育人工作及学生管理工作发挥积极作用，最后提出中职学校学生档案及学生资助档案服务于学校资助工作的有效措施。

【关键词】贫困生认定；资助；档案管理；中职学校

中等职业教育学生资助政策是一项重要的民生工程，而资助档案的保存和管理是中职资助工作开展的重要基础。资助档案作为执行中职资助政策的真实记录和直接凭证，是接受上级主管部门监管和审计部门检查的重要依据。加强档案资源建设，建立齐全完整的资助档案体系，是做好学校资助管理工作的标准之一，也是学校全面落实好国家中职资助政策的重要体现。新资助政策体系运行的十年间，各中职学校积累了大量的在资助政策宣传和管理方面的特色做法与典型经验等宝贵的资助工作档案财富。然而随着物联网、云计算、移动互联网、大数据分析等热门技术的兴起，学生资助档案工作者将原有的档案信息资源，基于智慧校园平台，通过云计算、移动互联网、大数据分析等方式进行开发并为资助工作服务，实现档案价值，进而实现效益最大化，将是未来资助工作突破瓶颈的重要途径之一。

一、目前贫困学生资助档案存在的问题

1、资助档案无章可循

国家尚未出台学生资助管理档案标准或规范，以至于各地在收集、整理档案时无章可循。

2、资助档案管理分散

贫困学生的资助工作由区资助管理中心组织实施，产生的资助档案分别保管在不同的单位，使得同一辖区内的贫困学生资助档案管理分散。

3、资助档案整理不规范

贫困学生资助工作政策性强，程序严格，档案既要反映资助政策，更要反映资助程序和资助结果，这就要求贫困学生资助档案要齐全完整，规范有序，保管安全。

4、资助档案管理手段落后，方式单一

现在很多学校对学生资助档案管理还是传统的档案室纸质材料管理方式，但是这种方式的管理，无法随时跟踪学生的情况，统计的数据不够全面，信息掌握和管理的效率比较低，无法及时分类管理资助学生的档案。

二、学生资助档案信息化管理的优势

原先的高校学生档案管理工作量大、效率低的诟病在信息技术飞速发展的情况下将一一解决。

1、及时发现处理问题

学生资助档案工作者可利用学生在校表现、受助后在校表现等档案信息为中职学校资助工作者提供咨询服务，学生在校学习、生活档案可作为学生各项资助评定的依据之一，如若发现与证明材料不实，可视情况取消相关受助学生下一学年贫困生认定资格等。

2、依托智慧校园平台做大数据分析

有资金的中职学校可以投入经费建设智慧校园平台，该平台包括了教学管理与服务、学生管理与服务、后勤管理与服务、校园公共安全、校园交通管理、校园生态管理与服务、校园物流供应、校园基础设施建设管理等，智慧校园将催生高校学生档案从原有的单一化、基础化跃升为立体化、全方位化的新型综合式档案。通过该平台实现大数据分析，分析出贫困生的行为习惯、在校实际困难和专业培养方向等向贫困生定向提供奖助学金资助以外的生源地信用助学贷款、实习岗位补助、勤工助学助研岗、职业技能培训补贴等资助形式。

3、利用移动互联网的便利做到资助档案管理的高效化

随着移动互联网和智能手机的广泛使用，移动互联网时代已经逐渐淘汰互联网时代，各种App渐渐取代了传统网站。手机考勤、手机消费、手机借书、手机课件等技术开始走进学生群体。对于中职校学生资助工作来说，家庭经济困难学生认定材料、助学金材料、资助育人成果相关材料等资助档案将越来越多地以数码照片、采访录音、视频录像等生成电子档案并通過手机终端进行上传、管理、保护及使用。随着信息化环境被越来越多的人群所能接受及使用，一系列资助工作可实现手机终端的线上完成。

三、利用学生资助档案服务于学校资助工作的有效措施

1、可有效通过大数据分析明确贫困学生资助档案材料的真实性

通过大数据分析可以有效减少困难认定难度。在认定过程中需要民政部门积极配合，对家庭收入情况进行严格的核实。尽可能的保证学生困难证明材料的真实和有效，并严格通过电话、实地走访等方式进行核实，如果发现证明材料有伪造的成分应该驳回处理。因为这些失真的证明材料进入到资助档案中，将影响到资助金发放的公平性和公正性，使得很多真正贫困的学生无法获得应有的资金资助，也会给资助工作带来严重的负面影响。

2、利用信息化档案服务于学校的感恩教育

利用资助学生信息化管理的档案，建立受助学生参加义务劳动和公益活动信息库，建立学生志愿服务档案。增强对受助学生的教育管理，鼓励和支持学生参加社会实践活动，充分发挥学生资助工作对学生的正面激励作用，其参加对象应当为受到政府、学校或社会无偿资助且有劳动服务能力的在校学生，通过信息化的管理做好感恩教育的组织管理。

3、随时跟踪学生情况，进行资助档案变更

利用数据挖掘技术对家庭经济困难学生认定进行校对，以原始家庭经济困难学生档案库为基础，建立生源省份贫困学生模型，结合信息管理平台生成的学生在校手机支付信息数据库、学生手机考勤数据可以追踪学生在校期间的真实学习生活情况及消费情况，从而判定学生经济和学习情况变化，追踪变化产生的原因，有针对性的进行资助工作。电子档案是一种较为灵活的载体，其在使用和管理中能够发挥出自身的优势，其在应用中最大的特点就是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性，对学生信息的更改变动处理灵活方便，对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理可通过数据平台做好实时更改。

4、利用学生资助档案信息化管理的优势教育学生立志成才

通过大数据分析和信息化管理平台提供的学生在校各方面表现的海量数据信息，对资助学生进行立志成长激励教育工作。提倡应该做一个具有良好的思想政治素质，品行端正，积极进取，乐观向上；勇于克服在生活、学习等方面的困难，勤奋努力，学业成绩优异，或在工作岗位上、在自主创业方面奋发有为的好学生。

5、可及时整理和分析贫困学生资助档案信息资料

在贫困学生档案管理过程中，要及时对档案信息进行分类管理，比如家庭经济困难学生档案系统保存了大量的学生家庭信息证明材料，在管理过程中要对这些证明材料进行分类，区别管理，如果利用信息化平台和大数据分析的优势，就可以有效进行管理，更好地服务于资助工作。

6、提高管理人员的信息化工作水平

贫困学生资助工作者要加强理论学习，刻苦钻研业务；要经常参加业务培训，不断扩展自己的知识，努力提高自身的专业水平，更好的胜任资助档案管理工作。使贫困学生档案做到系统规范，为开展学生资助工作提供保证，便于管理者根据贫困学生档案，对学生家庭情况做全面的了解和掌握，有针对性地管理好用好学生资助资

四、结语

贫困学生资助工作成为社会的焦点，贫困学生档案管理也同样受到学校重视。为提高贫困学生档案工作效率，合理地分配资源，解决贫困学生档案归档的难点。应该把收集贫困学生原始档案，利用信息化的优势建立贫困学生数据库，运用信息管理的方法，采用分门别类的方式，配置先进办公用品，配备档案专业人员，保护贫困学生隐私等方面有机地结合起来，才能做好贫困学生资助档案归档工作。

【参考文献】

[1] 程瑞红 . 信息化背景下的高校档案管理研究 [J]. 中国管理信息化，2018，21（02）：133-134.

[2] 张咏梅. 家庭经济困难学生档案工作现状分析与对策 [J]. 2012.04：95-96.