如何做好文书档案管理工作

赵艳

摘 要：随着近几年我国市场经济发展速度的不断加快，人们对文件档案信息的需求也在不断提升，因此企业必须要不断加大对档案管理的重视度，提高档案管理的科学性，这样企业财务活动和业务活动的质量才能得到提升，企业档案管理工作的效率才能得到提高。本文就如何做好文书档案管理工作进行研究，希望能够在一定程度上提高企业发展的速度。

关键词：文书档案管理；管理工作措施

在企业发展的过程中，相关人员要不断对企业档案管理模式进行优化，对企业档案管理制度进行完善，这样企业文书档案的管理质量才能得到提升。现在我国很多企业的文书档案仍旧存在着人工操作出现纰漏，以及相关管理流程固定化的现象，这种现象在一定程度上降低了我国文书档案管理的效率。档案管理人员在进行回复档案管理的过程中，必须要找到其存在的问题，这样企业文书档案管理工作的水平才能得到提升。

1 文书档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏对文书档案管理的重视

文书档案管理的管理流程是很复杂的，文档管理是需要耗费很多的时间、人力以及物力，企业的领导者对文书档案管理的工作缺乏深入的认识。在整个档案管理流程中，企业领导者只要求管理人员对文件进行简单的保管或存放，并没有科学性处理相关的业务文件资料。由于企业领导者对文书档案管理缺乏重视，导致企业各部门对档案管理工作也不太重视的情况，造成文书文件整理以及收集的低效率的现象。

1.2 文档管理制度滞后

随着我国市场经济发展速度的不断加快，企业的竞争力压力也在不断提高，这种现象在一定程度上提高了企业对档案管理的要求。现在我国很多企业仍旧存在着档案管理混乱的现象，甚至很多档案管理人员在对档案进行管理的过程中身兼数职，这种现象导致档案管理人员在进行文书档案管理的过程中，无法及时对档案进行调整和归档，给企业档案管理的发展造成了非常大的影响。很多企业在进行档案管理的过程中，仍旧存在着高素质档案管理人才缺失、档案管理人员严重缺乏档案管理意识的问题，这些问题给企业档案的发展造成了非常大的阻碍。

1.3 文书档案管理方法不规范

现在我国很多企业在档案管理的过程中，仍旧存在着文书档案管理方法不够科学的问题，这一问题严重降低了企业经营管理的效率，导致企业文书管理系统出现老人严重的不规范、不完善现象，甚至很多企业的档案管理，还存在着文件严重混乱、案卷目录残缺不全的现象，这些现象给企业正常业务活动造成了非常大的影响。

2 如何做好文书档案管理工作

2.1 加大文书档案管理力度

企业管理者在进行文书档案管理的过程中，要不断加大对人力资源管理的重视度，提升自身的思想意识，不断加大对文书档案管理的重视度，对各个部门之间的档案管理职责进行明确的划分，这样文书档案管理的水平才能得到提升。企业要不断加大对文书档案管理宣传的重视度，这样企业员工才能真正的意识到文书档案管理的重要性，企业员工对档案资料的收集才能持有支持和理解的态度。

企业可以召开文书档案的学习讲座和相关培训，邀请专业的人才对企业员工對档案的作用进行普及，这样文书档案管理工作的开展才能变得更加顺利，企业文书档案的管理水平才能得到提升。企业在进行文书档案管理的过程中，要不断提高管理工作的预见性，这样企业文书档案管理工作才能为企业业务的开展提供更多有用的信息。

企业在进行文书档案管理的过程中，要不断提高数据资料和相关信息的可靠性，不断加大对档案管理人员培训的重视度，提高文书档案信息的丰富性，这样企业决策的科学性才能得到提高，企业的发展目标才能变得更加科学。

2.2 创新文书档案管理制度

要想提高企业文书档案工作开展的水平，就要不断加大对回复档案管理工作制度创新的重视度，充分借鉴国内外文书档案先进的管理经验和管理策略，不断提高文书档案管理制度的先进性、科学性和有效性，结合企业档案管理的实际情况，对文书档案管理制度进行调整。这样企业档案管理的制度才能发挥出更大的作用。在创新制度中应紧跟时代的发展步伐，取其精华并去其糟粕，对现有的管理制度进行改革创新，同时，确保文书档案管理制度和工作责任分配与工作单位领导体制能协调及适应，从而使质量监督体系得到不断完善，提高文书档案管理的效率和质量。

2.3 推动文书档案管理工作规范化

根据目前文书档案管理工作的需求，我们必须要确保管理环节的有效性、以及规范化。这个时候可以对档案相关的文件资料类型、处理文件时的程序的差别进行深入的了解，根据企业的内部情况，建立健全的文档管理系统。随着网络社会的不断发展与深入，档案电子信息化管理模式不断的发展，为了满足现阶段企业发展的要求，就必须采取规范化管理方式，对文书档案进行有效的管理。同时还要做好文件归档工作中的每一道程序，使文书管理与档案处理环节可以得到很好的协调，要让管理模式得到很好协调的发展，就必须要做好对文件的归档以及分类的工作。在文件管理的过程中，需要对案卷进行普查，并且删除一些没有用的文件，以免出现工作低效率的情况，使案卷得到高效率的整合以及应用，还需要对一些内容杂乱的资料进行规整，提高文件资料规整的利用效率，也提高了工作中检查与搜寻资料的效率。

2.4 提高文书档案管理工作人员的素质

文书档案管理对管理人员的能力具有很严格的要求，这种工作需要具备很强的实践与技术性。文书档案管理人员的专业素质是文书工作完成的关键，同时也是单位文书档案管理工作最直接的质量影响因素，因此，各单位应当重视文书档案管理工作的人才队伍建设，一方面要定期举办多层次的专业培训，帮助从业人员多了解相关的法律法规，注重档案管理人员多角度的提升。另一方面，要注意吸纳一些具备较高职业素养，以及政治信仰的专业化档案管理人员，单位招聘时一定要严把人才质量关。在当前信息化的时代背景下，还要将文书档案管理工作同计算机结合起来，提高工作人员管理电子档案的水平，创新工作理念，让文书档案管理人员能够积极学习信息化技术，打造复合型的高素质人才。

3 结束语

通过上述文章，我们可以知道现在我国文书档案仍旧存在着人员管理素质低下的情况，因此相关部门必须要对现有的管理制度进行优化，不断对文书档案进行创新，结合先进的科学技术提高其的管理技术，这样文书档案的使用率才能得到提升，企业的发展速度才能得到加快。在企业进行经济活动和决策过程中，文书档案管理发挥着非常重要的作用，因此档案管理人员要不断提高文书档案的真实性和质量，这样文书档案的价值才能得到提升。

参考文献

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