校史档案资源库建设与资源开发

摘 要

校史资源的来源有学校馆藏档案、异地档案复制、校史考证与采访、征集与捐赠等，在对多种来源的校史资源进行分类整理的基础上，建设校史资源数据库，将校史资源进行长期存储，供校史资源开发和利用。文章以系统论的基本理论进行校史研究，总结了四种主要的校史资源开发途径。

【关键词】校史资源 校史研究 资源数据库 元数据

学校历史记录了一代又一代教育工作者付出的艰辛努力和奋斗的光荣历程；记录了学校的起源创建、发展壮大、繁荣辉煌；传承办学思想和校园文化。学校历史是一部奋斗史，也是一部光荣史，是珍贵的精神财富，它对后人的教育和启迪作用是非常大的。众所周知，榜样的力量是无穷的，学校历史是我们身边的事件，离我们并不远，当人们从中感受到自豪，产生敬仰，那么也会激励人们为之奋斗，为之奉献。对于学校来说，建设校史资源库，进行校史研究、开发校史资源是校园文化建设基础，具有很重要的现实意义。

1 校史资源来源分析

通过研究，我们发现校史资源主要有三种存在形式：一是档案记载，保存于学校档案馆或者档案室中；二是散落于民间，保存在师生的家中或者其它地方；三是人们的记忆中，特别是学校发展中重大事件的当事人、经历者和知情者。通过分析，可能将校史资源的归纳为四种来源。

1.1 馆藏档案

有业内人士给档案和校史的关系做了概括，它们是一种因果关系，档案是校史和文化的载体，校史是档案的内涵；档案资源是校史最直接来源，是校史研究的基础和后盾。并不是所有的馆藏档案都能成为校史资源，根据校史研究的重点、方向和主题进行取舍。

《高等学校档案管理办法》第二条对学校档案进行了界定：“高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，拓展了学校档案的内涵，扩大了学校档案的管理范围。但是，档案的凭证性要求它必须是客观的真实记录，档案便是一个个独立的客观事件的记录，或者说更多的是记录的一种结果。所以，馆藏档案是校史资源的最主要的来源。

1.2 异地档案复制

对于一所历史悠久、经历许多变迁的学校来说，由于历史原因，有些珍贵档案可能留存于其它地方或者散落于民间，如解放前的湘雅老档案，有的保存于湖南省档案馆，有的保存于美国有关的档案馆；由于战乱变迁，有的些保存于贵阳、重庆和沅陵等地。这些珍贵资源的原件难以获得，可以通过复制的方式，将档案复制件带回学校，作为校史资源保存，并注明原件保存地。

1.3 校史考证与采访

校史资源还有一个很重要的来源是校史考证与采访，一方面对于年代久远的校史，档案记载不全的历史，可以通过考证与采访的方式来弥补；另一方面对于无形的档案，记载于当事人和知情者心中的故事，或者评价等，都能为校史的研究提供支撑。

有形载体的档案，记录着学校发展过程中的一个个重要事件，是一个个时间节点，或者是一种种事情结果，就像一颗颗璀璨的珍珠。依据校史资源，编撰校史，使事件之间有机结合，让珍珠串连起来，让它成为价值不匪的项链，发挥出最大的作用。校史考证和采访便是将无形的资源和有形的载体结合的过程。比如，国家领导人视察某所高校，大多数档案只记载事件本身，而这个事件对学校的影响的记载却是无形的，只能通过人们的口述的描述，从后来的发展数据来证实；再如抗战时期，湘雅医学院西迁贵阳，再迁重庆的历史，档案中只记载了具体的事件，但西迁的艰辛过程和展现出来的湘雅精神，只能通过采访和考证。《老湘雅故事》便是通过采访、考证、查档而编撰而成的校史研究成果。

1.4 征集和捐赠

档案征集和捐赠，弥补校史研究中史料不足的问题，可以征集对某一事件或者某一时期的口述材料；重大活动的珍贵声像、文字资料；重要事件的实物档案等。为了解决征集工作中的某些问题，同样可以征集复印件、复制品或者电子文件。

2 校史资源的整理

通过前面的分析研究，校史资源主要有四种来源，通过这四种途径收集来的校史资源，是进行校史研究、编撰校史的基础。如何管理好丰富的校史资源，为校史研究工作提供便利，也是现实中需要解决的问题。实际工作中，收集到的校史资源有纸质照片、录音资料、录像带、纸质书籍、纸质文稿、印章、实物、出版物、复印稿件、电子稿件等。

首要的处理便是分类管理，校史资源相对于档案来说，数量少，组卷装盒等都不必有太高的要求，主要目的是容易检索。分类也可以尽可能的简单明了，但对校史资源的著录信息，应该尽可能完善。按载体分类：声像类（将照片、录音录像等全部进行数字化处理，转换成容易识别电子文件）、书籍、文稿、实物、口述材料；按档案时期分类或者按学校发展阶段分；合并学校还可按校区分类。也可根据管理习惯进行分类。其次是整理组卷装盒，将多份文稿或者复制件按一定规律组卷或者装盒，便于纸质资源的上架管理，也便于查找；第三是对校史资源著录和数字化加工成电子文件，便于存储、检索和在线编研等

3 校史资源数据库

校史资源基本上是非结构化的数据，如文档、文本、XML、HTML、音频视频、照片、各类报表等。描述校史资源的元数据完全是结构化数据，可以用二维表结构来逻辑表达实现，也是我们通常所说的目錄数据。为节约建设成本，非结构化的文档可以直接采用文件形式存储，因此，校史资源库包括关系型二维数据库和文档数据库，通过在数据库中建立关系表，将二者REC_id、REC_add建立永久联系。

3.1 元数据分析

元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。抽象的说，元数据是关于数据的数据，或者是关于数据的结构化的数据。就校史资源来说，比如采访到的一篇口述稿件，对此稿件的背景和描述信息便是元数据，包括采访人、采访时间和地点、题名、主题、采访对象，甚至包括当天的天气等等。从校史资源的四种来源，可以分析出不同的元数据，为了便于管理和建设，我们采用同一元数据标准进行描述。如表1所示。endprint

3.2 数据库设计

这里所说的数据库，主要是指校史资源库的目录数据库，包含元数据信息表（著录校史资源的元数据信息），文档关系表（存储元数据与文档数据库的对应关系），用户表和系统表等，由于元数据及有关信息是二维数据，可以采用关系型数据库来实现。根据实际需要计有关的字段。如表2所示。

3.3 电子文件存储

數据存储通过数据库实现，校史资源的主要数据是电子文件，电子文件必须以文件形式存储于服务器中。实现过程：

（1）建立FTP服务器，设置帐号和存储路径；

（2）在系统中，建立校史资源数据表；

（3）对文件进行信息著录时，数据库中生成一条记录，同时生成唯一的ID号（Rec_id）；

（4）在通过系统上传原文时，电子文件从FTP服务器上传至设定存储目录中，程序记录下文件目录的ID号（Rec_id），文件名（File_name），上传后的文件名（File_name_server），文件类型（File_type），文件大小（File_len），文件存放路径（File_path）等信息；

（5）在通过目录检索时，系统通过门类表和原文关系表中的Rec_id信息实现关联。

4 校史资源开发

校史资源库的建设，目的是为了校史资源开发。校史资源开发是将若干个珍珠串联起来制造成项链等产品的过程，为了主动将学校历史信息呈现出来，供人们阅读和浏览，达到宣传和教育的目的。校史资源收集和建库，仅仅是量变，而校史研究和资源开发则是一个质变的过程。

4.1 校史研究方法

校史研究是一项复杂的系统工程，所以系统科学理论的方法特别适合于校史研究。系统论认为，整体性、关联性、等级结构性、动态平衡性、时序性等是所有系统的共同的基本特征，核心思想是系统的整体观念，基本方法是把研究对象看作一个系统，分析它的结构与功能，研究系统、要素、环境三者的相互关系和变化规律。我们可以将整个校史看作是一个整体，分析整体中包括哪些局部，如学科、院系，甚至在局部下面还可以细化成分部。或者是将院系、学科看作是整体，分析学科各个方面。如中南大学科荣誉史，是从学科春秋、学科荣誉、学科队伍、学科人物、外界评价等多个方面进行研究，由多个学科荣誉史，构建成中南大学学科荣誉史。分部-局部-整体的系统论研究思路，为校史研究方法提供了理论基础。

4.2 校史资源开发

主动提供校史研究信息，是校史资源开发的目的。校史资源开发包括校史资源的研究、编辑、展示等。通过对校史资源的收集、筛选，按照一定的方法和思路深入研究，将无序的材料经过编辑、整理加工成便于利用的信息，研究是基础，编辑是目的，编辑的目的是为了体现研究的最终成果。校史资源开发有以下几种途径：

4.2.1 建设校史馆

通过历史图片、文字、视频、实物、数据、图表等生动的展示学校发展历程，展现学校的办学理念和精神文化，配合专门人员解说，给人们带来的直观的感觉和心灵的震撼，激发师生的爱国爱校情感，是爱国主义教育基地，是凝聚校园文化的载体。

4.2.2 建设网上展厅

除了实体校史馆以外，还可以利用多媒体技术建设网上展厅，通过网络传播的网上展厅的特点：全球性、交互性、多媒体、超文本链接方式。网上展厅传播可以覆盖全球，可以实现与浏览者的交互，多媒体技术可以全方位展示，超文本链接使资源展示比较灵活而且层次感很强。网上展厅跨越时间和空间，方便师生和社会了解校史。

4.2.3 对在校生的校史教育

很多学校把校史教育作为新生的必修课，邀请知名校友、专家或者亲历过学校历史事件的人来讲述在学校的经历、过程和感受，鼓励在校学生爱国爱校，努力学习。如武汉大学、四川大学、中国农大等都开设了校史选修课。另外，如中南大学组建学生校史讲解团，讲解团在校史馆负责接待讲解校史，开展有关校史的活动等。从反馈情况来看，校史选修课的选课情况很好，学生校史讲解团热情高涨。说明学生对校史知识的渴求和了解校史的愿望非常强烈。

4.2.4 校园文化建设

校园环境就是校园文化最广泛的载体，校园内的各级文物、古老建筑及景观设施都具备文化内涵和学校精神，建筑配置相应的标识和文字说明，使学生随时对校史认知，对精神和文化产生认同感。除此之外，还可以编辑专题展览，校史刊物，校史故事等，可以发布于网站、公开出版、内部参考等。

参考文献

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作者简介

尹艳梅（1973-），女，河北省秦皇岛市人。湖南广播电视台湖南国际会展中心行政部副主任，副研究馆员。毕业于湖南大学，本科，工学学士。研究方向为档案资源管理与开发利用、数据与图像处理技术研究、广播电视会展文化研究等。

作者单位

湖南国际会展中心 湖南省长沙市 410003endprint