探析提高质量管理体系内部审核有效性的方法

武青芬　张钰　欧阳松　任跃进

摘要：质量管理体系内部审核是评价质量管理体系符合性和有效性的一种重要手段，它能够识别管理体系的薄弱环节和潜在的改进机会，因此优化内部审核活动、提高内部审核的有效性对于组织保持、完善、改进管理体系至关重要。本文介绍了本所近几年内部审核从部门审核到部门和过程相结合审核，从按标准条款逐个审核到过程方法审核的历程和提高内审员审核能力的有效做法，并以“设计和开发过程”为例，介绍了过程方法的审核。通过近几年对审核路线和方法的改进，提高了内部审核的有效性，促进了质量管理体系运行的有效性、适宜性、充分性。

关键词：部门审核；过程审核；过程方法；质量管理体系内部审核；有效性

0引言

ISO 9000组质量管理体系标准是一套系统、科学、严密的质量管理的方法，它吸纳了当今世界上最先进的质量管理理念。质量管理体系之所以不同于传统管理模式，一个重大的创新点就在于提出了面向过程控制、螺旋上升的持续改进模式，并按照过程方法（P：策划、D：实施、C：检查、A：改进）方法对这个模式的各个环节提出了具体的要求。而一个组织质量管理体系运行是否有效，必须通过内部审核来不断地测量和评价。能够有效地实行内部审核，对提高质量管理体系的适宜性、充分性和有效性有着十分关键的影响。

1过程方法和过程方法审核介绍

过程方法（PDCA）：为了产品期望的结果，由过程组成的系统在组织内的应用，连同这些过程的识别和相互作用，以及这些过程的管理。

过程方法的优点是对过程系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。（参见G_lB9001B-2009的0.2）

过程方法审核是采用过程方法的思想实施审核。这种方式可以较快地发现组织过程极其活动中存在的薄弱环节，以及它们之间接口存在问题。

组织在建立、实施、保持和改进质量管理体系并持续改进其有效性时，应符合GJB9001B-2009中4.1的a）-f）条要求，这六条要求充分体现了过程方法，將质量管理体系作为完整的过程实施闭环管理。

对质量管理体系过程的评价体现了PDCA的应用，GJB9001B-2009的C.8.1中提出“评价质量管理体系时，应当对每一个被评价的过程提出如下四个基本问题：a）过程是否已被识别并适当规定？b）职责是否已被分配？c）程序是否得到实施和保持？d）在实现所要求的结果方面，过程是否有效？”

基于以上，组织采用过程方法审核无疑更具有系统性和逻辑性，更易于对组织的质量管理体系运行给出正确的评价。过程方法审核是目前最科学的审核方式。

2本所质量管理体系内部审核方式实践

2.1采取部门审核的路线，按标准条款审核的方式

以往的质量管理体系审核，采取部门审核的审核路线，在内部审核半个月前确定审核的准则、范围、日期、地点，按照各部门的质量职责分配标准条款，按照内审员的工作资历和专业背景分配内审员，编制形成内部审核实施计划，报管理者代表批准后下发至各部门和内审员。现场审核时由内审员随机抽样，按照标准条款审核部门在各相关过程中履行的职责，形成的文件和记录等。审核结束后编制审核报告、整改工作要求，要求各单位按期整改和举一反三。

这种审核方法的优点是效率高，容易发现单个部门在质量管理体系运行中存在的问题，可以使一个不成熟的管理体系逐步得到完善。随着质量管理体系运行的逐步完善和成熟，从审核小组上报的审核结果信息分析看，发现的问题逐年减少，审核发现的深层次问题越来越少，基本停留在文件未签署、签署日期不对等。

这种审核方式无法对某一型号产品实现的全过程进行审核，难以发现产品实现各过程间的缺陷，难以发现质量管理体系运行深层次的问题，也不能得到及时改进。这种内审工作仅是按照标准条款对质量管理体系的符合性做出评价，而无法识别、确定和评价质量管理体系诸过程，难以按照GJB9001B-2009中C.8.1的要求，对质量管理体系的有效性、充分性和适宜性作出客观、公正和全面的评价，致使内审工作年复一年例行公事地开展，未达到对管理体系识别改进机会、实施持续改进的目的，形成大于内容，有效性大大降低。

2.2采取部门审核和过程审核相结合的路线，过程方法审核的方式

从2013年开始，本所尝试利用部门审核和过程审核相结合的路线、以过程方法的思想策划并实施质量管理体系内审。

在编制审核计划时，注意对受审核部门的合理安排，保持每个过程审核的完整性，依据各部门的质量职责、结合科研生产任务，将产品总体部门、专业研究室和对应的生产部门放在一个审核小组，商定受审核的型号，安排同一组内审员在一个时间段内对3个部门集中审核，对产品实现的全过程（顾客要求的识别、合同评审、设计和开发、外包、生产和服务、质量检验、不合格品控制、过程的监视和测量、产品质量评审等）实施审核。在编制内审检查单时，按照PDCA的思想安排各个过程的审核内容；在现场审核时，除了关注各个过程内的活动对标准的符合性外，还要关注各个过程间接口、下一过程对上一过程要求的落实情况等。

这种审核方式的优点是能够打破部门间的隔阂，不仅关注了每个职能单元“份内”的执行情况，更关注了过程的系统性，比较容易发现过程接口间的缺陷和系统性问题，有利于识别持续改进的过程和机会，从而通过审核达到持续改进质量管理体系的目的：同时内审员提问的对象是与过程相关的活动本身而不是标准条款，使得审核方法容易为受审核部门所理解。

下面就以过程方法的思想审核“设计和开发过程（7-3）”进行举例，详见表1：设计和开发评审、验证和确认的区别详见图1。

3本所内审员队伍建设工作实践

以过程方法的思想实施质量管理体系内审，对于内审员除了质量管理体系审核标准中提出的一般要求外，还应具有两项基本技能：

①熟悉组织对质量管理体系过程的规定，掌握以过程方法审核的方法：

②熟悉组织各大过程的业务，特别是产品实现过程的各项业务。所以要尽量选择工作资历较长、现场审核经验丰富、有多种专业背景的人员担任内审小组负责人，必要时安排相关专业的技术专家参与审核。

近几年本所重视内审员队伍建设，主要开展了以下两个方面的工作：

3.1注重培养内审员的素养，不断提升审核能力

在选择内审员时，注重对本所专业主任设计师以上科研生产经验丰富的骨干力量的引进。在内部审核中，采取“老带新”的方式，安排经验丰富的内审员担任审核小组负责人，新上岗内审员担任审核组成员，快速帮助新上岗内审员熟悉审核流程，掌握现场审核方法和技巧，增加现场审核的经历：每次现场审核结束后组织开展审核组的沟通交流，通过对审核发现的讨论、问题的对标以及后期不符合项报告的编制，提高内审员识别问题的能力、强化对标准要求的学习和理解：安排优秀内审员参加二方和三方审核的全程迎检陪同，学习专家审核技术和先进的管理经验。通过多种方式和渠道加强对内审员的培养，不断提升审核能力。

3.2注重内审员骨干力量的培养

由于本所内审员均为兼职内审员，为进一步加强内审员对标准要求的理解、提高现场审核能力，培养骨干力量，外请高级审核员来所开展内审员提高班培训，搭建现场模拟审核平台，由培训教师对以过程方法的思想实施审核的方法，从内审检查单的编制、现场审核的要点和关注点、不符合项事实的表述和对标等方面进行了“手把手”的指导。参加培训内审员受益匪浅，不仅再次加深了对标准知识的理解，提高了现场审核能力：同时掌握了以过程方法实施审核的要领，为后续本所更好地以过程方法开展内审工作提供了保障。

4结束语

经过几年来对内审方式的探索和实践，强化内审员队伍建设和能力提升，采用专业人员与内审员相结合的方法，部门审核和过程审核相结合、以过程方法的思想实施内部审核，不断发现了本所质量管理体系运行中薄弱环节和改进机会，质量管理体系运行改进日益成熟稳定，为科研生产任务圆满完成提供了可靠保证：培养了一批能力较强的内审员队伍，有效支撑了本所中长期质量目标的实现。endprint