如何做好EPC总承包项目中的采购管理

李靖

摘 要 本文介绍了影响EPC项目采购成本的主要因素，以及降低采购成本的主要方法。

关键词 材料采购成本 EPC 重要方法

一、概述

一般来说，采购成本指的是狭义的采购成本。它是通过采购而引起的成本，其中不仅包括采购活动的成本费用，还有因采购带来的库存维持成本及因采购不及时而带来的缺料成本。EPC项目采购成本下降不仅仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加，以及企业之间竞争力的增强。加强材料采购成本的管理和内部控制，完善材料采購管理制度，将会给企业带来良好的经济效益。[1]

二、影响材料采购成本的主要因素

（一）采购计划

制定采购计划的目的是根据企业的需求、合同的要求和设计的请求等制定采购清单和采购进度表。一般来讲，EPC总承包企业的经营有一部分是从采购过程中获得利润，然而如何获得足够的数量而又不浪费资金是采购计划的重点。目前，很多企业的采购计划都是在企业与业主签订工程总承包合同后，采购经理根据合同附件中的供货设备及材料清单并参考合同中的合同工期和横道图来编制采购计划，编制完毕后上报给项目经理就完成了采购计划。然而，笔者认为这样的采购计划比较笼统，不够完善，因此作为采购经理，要及时编制新的采购计划，以适应项目的动态变化。也就是说，采购计划要根据项目的进度调整，时刻修订采购计划的目的是控制采购成本。

（二）请购单的提交

采购经理负责接收正式的采购请求，然后下发给各个采购工程师。采购请求的内容包括所需物资的质量与数量，交货日期，设计编制人、审核人等。其中，采购请购单的接收时间也会影响采购成本。譬如，一个EPC总承包项目的合同工期是合同签订后18个月，若材料请购单的提交日期为合同签订后的16个月的话，即使采购工程师从采购经理处接到请购单后，以最快的速度寻求合格供应商开始招标或询比价采购，仍然无法保证材料及时供货到现场，满足现场施工的需求。原因是不锈钢管的生产周期一般为2个月，要从市场上寻找现货比较困难。而且为了满足现场工期，送货途径只能采用空运或铁路运输，这些都无疑增加了采购成本。

（三）供应商成本

相信很多采购员都知道影响采购价格最根本、最直接的因素是供应商成本。采购价格与供应商成本之差即供应商的利润。尽管经过双方谈判后供应商大幅度降价，供应商的报价最终低于材料成本。然而，采购成本是降低了，可采购质量却无法保证。因此，身为一个采购工程师，应切记要在保证供货质量的前提下与供应商进行谈判，既要保证供货质量，又要以较低价格采购货物。

（四）材料规格

作为一家总承包企业，会遇到大大小小不同的项目。有些项目的设计大同小异，采购产品的品种和规格要求较简单；有些项目的设计要求很高，对采购产品的规格要求较复杂，采购价格就越高。因此，价格的高低与采购材料的品质和规格有很大的关系。

（五）付款方式

如何付款也会间接地影响到材料的采购成本。若现金支付材料的合同价格，则会比用商业承兑汇票和银行承兑汇票支付材料的合同总价格低2%～4%。

（六）交货条件

交货条件是影响采购价格非常重要的因素。交货条件主要包括货物完成情况和运输方式构成。如果工期紧张，现场急需货物，则供应商就会以最快的速度将货物生产完成，如通过空运到达现场，那样的话采购成本自然会上涨；反之，则会节约成本，降低价格。

（七）采购时机

由于材料价格波动不定，采购工程师应为所负责的采购项目制定相应的采购计划。当采购方预计市场后期价格会上涨时，就会采取提前采购的措施，以避免涨价造成的损失。

（八）订货数量

由于不同专业的设计人员提交材料请购单的时间不统一，若在同一时间段将几个专业的请购单中同种规格和材质材料放到一起进行采购，不仅供应商会给予相应的价格折扣，还节省了不少运费。

（九）产品信息

能否及时得到供应市场的有关信息，采购工程师则发挥着至关重要的作用。这些信息应该用来制定供货商评估的标准。标准来源于公司对市场的价格定位，也就是公司的战略基础。这将指导我们思考如何要求供应商，以便更好地满足客户的需求。这一切都是相互联系的。[2]

以上的这些因素，或多或少都会直接或者间接地影响材料采购成本的价格。作为采购人员，其最终目的是以最低的价格及时采购到质量合格的原材料，满足企业的需求。因此，如何降低材料采购成本，成为在采购过程中必须思考的主要问题。

三、降低采购成本的主要方法

（一）实行战略成本管理

以前的采购管理只是过多地强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解。只有这样，才能在价格谈判中占主导地位。我们可以通过参观供应商的设施或参观供应商的公司规模，观察并适当提问以获得更多不同的数据。有时候为了后期的合作，可以要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估算供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可采取一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一同寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低材料的采购成本。这种谈判要始终坚持争取双赢的局面，要与供应商建立长期的合作关系，就不能在竞争性谈判中把供应商逼到赔钱的地步，以免造成后期合作不愉快。

（二）分析供应商价格

一个EPC总包项目，所需的工程材料多达上千种甚至上万种，要对每种材料做好供应商价格组成分析是不可能的。经济学中有种ABC分析方法，指的是对数量上仅占10%，而其价值却占总采购成本的70%的A类存货进行分析。采购工程师要想知道供应商的实际成本结构并不容易，通常可从供应价格影响因素入手。譬如根据利润表、盈亏平衡分析法、曲线法等来确定供应商的价格组成。endprint

（三）运用管理会计方法

产品的目标成本确定后，与公司目前的相关产品成本比较，来确定成本差距。设计小组根据所得到的数据运用价值工程、质量功能分析等方法来寻求满足要求的产品与工艺设计方案，把这一差距缩小。既能满足顾客的要求，又能支持价值工程的设计过程，以此达到降低成本的目的。[3]

（四）邀请招标

对于大宗材料采购，实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到最低价格。此外，对于同一种材料，应多找几家长期合作的供应商，通过对不同供应商的报价来比较使其相互牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

（五）选择供应商

选择信誉好的供应商并与其签订长期合同来降低采购成本。与诚实、守信的供应商合作不仅能保证供货质量和及时供货，最主要的是可以得到价格折扣，特别是签订长期合同后，会得到更大的优惠。

（六）应用采购技巧和战略

灵活地运用采购谈判技巧来降低价格，是采购过程中常用的一种方法。首先要掌握好采购谈判要领；做好采购谈判计划，主要从学习、了解、分析与策略等方面入手；注意谈判的发问和倾听技巧；巧妙地运用谈判的时机；充分利用成本分析法，以便在谈判过程中取得合理的价格。

（七）利用资金的时间价值

对于经常性、需求量大的材料，采用经济批量和经济订货点来确定。这样有助于公司在采购时树立成本效率观念，重视资金的时间价值，合理安排采购计划，减少不必要的资金占用。

四、结语

在采购过程中，任何可以节省费用的方法都值得考虑，但其必须是合情、合理，更是合法的。所以，我们要与供应商建立长期合作关系，遵循及时付款、降低材料采购成本的原则，追求利润最大化，以最小的成本获得最大的经济效益。

（作者单位为中国昆仑工程有限公司）

参考文献

[1] 柴一兵.采购部成本控制与供应商管理手册[M].吉林科学技术出版社，2014.

[2] 刘宝红.采购与供应链管理：一个实践者的角度[M].机械工业出版社，2012.

[3] 项叶生，聂蕊，郭凡.采购管理的100种最实用方法[M].中國经济出版社，2014.

[4] 周云.采购成本控制与供应商管理[M].机械工业出版社，2016.endprint