人事档案管理的特点及改进措施

雷明秋

人事档案是人事管理的一項重要工作，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

新时期人事档案管理特点

人事档案管理具有较强的社会性。随着市场经济体制的建立和发展，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动。新型的人事管理制度，如人事代理制应运而生，人事管理成为一种社会化的活动。作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只负责收集、管理本单位人事档案。市场经济条件下建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其服务对象包括该社区范围内所有流动人员，为其提供人事档案管理服务，因而更具有社会性。

人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构管理对象和服务对象的社会性，决定了档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供往往由各单位人事机构行使，由于人事档案来源单一，仅限于本单位人员，内容也相对简单。社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，来自该社区范围内各类人员，加上每类人员身份不同，集中起来显得更复杂，其档案内容也显得各具特色。

利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展、社会的进步需要不断引进各类人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都会涉及到人事档案问题。利用者类型、使用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不再局限于单位组织部门使用，而是延伸到许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，这样就呈现出需求的多样性。

加强人事档案管理的措施

加大宣传培训力度，重视人事档案管理工作。领导干部要重视档案管理工作。要对档案管理人员进行专业、系统培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》《保密法》《人事档案管理工作细则》《档案工作条例》《任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作，并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。

建立健全科学合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中必须建立更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确、装订整齐；在传递或转移档案过程中要做到按章办事，确保档案材料安全；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。

提高人事档案管理人员的素质。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，必须加强学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员。档案管理工作的熟练源自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。

结语

人事档案一直都是人的学习、工作、生活轨迹的体现，应该受到整个社会的重视，当然就少不了科学的人事档案管理手段、安全的档案管理设备以及便捷的档案管理流程。关于人事档案管理的改善工作还需要走很长很长一段路，这不但是档案管理部门需要考虑的问题，也是整个社会需要深思的问题。