如何做一名合格的施工企业办公室人员

卢晗

摘 要：近年来，随着建筑市场的快速发展，施工企业的竞争日趋激烈，拼实力，比技术，看信誉，听口碑，赛服务，面对如此形势，施工企业的办公室工作将面临新挑战，如何发挥好办公室的窗口的作用，是每名办公室工作人员必须认真思考的问题。在此本人结合工作经历谈点肤浅认识，不妥之处敬请指正。

关键词：定位；角色；素质；服务能力

人是生产力中最活跃的因素，要充分发挥企业一个部门的作用，其部门人员自然是关键。对于一个基层的施工企业而言，办公室工作人员必须明确定位，认知自己的角色，要转变观念，增强服务意识，同时提升素质，增强服务能力，最终落实到行动：全心全意做好服务。

明确定位，认知角色

办公室是公司综合性的管理部门，是信息窗口，负责准确及时地上情下达、下情上报；是交流的窗口，负责内外沟通、协调、会务、接待等工作；是管理的窗口，组织编审和贯彻落实公司各项管理制度，承办、协办或督办经理层交给的任务，协助领导进行决策管理，推动公司工作全局，实现既定经济目标。办公室工作人员就是守在这些窗口的“服务员”，服务对象多，有公司领导、有项目客户、有职工群众、有外来造访者等等。

转变观念，增强服务意识

办公室工作涉及面广、事务繁杂、工作琐碎，还常有加班耽误休息。为此，要发挥好办公室的窗口作用，部门每名成员必须强化服务意识，发揮能动作用，具备奉献精神。虽然办公室人员为许多工作付出了很多劳动，却又不为外人所知。

比如：一次大型会议的前期筹备、会中服务、会后整理资料、及时准确传递会议精神；一项紧急事务的快速应对处理；一份文稿的反复斟酌修改校对或一大摞资料用印前的细致复核；一次商务接待的策划安排，迎送之间的细节服务……等等，这些看似简单的事，如果工作不到位、不尽心，将会出现各种差错，如：办会中文字资料有错漏、设备出故障、信息传递失真、误导工作；重要紧急事务处理不当，会引发事端、激化矛盾；接待中服务脱节断链、怠慢客人，会损害企业形象，减少企业客户；用印不当会损害企业利益……，但如果把它们做得顺利无差错，达到与之相关的工作目标，取得良好的效果，办公室人员定会有成就感。

提升素质，增强服务能力

办公室的窗口作用发挥得好与坏，与办公室人员的素质、能力直接相关。在办公室这个“窗口”工作的人员，一要注重自身素养，有良好的职业道德。加强个人修养，时刻注意自己的言谈举止，坚持严谨的工作态度要和务实的工作作风。办公室因业务分工，在一定范围内具有一些职权，办公室人员必须坚持原则、实事求是、心存敬畏、廉洁自律，做到管好手；办公室掌握各种信息快，信息较集中，对不能公开或没经审批待发布的信息要严格保密，做到管好嘴；随时保持工作热情，办事雷厉风行，不拖拉疲沓，事前有计划，事后有回复，做到尽好责。二要加强学习，提升业务能力。由于施工企业条件比较艰苦，引进办公室系统专业人员较难，大多数办公室人员都是“半路出家”，学习掌握本行业和本专业方面的业务知识显得非常必要和重要。比如：文秘人员必须打好理论基础，练好文字功底，掌握公文种类、格式、行文规则，熟知公文流转程序等，同时广涉政治、经济、文化、法律、建筑业等知识；会议管理员必须学会会场布置、熟练操作会场各种传输电子设备等；接待人员必须全面学习和灵活运用现代商务礼仪，同时学习牢记上级关于接待标准的相关规定；法律干事要全面学习和掌握国家法律、法规，多进行政策研读，能作案例分析和起草法律文书……不论在办公室哪一个岗位，办公室人员不仅要立足岗位加强学习，学以致用，还要与时俱进，创新思维，接受新观念，学习新方法，提升服务能力，改善服务质量。

全心全意，做好服务

要发挥好办公室的“信息窗口”、“交流窗口”、“管理窗口”作用，办公室人员必须立足“窗口”全心全意服好务。一是做好办公室日常基础工作，规范办文，认真办会，用心办事，准确传递信息，加强内外沟通协调和交流，把好印章证照使用关口，做好法律风险防范等，确保企业机关正常运转。时刻关注基层动态，广泛收集各方信息，全面掌握公司的整体情况，认真进行总结归纳，为领导决策管理提供真实有用的信息。把握公司各个时期的工作重点，切实为企业中心工作服务。二是为生产项目服好务，施工企业要做大做强做优，项目是支撑，配合项目抓好生产建设，才能创造更好的经济效益，在企业对项目的实施规范化、制度化和科学化管理的同时，办公室人员对项目的服务必须跟上，不能出现因办公室服务不到位而使项目的工作难做、事难办。特别是市外项目，前往公司本部办事，路途遥远，来去匆忙，可能他们到达公司时已临近下班，有时应急还可能在下班或周末到公司办事，办公室人员要多体谅，应及时予以办理，需要其他部门联办的要及时衔接，对资料准备不充分的，要协助其完善。在不违背原则、不损害公司利益的前提下尽可能为项目办事提供畅通渠道。

结语

总之，办公室人员要干一行、爱一行、专一行，尽心尽力地做好部门每一项工作，确保办公室的窗口作用充分发挥。在职场大世界里企业办公室只是个小小的窗口，但又是个大大的舞台，表演的“节目”一般不经“彩排”就“直播”，所以每一名办公室人员必须演好自己的“角色”。

【参考文献】

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[3]高军英.如何做好施工企业办公室工作[J].中外企业家，2014，（17）：119.