“智慧检务”背景下基层检察院检察档案开发利用现状分析——以A院为例

张瑞霄

天津市河东区人民检察院，天津 300171

一、“智慧检务”背景下基层检察院检察档案资源开发利用的现状

(一)诉讼档案加工利用程序逐年规范

在单位领导的重视下，在上级检察机关及当地档案局的指导下，结合单位实际情况，A院近年来建立了一系列检察档案加工利用制度，例如诉讼文书材料立卷归档细则、诉讼档案管理办法、档案借阅管理制度和档案保密制度等，对于诉讼档案的加工利用程序进行制度规范。

(二)检察档案信息化建设初见成效

档案信息化建设初见成效，形成了纸质档案与数字化档案的双套管理。A院目前已基本完成检察档案存量档案数字化工作，建立了专门的诉讼档案管理数据库，开发了档案信息化管理平台，并将存储档案数字化信息的专用服务器接入院内局域网，实现了档案室与各业务部门档案数字化资源的共享。

二、“智慧检务”背景下基层检察院检察档案资源开发利用存在的问题

(一)档案基础管理工作不完善

检察档案管理包括档案的基础管理与开发利用工作。其中，基础工作包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管和档案编目与检索。档案的基础工作是开发利用的前提。目前仍存在少量案卷不能够按期移交、档案移交不完整的情况，此外，由于部分科室内勤不固定、档案归还意识薄弱等原因，还存在档案借出不及时归还的现象，这些都不利于档案的开发利用。

(二)检察档案开发利用方面的制度法规不健全

随着信息技术的发展，电子文件应运而生。由于电子文件具有操作简单、便于管理、检索快捷、浏览不受时间地点限制等优点，在检察工作中应用的越来越广泛。目前高检院仅在2011年颁发的《关于进一步加强和改进全国检察机关档案工作的意见》的意见中提到“通过扫描库存档案和接受电子文件的方式形成数字档案”“加强电子档案移交与接收平台建设”，但就电子文件的归档范围、电子文件归档后的管理模式、存储介质、安全技术标准、电子档案移交和接收平台建设标准等都没有明确的标准规定[1]。电子文件目前在基层检察院诉讼文书档案中的占比越来越大，电子文件管理方面的制度缺乏势必影响诉讼档案整体的开发利用。

目前现有的人民检察院检察档案管理办法仅给基层档案工作指明了整体方向，但就诉讼档案具体开发利用的范围和限度并无规定，由于检察档案的封闭性和保密性，检察档案具体开发利用程度受到限制。

(三)缺乏统一的信息化管理标准和信息化管理平台，信息化程度有待进一步加深

目前对于档案信息化方面没有专门的指导方案及指导意见，一是缺乏统一的检察档案信息化管理标准，各个基层院之间的档案信息化管理形式五花八门。由于缺乏人手、专业技术及专业设备，各院档案数字化扫描工作往往以外包形式进行，外包公司缺乏实际的检察档案管理经验，其扫描后的结果往往并不完全贴合诉讼档案利用的实际，影响档案检索的查全率与查准率。

二是缺乏统一的嵌入式档案信息化管理平台。目前检察机关统一业务应用系统中并没有数字化档案一栏，现有的“电子卷宗”一栏仅针对重要的诉讼文书材料，并非全部。办案人员如有借阅诉讼档案需求，需要重新登录单位自建的数字化档案管理平台，影响借阅效率。

三是因各部门信息共享程度低而形成“信息孤岛”，检察诉讼档案信息化过程中存在重复劳动。检察诉讼档案中包括来自公安、法院的部分文书材料，这部分材料在公安、法院时已经经过数字化扫描，进入检察院后，案件管理中心需要对来自公安的文书材料进行扫描，检察院内部的业务部门对自身产生的重要文书材料，比如问询笔录等进行数字化扫描。在形成检察诉讼档案后，档案室需要对诉讼档案进行归档扫描。由于缺乏各单位之间以及单位内部各部门之间的信息共享，在档案室最终形成的数字化档案中，部分材料已经经过二次、甚至三次的重复扫描，由于扫描工作数量庞大，需要耗费的时间成本、人力成本较高，信息共享程度低将导致人力、物力的严重浪费。

(四)检察档案开发利用形式单一

档案的开发利用是档案管理的落脚点。目前，检察档案开发利用的整体状况还停留在“你查我调”的被动服务层面，满足干警提出的借阅需求是目前检察档案最主要的利用形式。在档案编研方面，利用检察档案编研而成的《年鉴》等材料形式单一，缺乏深入挖掘分析形成的有深度、有思想性的专题材料。此外，对于实物、照片等载体的档案利用较低。

三、“智慧检务”背景下提高基层检察院诉讼档案资源开发利用水平的措施

(一)加强检察档案的收集整理等基础性工作

检察诉讼档案的收集整理等基础性工作是开发利用工作的前提，必须保证诉讼档案收集整理工作的及时、完整、有序。一是规范流程管理，建立档案催还制度，对于借阅到期的诉讼档案进行催还，保证借出档案及时归还。二是可结合实际情况将各部门立卷归档的状况纳入绩效考核，增强办案人员、立卷人员的档案管理意识，提高立卷归档质量。

(二)建立健全检察档案开发利用方面的制度法规

根据诉讼文书材料发展现状及单位实际情况，建立健全检察档案开发利用方面的制度法规，做到有法可依、有章可循。一是建立电子文件管理制度规范，指明电子文件的归档范围、电子文件归档后的管理模式、电子文件的存储介质、安全技术标准以及电子档案移交和接收平台建设标准，并根据实际发展状况不断对制度规范进行更新。二是就诉讼档案具体开发利用的范围和限度进行规定，在保证诉讼档案保密性、安全性的前提下进行档案的开发利用。

(三)加强检察档案的信息化建设

加强检察档案的信息化建设，实现档案工作现代化。一是制定统一的信息化管理标准，对诉讼档案的分类规则、组织方式、标引著录原则进行规范，实现检察档案信息化管理的标准化。二是自上而下建立跨单位、跨部门的诉讼档案信息化管理平台。将档案信息化管理系统整合入检察业务管理系统，统一管理，使档案借阅方便快捷；建立公安局、检察院和法院的档案信息资源共享平台，在移交纸质案卷的同时进行电子文件的移交，按照纸质文件“谁产生谁扫描”的原则，避免各单位档案数字化过程的重复，提高档案数字化加工的效率。三是提高信息安全保护标准，加强档案信息化建设过程中的安全保密措施，采取先进的安全保障技术方法，实现档案信息化过程中的安全管理。

(四)树立主动服务、超前服务的理念和意识，多维度的进行检察诉讼档案的开发利用

深入研究发掘检察诉讼档案中的内容，根据各部门档案借阅的需求以及各部门的职能，扩展诉讼档案利用的广度和深度。一是与政治处合作，利用检察档案展现检察文化。主动提供能够展现本单位历史风貌、典型特色的档案，对图片文字类的档案材料进行编研建设检察文化墙，对珍贵的实物档案、声像档案、历史照片等进行档案展览，将本院历史通过档案实物栩栩如生的展现出来。此外，还可以对老检察官的办案手记、已解密的优秀诉讼文书档案进行展览，增强检察工作者的职业认同感、荣誉感和责任感。二是可以与研究室合作，对诉讼档案中的典型案例进行深入挖掘，对于诉讼档案形成的大数据进行总结分析，为司法办案、普法宣传以及社会治理提供案例材料支撑。三是可以利用检察档案制作展现检察事业发展以及检察工作成就的专题片[2]，丰富检察机关的宣传内容，提高检察机关的公信力。