浅议公平原则在民生档案管理工作中的最大化

丁秀莹

摘 要：人人生而平等，现阶段公平原则在政治、经济、法律、文化教育等社会领域中广泛认同和施行。反对特权、崇向民主平等是社会进步的充分体现，而档案公平亦是社会公平的重要体现之一，是现代高效民主化政治的需求，更是我国现阶段当下社会发展中关注民生、保障民生、服务民生的民生工作要求。我们首先要从思想上认知档案工作中“民生档案”的凸显正是社会对民众认知“民生档案”和其工作效用及最大化公平共享利用档案的有效导向。要确保民生档案工作专项管理经费到位，加大经济投入，解决具体管理工作中的经济支持。同时，亟待加强民生档案管理领域中的宏观调控和具体实务工作管理。此外，民生大众主动对民生档案进行极大范围的利用也是极为重要的，是检验我们档案民生工作服务于民的最终目的，也是民众公平共享民生档案的重要指标。

关键词：公平原则；档案公平；民生档案

国家档案局于2007年底印发的《关于加强民生档案工作的意见》中提出“民生档案”的概念，10多年以来，“民生档案”备受社会关注。民生档案概念备受档案届学者的关注和争议，其一致认为民生档案有着丰富的内涵和宽泛的外延，是涉民工作领域中形成的与民生利益密切相关的档案材料的集合。在社会发展的历史进程中，民生档案理论认知逐步丰富，多数学者认为，我国现阶段民生档案理论还处于发展的初级阶段。民生档案是指涉及社会大众在丰富的社会经济政治文化等方面的各种民生领域实践活动中产生形成的各种信息记录的汇集，包括各级国家机关、企事业单位、社会组织团体（含私人民营组织等）以及个人形成的，且与社会民生的衣食住行等密切相关的包括生产（劳动就业）、生活（房屋居住、医疗卫生）、教育、社会管理保障等各民生工作领域中形成的档案材料。民生档案工作的推动与发展，是社会发展中公平原则的生动体现，是实现民众享有档案公平的具体体现。这既是当下社会发展的要求，也是民众享有档案公平公正公开权利的需求。从现阶段档案管理工作的实际来看，要想趋向于或者真正做到民生档案管理工作中的公平原则，我们可以从以下几个方面努力，逐步实现公平原则在民生档案管理工作中的最大化。

观念认知上转变，用正确理念保证民生档案中公平原则的工作方向及其最大化

档案具有为政治服务、为党政服务、优先为自我管理部门服务等特点，档案为民生服务是档案管理发展进程中的时代召唤，凸现的是一种工作方向、服务方向，民生档案不是剥离档案的独立门类集合。档案公平，是一种工作服务新理念，服务于社会，服务于民生大众。民生档案涉及的范围非常广泛，业务部门繁多，各个部门负责各行业部门的业务办理，存在绝对责任划分和行使业务标准判断，从某种意义上来说是隔行如隔山，各涉及民生管理部门在政务部门一站式流水办公施行前的很长一段时间内可以说是自成一家、各自为政。

民生档案材料，产生形成于包括生产（劳动就业）、生活（房屋居住、医疗卫生）、教育、社会管理保障等各行业部门实践活动中。其实，在各行业部门业务的档案材料中，一直都存有丰富的民生档案材料，民生檔案一直在档案管理工作者工作管理范畴之列。只是，近10年来，社会越来越重视在与民生密切相关的社会政务民生工作实践中产生和形成的这部分档案材料。目的非常明确，是为了更好地关注民生、保障民生、服务民生。一切都是为了人民，为人民服务。档案为民服务，服务于民众，为民生大众提供公正公平公开的服务。正是在国家、社会的高度关注下，档案中“民生档案”就日益凸显了出来，并且期望“民生档案”在现阶段社会发展中所起的推动作用达到一定高度。这种认知上的转变要求我们每个民众去接受，这种高度需要我们每个民众去推动和维持，只有如此，“民生档案”工作服务过程才能最终体现公平原则在民生档案管理中的最大化。

民生档案工作专项管理经费投入公平，是保证公平原则最大化的有力保证

经济是基础，一切工作的开展和发展必须以经济支持。为了保障民生档案管理工作的最大范围的开展，首先必须要保证有充足的经费，要有专项经费财政预算。“民生档案”的凸显，更加确切地显示着基层民生档案管理工作中的缺陷亟需补充和加强。基层档案管理资源的失衡直接导致档案公平的缺失，自然民生档案管理中的公平及其最大化是无从谈起的。基层管理人才的匮乏，专业管理人才、专业知识人才的引进、岗位工作的重视等均是需要经济支持的。管理岗位重视不足，基层的档案管理员专职人员少、兼职人员多，档案管理人员身兼数职、工作繁杂，日常工作都显得力不从心，要想创造性工作谈何容易。档案基层的基础管理设施建设薄弱，所有设施的改造、建设、完善必须有经济作为支持。信息化技术及信息化管理系统的缺失或不足，直接影响为民生服务的工作效率和服务方式和服务质量。网上推送宣传和网上查询服务是现代化工作需求，这些都将需要费用才能解决到位。民生档案基层管理更需要关注和政策上的倾斜，在现有缺失不足的基础上快速发展，能最大限度达到民生档案中民生服务的公平、公正、公开。

民生档案工作的管理公平，是促进公平原则及其最大化的根本保障

近些年来，民生档案知识理论有了长足的发展，但现今还缺乏统一的政策标准和国家法律高度上的条款。民生档案当下亟需国家法律的文令来规范，及时修正已有的工作标准，统一综合工作标准，打通共享各行业业务管理，从而更有效地进行民生档案工作管理。国家领导层面上的高度重视、宏观管理协调，能够让民生档案有法律高度的保障，从而依法治理民生档案管理。

各级地方档案管理部门应该加强对地方民生档案工作的实际调查和研究，加强和各业务管理部门的沟通、协调，制定和完善地方民生档案工作标准，加强民生档案管理。民生档案资源广泛散布于各行各业的业务管理中，比如社保、民政、医疗、国土、教育、劳动、计生等各政务部门以及民营私人组织等，种类繁多、材料丰富，民生档案资源的收集范围跨度大，材料收集得越丰富，档案材料价值就越大。同时，民生档案材料涉及部门多，工作标准不一致自然导致最终民生档案资源整合和共享的矛盾。因此，各地方档案管理机构应该及早地制定和不断完善相关地方统一标准，完善各种工作服务方式，全方位满足民众的需要。比如：《xxx民生档案保管索引》《xxx民生档案专题目录》查询指南、检索中心等规章制度的建立、补充和完善；网上查档、网上信息咨询服务、预约调卷后到馆室查阅档案以及档案寄送服务等。统一规范和指导、简化工作程序，便于民众利用。此外，在档案执法过程中，依法管理和督促指导，注意民生档案的专项工作督查和有效指导。对于不完善、缺失的民生档案，参照现有的档案法规及时依法处理并督促指导到位。同时，加大执法力度，减少或杜绝因违法成本低而导致档案管理工作的缺失和工作态度上的放任自流。再有，在基层档案部门的档案管理工作中，管理基础设施、专业人才等缺失明显，因此更加要注意人才的引进、岗位人才的培养，重视基础设施建设、资源共享、管理信息化等工作管理。

各级档案管理员，主要指专职、兼职档案员，是档案工作、民生档案工作的具体实践者。首先，各级档案管理员必须有意识地提升对“民生档案”理念的认知，上升到“民生是国计的高度、为民众提供最大公平服務”的工作服务理念。由于民生档案原始材料广泛涉及各业务管理部门，档案管理人员应该最大范围地收集散布于各民生工作领域中的民生档案材料，优先整理相关民生档案材料，提高工作效能，创造性地工作，主动积极参加相关岗位的培训和继续教育，多走出去学习交流档案管理经验和信息化技术能力，提升自我业务管理素养和工作能力。民生档案资源涉民业务部门单位很多，各业务部门的档案管理员要最大限度地协调合作，确保档案民生资源的最大限度整合，优化档案资源管理模式，最大限度、最快速度地进行民生档案资源及信息化系统的整合。这样，才能便于民众多种方式的查询利用。同时，还要注意优先处理好涉密信息的查询利用中的矛盾。

当下，民众的档案意识、民生档案意识低下的一个直接原因就是人们从小就缺乏档案管理环境的接触，档案概念、档案意识没有形成基础。因此，档案宣传教育应从小抓起，中小学生可以定期组织参观各级各类档案馆（室）、博物馆、科技馆等，从小就要有“档案”的概念萌发。还可以尽最大可能组织民众参加档案、民生档案的专题展览，每年定期或不定期协调举行。此外，下乡宣传也是一种极好的方式，比如档案主题标语的宣传、专题的展览、政务信息公开共享平台的使用方法等。由于民众办事情的经验是找熟人好办事，实际办事情的程序是比较复杂的，而有熟人事情好办些，这就导致民众和政府各业务部门之间有着无形的距离。为此，各政务部门在与民众直接面对面办理业务的工作过程中、特别是基层政务工作中，在与民众具体工作接触时就可以告知民众相关原始登记记录材料在一定时间后，对于具有长期或永久保存价值的可以在档案部门及档案网络系统中查询及利用，让民众有档案意识和档案查询行为的存在，同时材料的可查性也可以确保源头民生档案材料资源的真实性，从而让档案贴近民众生活、主动走入千家万户民众的心中，用平等的工作态度引起民众对档案、政务服务民众生计态度的认同和参与。

（作者单位：湖南邵阳学院）

【参考文献】

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