企业人事档案管理探讨

文/乔军玲

一、企业人事档案管理基本现状

我公司现行人事档案管理模式是由集团公司档案处统一管理，人力资源管理部门具体操作执行制度。既解决企业人事档案管理的专业性问题，又保证人事部门发挥人事管理权力，档案业务职能处室为人事管理部门提供专业的档案业务指导。

企业人事档案维护企业职工合法权益，是企业对员工个人做出公正评价的重要凭证，企业依此给予员工相应待遇。其中包含各项基本薪金、职工享受增量补贴、特殊津贴、企业改制领取安置补偿金、职工办理社会保险、职工退休办理退休金等等。

人事档案记录着员工学习和工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的原始信息，是国家以及企事业单位录用人才的凭据。针对国有企业人事档案管理中存在的人档分离和断档、缺档问题，应从人事档案的收集、整理、鉴定、转递、销毁等各个方面加强规范管理，确保企业人事档案的真实准确和齐全完整

现代企业人事档案，打破了传统档案管理方式，即干部身份与职工身份的完全区别对待。我集团公司实行统一人事档案管理方式，采取按姓氏笔画排序，分为在职、离退休、辞职、死亡人员档案。人事档案在形成及使用过程中随着记载信息和角色的变换而变换，管理部门也随着人员变动而变动，但始终坚持档随人走基本原则。档案随员工管理单位而变动。例如，学生毕业分配或入伍后转业参加工作时，分配至某单位，人事档案随之转入工作单位，如劳资部门，人力资源管理部门，组织部门等，离退休后，归单位离退休部门接管，其档案也随之转入离退休部门，如果员工在工作中随着职级的转变，例如转干，职位提拔、技术工人技术待遇提升等，达到一定级别，根据规章要求，则转入上一级人事部门管理；如果职级变化为降低，则做调整转入其相对应人事部门管理。例如，地市级以上国家干部划归地方档案部门管理，人员在本单位，档案归上一级人事部门档案管理部门。本着管人的人事部门管理其档案的原则，人事档案随人员变动而变动，随级别提升管理部门也移交上一级档案管理部门。人事档案资料随人移交，不得产生脱节。

二、存在的问题及原因

1.对企业人事档案重要性认识不够。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对人事档案工作部门的财力、物力和人力支持不够。

2.企业人事档案存在严重的人档分离和断档现象。国有企业人事档案存在档案断档缺档现象：一是人才流动，档案并没有随之流动，存在断档现象；二是企业招聘结束后，未查看录用员工的档案；三是大多数用人单位对档案的要求低，甚至没有。

3.人员配备不足，兼职人员过多，导致了人事档案人员工作量过大，严重影响企业人事档案管理水平。

4.信息化程度不高。电子化程度在人事档案管理中尚未成熟，基本属于纸质档案阶段，不但影响企业人事档案管理水平，而且造成一定的财力、物力和人力资源浪费。

三、解决问题的对策

首先应提高全员及社会对人事档案重要性的认识，多与企业领导沟通，通过协调与宣传，提高对人事档案工作重要性的认识。其次是在具体工作中应从以下方面着手改进企业人事档案存在的严重人档分离和断档、缺档现象。

1.企业人事档案的收集

为了使企业人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。

2.企业人事档案的整理

企业人事档案管理人员结合本单位实际情况进行分类整理，并按在职职工、离退休人员、辞职人员及其它需要进行分类、整理、编号、入柜。对员工档案应建立登记和统计制度，建立索引目录。定期检查核对，做到账物相符，档案条理清晰，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误，销毁无用过期档案填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，派专人监销。

3.企业人事档案的转递移交

企业人事管理部门收到《人事档案转移档案通知单》，确认部门、集团领导审批同意后，由集团人事部门提取档案。若外单位派专人提取，须按对方人事或组织部门出具的《提取（查阅）职工档案介绍信》及本人的工作证或介绍信给予办理。严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案材料。企业人事档案转递后，不再接收此人的任何人事档案材料。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等，在未收到《人事档案转移档案通知单》前，档案仍由人事档案管理部门保管或转交所在地职业介绍中心。

4.企业人事档案的鉴定与销毁

集团公司对档案材料的鉴定销毁做如下规定：凡是没有保存价值和属销毁处理的材料，按规定需要销毁档案材料时，须经单位主管档案工作的领导批准。失踪及死亡人员档案，档案部门保管期限满15年后，可报集团领导审核同意予以销毁。企业对国家、省和市以上级别模范人物及有特殊贡献人员，死亡后其档案无特殊原因仍由档案部门永久保管。档案鉴定和销毁工作不及时，会影响档案管理效率。

5.提升企业档案管理人员素质

随着技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，现代信息技术水平也在不断提高，人事档案数字化管理趋势已成必然，是社会发展的需要。提高档案管理人员素质，还要选择可靠、党性强、责任心重的党员从事人事档案工作。企业选拔优秀人事档案工作者，从政治及业务技术等多方面着手，定期组织业务知识培训，掌握新业务知识和先进的档案技术，使人事档案管理者开阔眼界、拓展思路，适应新时代发展需要。

企业人事档案管理是国家档案管理的重要组成部分，是国家以及企事业单位录用人才的凭据，是个人生平工作经历的全面记载，涵盖几乎人生的整个阶段，承载着真实反映一个人生平的重任，责任重大。仅以此文与人事档案管理者共同探讨，为企业用人、选拔人才提供真实可靠信息，体现人事档案重要社会价值，发挥人事档案在企业生产生活以及各职能部门选人用人过程中的重要作用。