建筑施工企业境外项目档案管理对策

文/舒明磊

本文通过对中铁一局集团有限公司斐济施工项目档案情况的调研，分析境外项目档案管理现状及存在问题，为其他境外项目在完善档案管理制度体系、培养档案专业人才、设立文件中心等方面提供有益借鉴，以期提高境外项目档案管理水平，有效发挥档案价值，为企业跨境经营发展服务

企业境外项目在施工过程中形成的档案，真实记录了施工原始信息，是企业档案资源的重要组成部分，对企业发展具有重要的指导利用和借鉴参考价值。

中铁一局集团有限公司（以下简称公司）成立于1950年，是我国最早的国有大型施工企业，经营业务已遍布全国各地，并拓展到巴基斯坦、新加坡、斐济等二十多个国家，形成了九大国际经营区域。中铁一局境外业务起步较早，最早可追溯到1954年中国援建越南铁路信号工程。自2009年成立海外事业部以来，已参建74个境外项目，但境外档案一直处于粗放管理、放任自流的状态。现实表明，由于档案收集不完整，提供不了原始信息和凭证，不仅影响海外业务的拓展，也使企业在一些纠纷处理上受到巨大经济损失。

鉴于此，公司档案科会同海外事业部成立了境外项目档案管理研究小组，笔者为小组成员。希望通过对斐济施工项目的调查研究，制定《斐济项目档案管理办法》，并为每个项目量身定做出合适的归档范围、保管期限、保管方式，使档案制度切实可行，为公司境外市场开发奠定基础。

斐济共和国，是一个南太平洋岛国。2008年，公司开始进驻斐济市场并成立斐济公司，截止目前参建26个项目，涉及专业有公路、房建、市政管网、河道疏浚等。研究小组通过对在建、完工项目调研，制定出《斐济项目档案管理办法》及项目档案归档范围和保管期限表。笔者以本公司斐济项目为例，谈谈如何做好海外档案管理工作。

一、斐济项目档案管理现状

1.档案管理制度不健全

我国的档案法律法规中关于境外档案的管理条款既不明确，其操作性也不够强；而国内各种类型档案制度相对成熟、规范，但是又不能将国内档案制度套用境外项目。在斐济公司的各项制度中，尚无关于文件管理或归档的相关规定或办法，工作人员为方便工作套用公司科技档案管理办法。由于国别不同、投资主体不同、监理不同，实际产生的资料与国内差别较大。例如：国内工程资料中记录、检验批占了较大数量，笔者在调研斐济S3公路和管网项目时发现，其核心资料就是两张表格：NOTICE TOCONTRACTOR和NOTICE TO THE ENGINEER，监理和项目管理人员之间的往来通知单及回复，表格包含了所有的重要记录数据及监理签字。

2.档案人员问题

一是项目人员无档案意识。从项目领导到项目技术人员，整体存在重施工轻档案现象。认为施工单位只要把工程干好就行。从开始项目运作，就没有考虑档案归档工作，没有将档案工作列入工作计划和议事日程。殊不知，在后续的经营开发、工程纠纷中，都离不开档案的保驾护航。

二是档案人员专业素质不高。驻外机构大多从简，工作人员身兼数职，项目上不可能设置专职档案人员。项目档案不仅有中文还有英文，不仅有纸质还有电子、光盘形式的，这就要求档案人员要懂英语、懂档案、懂计算机知识，比国内档案人员要求还要高。

3.档案保管难度大

首先受环境因素影响。档案规范要求库房温度应控制在14-24℃，相对湿度在45-60%。斐济为太平洋岛国，属热带海洋性气候，常年受飓风袭击，年平均气温22-30℃，相对湿度83%。在这种环境下，对档案保管库房和装具提出更高要求。

其次受安全因素影响，由于所在国法律的约束与管辖影响，大多数境外项目档案不允许出境或因关税过高，无法运回国内进行实体档案的整理、归档，致使档案处于分散管理状态，存在严重的安全隐患。

4.监督指导不到位

国内工程项目，公司档案部门可深入一线进行指导、监督、检查。但是境外项目受距离、时差影响，档案指导的力度往往鞭长莫及，使项目资料长期处于失控状态；当需要使用档案的时候，才发现归档材料不完整、不规范，致使工程受到影响或经济受损。斐济比国内时差早4小时，正好是半个工作日，所有的工作往来都要安排在当地下午14-18点之间，这就给工作带来一定的障碍。

二、斐济项目档案管理对策

1.完善档案管理制度

斐济项目在档案方面暴漏出的种种问题，源于没有可依据的档案管理制度。所以每个境外项目都应建立适应当地国的档案管理制度，依靠完善的制度约束不规范的管理模式，实现有章可循、按章办事。公司应完善整个境外档案制度体系，除了具有业务指导性的制度外，还应制定相应的管理办法、考核机制，明确境外工程项目领导职责，资料员岗位职责，实现档案管理制度化。《斐济项目档案管理办法》中包含收集范围、保管期限、保管方式、整理方法等具有实操性的规定。目前，海外事业部正在制定档案管理考核机制，将与领导兑现、员工奖金挂钩，希望通过机制来调动员工的积极性。

2.提高人员素质

由于境外项目档案管理的特殊性，对档案人员也提出了更高的要求。档案人员不仅要具备档案专业知识、当地国语言，还要了解当地国或地区的法律。在项目成立之初，项目应指定专（兼）职档案员并进行档案业务培训；在施工过程中，公司及海外事业部也要给予更多指导，通过业务上的往来，提高档案人员的业务水平，还可以及时了解项目档案的状态。

3.设立境外文件管理中心

如将境外文件运回国内，由于路途遥远，不仅会耗费大量的人力、财力，也不能够保证文件的安全。对此，通过设立境外文件管理中心可以达到对文件的有效管理。如部分重要文件运回国内，不便于境外公司的利用与查阅。事实证明，境外文件管理中心的设立既可保证文件的安全性与完整性，又可提高档案的利用率。斐济公司将原农场改造为文件管理中心，从人员到设备一应俱全，将所有完工项目档案集中保管，这既方便利用，也保证了档案的完整与安全。

4.建立档案信息平台

驻外机构分布在世界各地，直接导致了公司管理对象分散化。在日常的工作中，驻外机构需要来自公司总部及时有效的档案信息支持，但是传统的纸质档案并不能快速存取，无法满足不同驻外机构的需求。在现实的施工中，项目也会产生大量的电子文件，纸质档案的数字化加工还可以解决库房存储的压力。这就要求建立档案信息系统，在保证系统安全的前提下，达到信息共享，提高档案服务的时效性。同时，公司也可以掌握档案归档情况，做到统一管理。