加强救灾档案收集工作的若干对策

周 率/丽水市档案局 兰 峻/丽水市莲都区党校

救灾档案指反映灾害发生时的情况、救灾过程、灾后重建情况等内容的、有重要保存与研究价值的多种载体资料，一般来说可分为文书类档案、影像类档案、善后类档案，其中文书类档案包括政府部门制定的灾情报告、简报等，印发的各类救灾通知、应急预案、救灾方案等，制定的灾后重建规划、表彰救灾先进人物和先进单位的文件、拟定的救灾工作总结等；影像类档案指灾难发生时、救灾过程中和灾后重建中产生的各类录像和照片资料，其形成者可以是个人也可以是新闻媒体；善后类档案包括反映灾后医疗救护、卫生防疫、后勤保障、灾民安置、灾后安抚、调查评估及灾区恢复等方面的资料。救灾档案对于总结救灾经验、开展灾害防治工作等具有重要意义，因此必须加强救灾档案收集工作。2015年11月，丽水市莲都区雅溪镇里东村发生山体滑坡灾害，造成38人死亡、1人受伤；2016年9月，遂昌县北界镇苏村发生山体滑坡，造成25人遇难、2人失联、4人受伤。在救灾过程中，丽水市档案局、丽水市莲都区档案局、遂昌县档案局及时介入做好救灾档案收集工作，并取得一定成效。

1 收集工作实践分析

一是印发收集文件。灾害发生时档案部门要及时跟进，初步了解灾害类型与救灾方案，特别要主动与各参加救援的单位及时对接，了解各单位产生档案的主要内容、档案保存地点和保管人员等信息，在此基础上及时制定救灾档案收集方案，明确档案收集范围、需要各单位配合的工作等，通过正式渠道印发各单位，要求各单位配合档案部门做好档案收集工作。如，里东山体滑坡灾害发生后第五天，莲都区档案局即制定了《里东山体滑坡灾害档案资料收集整理工作方案》，并向全区各单位下发救灾档案收集通知，确保档案收集与救灾工作同步跟进。

二是开展现场征集。灾害发生后，档案部门工作人员在征得救灾指挥部的同意后，尽快进入灾害发生现场收集第一手档案资料。里东山体滑坡灾害发生后，丽水市档案局和莲都区档案局迅速组织人员进入灾害发生地，根据《里东山体滑坡灾害档案资料收集整理工作方案》的要求向各参与救灾的单位收集档案，并登记清楚档案形成者与保管者的相关信息，作为档案资料的附加信息进行保存。此外，莲都区档案局工作人员还实地拍摄反映灾害现场和救灾场景的照片与录像，作为影像资料入馆保存。档案部门还要扩大收集面，可通过新闻媒体向全社会发布救灾档案收集公告，鼓励社会各界积极向档案馆捐赠救灾档案资料；还可鼓励社会各界提供档案收集线索并主动上门征集。

三是开展跟踪收集。对没有及时移交救灾档案的单位进行催交；有些单位形成的文书资料在后续救灾工作还要查考，待工作全部完成后跟进收集；在幸存者或死难者家属心理创伤平复后，对其采访形成口述资料，或动员其捐赠相关实物；持续收集灾区善后和重建中产生的档案资料；等等。

2 几点注意事项

第一，要确保档案的完整性。由于救灾活动每个阶段的任务和重点不同，每个阶段任务完成后参与单位和人员就会撤离，如果没能及时与其建立联系、告知档案征集的意图和内容，就收集不到其形成的资料。此外，参加救灾的单位或团体数量众多，以地方政府为例，灾害发生后当地的国土部门、建设部门、民政部门、水利部门、交通部门都会参与救灾，档案形成主体众多，形成的档案资料极为分散，因此档案部门在开展工作前必须做好充分准备，了解档案形成主体，做到心中有数；在工作中主动跟进，督促相关单位、团体或个人及时移交档案。

第二，要注意收集口述资料。灾难具有突发性，救灾过程时间紧、任务重，许多有保存价值的内容难以通过文字或影像的形式及时记录下来，因此采访当事人或目击者形成口述资料，是一项重要的补救措施。特别是可以收集幸存者回忆灾害发生前征兆性现象的口述资料，为灾害预防提供参考。

在工作中我们发现，一些单位存在重视收集政府部门形成的档案，不重视团体、企业或个人形成的档案；重视收集反映救灾过程档案，不重视反映善后工作的档案；重视收集文书档案和影像档案，不重视收集实物和口述资料等问题。对此需要认真总结，以不断提升工作成效。