档案数字化外包服务的困惑及对策

王 园

浙江星汉信息技术股份有限公司

在档案管理中，档案的数字化发展是未来主要的趋势，也是信息化的时代背景下档案管理工作变革的必然要求。对于档案数字化建设，很多企业都采用外包的形式实现。对于档案数字化的外包来说，主要是指需求企业委托具备独立法人身份的相关机构来承担和负责对其档案的数字化建设工作。因为此类外包服务公司具备技能娴熟、设备先进、经验丰富、速度快、效率高等优点，所以外包成为企业档案数字化建设的重要手段，是档案管理部门短期内迅速提升档案服务水平的有力手段。但由于外包形式存在一定的特殊性，在档案数字化的外包服务中，还普遍存在诸多的困惑，这就需要企业针对此类困惑积极采取有效的对策，确保其档案管理工作的有效开展。

1 档案数字化外包服务的困惑

1.1 外包服务的质量控制难度大

档案的数字化建设具有很强的专业性，为了更好地实现档案的数字化建设，企业往往通过外包的方式进行，这也说明他们在档案的数字化建设中往往不具备相应的能力，进而导致他们对外包档案数字化建设往往不能实现有效的质量控制。在外包合同形成后，主要是通过外包公司来负责数字化的建设，对其建设质量的控制也主要通过外包公司进行，相关档案部门一般只是在验收阶段进行质量检查。同时，外包公司的人员对档案管理并不是很专业，在面对海量档案数据时，往往会通过抽检方式进行校对，这就造成校对的不全面和不准确，无法切实保障外包的质量，从而影响了档案的数字化建设质量。外包公司在工作开展中主要目标是追求利润，因此往往会忽视产品的质量，进而对工作存在把控不严的情况，很难实现有效管控数字化的质量。另外，企业和外包公司还可能存在质量标准的不统一情况，在质量验收中会出现分歧和冲突。

1.2 外包服务的档案安全性具有风险

档案往往具有多样的类型和巨大的规模，且很多内容都呈现出很高的机密性。在档案数字化的外包服务中，需要向外包公司提供相应的档案信息，而这就会导致档案数据存在泄露的风险。外包公司内部人员的素质参差不齐，安全保密意识也较为薄弱，职业素养存在各不相同的情况，因此档案内容的外泄概率就会加大。同时，一些人员在档案的数字化建设中还存在对档案认识的不足。流程没有掌握到位、操作不规范等，都可能会对档案信息产生破坏。

另外，外包服务期间还常出现监管的不力，这很容易导致档案内容泄密，出现安全风险。在外包服务的工作开展中，若没有对外包业务的范围进行明确规定，会导致一些不能开放和外泄的档案信息流入外包公司，加大泄密风险；数字化转换环节，若在档案整理、鉴定、处理和校对中出现疏忽或者失误，就可能对档案信息安全性产生威胁。因为电子档案具有很强的可复制性，若完成外包服务后，对服务期间档案信息清理不到位，对档案信息的安全性就会产生威胁。

2 档案数字化外包服务的对策

2.1 全面了解外包公司，加强风险评估

对于档案数字化外包服务模式的应用，为了保证其有效推进、实现预期目标，需要重视对外包风险的评估。企业要从宏观的角度出发，对外包公司进行深入和全面的了解，掌握其资质情况，对可能出现的风险实施评估。同时，企业要从微观的角度做好细节工作的有效落实，实地考察外包公司，做好对外包公司情况的全面了解，如管理方法、运行模式、技术水平和人员素质等，来实现对可能存在的档案安全性及质量隐患的有效规避[3]。另外，结合档案风险评估的情况，要做好相关风险的防范方案和控制目标的制定，实现对风险的有效控制。

2.2 选取高品质的外包公司，并全方位考核

在档案数字化建设中，为了确保外包服务的良好品质，就需要做好对高品质外包公司的合理选择。选择时，可以将信用、专业能力和技术能力等当作考核的依据，综合考量其行业经验，保证其能够提供优质高效的服务。同时，企业还可以通过公开招标的方式，对外包公司的信誉、经验和业务能力等综合评价和对比，从而选择高品质的公司。因为档案的数字化建设存在复杂的内容和环节，为了避免数字化建设中存在质量纠纷，就要对建设工作建立统一的质量标准，并做好对工作流程、技术指标的全面落实[4]。

2.3 依据国家和行业标准，对外包服务的模式加强监管

为了促进档案数字化建设，并实现对数字化外包服务的有效控制，一系列法律法规陆续出台和实施，这对档案数字化建设中的外包风险实现了有效控制。在外包工作中就需要严格遵守这些法律法规。同时，档案行政管理机构也要充分发挥其职能，做好对档案外包工作情况的全面和深入调查，依据国家和行业标准，对外包服务的模式加强监管。另外，针对外包工作中常出现的风险和重点内容，要实施精细化的处理，特别是对具有违约、泄密和质量等风险的内容，规范档案的数字化建设体系，做好对外包工作的规范管理和有效监督。最后，在对外包公司工作的监督和定期检查中，如果发现存在问题，则双方要积极协商，对风险预案实施构建，并签订保密协议，积极落实安全和质量管理的责任机制，按照精细化的管理目标和要求，对监管制度实施细化，确保档案数字化建设具有良好质量。