事业单位机构改革后的全宗变化及对策——以海盐县交通运输系统事业单位机构改革为例

陆迎春

海盐县港航管理服务中心

为贯彻落实党的十九大关于深化机构改革的决策部署，转变政府职能，优化政府机构设置和职能配置，近年来，许多部门都进行了机构改革。2020年初，笔者所在的交通系统也完成了机构改革，因单位的性质、职能、人员都发生了变化，单位全宗也随之改变。

1 机构改革后单位全宗的现状

根据县委机构编制委员会对县交通运输局“三定”方案的批复，交通运输局原下辖的5个事业单位改革为4个（简称“一队三中心”）：

将海盐县公路管理段、海盐县公路运输管理所、海盐县交通工程质量安全监督站的机构和相关职责整合，组建海盐县公路与运输管理中心；

将海盐县交通工程建设管理处、海盐县公路养护管理中心的机构和相关职责整合，组建海盐县交通工程建设管理服务中心；

将海盐县港航管理处的机构和相关职责整合，组建海盐县港航管理服务中心；

整合海盐县交通运输局所属单位的行政执法职责，组建海盐县交通运输综合行政执法队。

同时，办公地点也进行了调整，所有单位全部搬迁至交通运输大楼合署办公。改革后的事业单位，也都是独立行使职权的全宗立档单位。

2 机构改革后单位全宗管理存在的问题

机构改革后因单位的性质、职能、人员发生了变化，原单位的立档全宗也会随之变化，这个过程中出现的问题是不可忽视的。

2.1 职能的拆分造成单位全宗档案的不完整

机构改革后，原事业单位中的行政执法职能被分离，集中于新成立的综合行政执法队。被分离行政执法职能后的单位有的合并了，未合并的也变更了单位名称和工作职能，且因原先职能工作的延续性和连贯性，单位全宗档案中的执法档案也要随着单位职能的变化而发生转移。同时，职能的重新划分所涉及的业务档案也要进行分割、移交。这使得档案被拆分，造成了单位全宗档案的不完整。

2.2 办公场所的变迁带来全宗档案保管的隐患

机构改革前各单位都有自己的档案室，有的单位拥有达到省级标准的综合档案室。机构改革后所有单位全部搬迁至交通运输大楼合署办公，原办公场所全部由县国资办收回。因上级要求机构改革后单位及人员快速到位，办公场所的搬迁非常仓促，新的办公地点来不及配备符合各单位综合档案室要求的档案库房，造成大部分档案只能装箱堆放在临时借用的仓库里，档案存放环境、保管条件都无法达标，可能造成档案的缺失、损毁等安全隐患。

2.3 人事变动、设备归属等引起全宗档案的变动

机构改革中的岗位变动、人事变动造成人员的重新配备，随之而来的是人事档案的随员变动。同时，工作中使用的一些设施设备，如电脑、打印机等也要跟随人员一起去新的岗位，一些大型的资产也要重新分配，这就使单位资产因发生变动需要重新核实，设备档案产生了新的归属问题。

3 解决问题的思路及对策

3.1 采用汇集全宗形式，统一管理，各自负责

作为全宗补充形式的汇集全宗，是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。机构改革后，职能调整使原有的工作分工及业务范围也要做相应的调整。而此前产生的档案、资料有着相互关联、无法分割的关系。为此，可将一队三中心的全宗汇集起来，由行政主管部门——海盐县交通运输局统一管理，一队三中心分别负责。一队三中心的全宗档案统一存放在一处，可视作一个大全宗，档案以各单位（小全宗）为整体放置，机构改革前的全宗可以不必拆分，并按要求向县综合档案馆移交必要的档案；机构改革后各单位重新形成新的全宗档案，避免了档案归属不明确的问题，也方便平时工作中的调阅、查询、利用。

3.2 以机构改革为契机，成立部门档案馆（室）

机构改革带来单位职能、人员的变动和重置，随之而来的设施、场地的重新归置和变迁，为档案的存放、保管增加了难度。因此，成立部门档案馆（室）是解决这一难题的最好办法。前面所说的采用汇集全宗形式后，与之匹配的便是成立交通部门档案馆（室），收集并永久管理本部门及其直属单位形成的档案。要以此次改革为契机，从选址、规划发展、库房、保管设施、信息化建设等方面达到国家规范标准，建立健全统一的档案管理制度，配备专职人员，确保档案永久存储和安全保管。

3.3 对上级部门集中保管或归属有争议的档案使用双套制

双套制是指同样内容的文件，同时存在电子文件和实体文件2套文件形式。机构改革后，主管局将一队三中心的财务、人事权进行了集中收拢，统一调配。机构改革后存在移交争议或几个单位均需使用的档案，如执法档案、设备档案等可采用双套制形式，将这部分档案进行扫描，原档案仍保存在原单位，保证全宗的完整，扫描后的电子档案可拷贝一份移交给新单位在工作中查阅、利用；由上级主管部门集中保管的档案，如人事档案，也可采用双套制形式，原始档案由主管部门保管，扫描的电子档案由所属单位保管，便于随时查阅利用。这样，既解决了职能拆分造成的单位全宗的不完整性，也保证了单位工作的顺利开展。

机构改革顺应了新时代的要求，但要发挥其新的作用，还需要一个磨合期，单位的档案工作也只是其中的一项，以上几点建议，仅做参考。