城建档案工作存在的问题与对策

黄海燕

余杭区城建档案馆服务部

城市建设档案（以下简称“城建档案”），是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料，是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市政监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要参考信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息来源和凭证。

城建档案工作是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作，包括收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等，是城乡建设事业的重要组成部分。随着城市建设的飞速发展，城市建设档案的数量与日俱增，档案内容和类别也不断增加，城建档案管理工作面临着巨大的挑战。

1 城建档案工作中的难题

当前，在档案收集过程中，档案的完整性、准确性和系统性，仍然是一个基础性难题。

第一，建设单位工程前期准备阶段资料不齐、开工过程中材料不完备；施工单位在施工过程中技术材料不全，施工商品砼、试验报告缺少，隐蔽层数缺层等；各责任主体签章手续不齐，日期空缺，盖章不签字或签字不盖章，竣工图乱盖、漏盖章现象比比皆是。

第二，按照2018年版移交书，需要提交文件原件的，部分单位提供了复印件，施工文件材料日期与实际施工不符，工程名称、层数不对应，修改现象严重，不是该项目的施工文件材料充斥其中。

第三，由于建设单位缺乏专业及兼职档案管理人员，档案往往在移交主管部门时，未按照工程的准备、施工、验收等顺序整理排列。同一工程无法区别是按照房建还是市政移交书移交，没有按专业、时间、重要程度排列。

第四，施工单位资料员没有及时使用同一国标和省标表格，造成分部、子分部“有娘无娃”“有娃找娘”现象。施工图修改超过20%，未重新由设计单位出图，部分由施工单位出图的，未加盖设计出图章，建设、施工、监理单位竣工图章手签，全刻章加盖或一人手签。

纸质档案满足了档案长期保管的安全需要，必须严格按照标准，进行专业水准的整理工作。按照文件形成的时间顺序、专业、重要程度排列整理，需要花费一定的脑力和时间，还需要一定的耐心。城建主管部门在人员配置不足的情况下，往往会委托第三方进行整理与电子化扫描，因人员非专业，易造成分卷不清、页码乱敲、编目不合理等问题。第三方人员流动过快，造成前后文件不衔接、档案错乱问题。电子化数据挂接及利用还存在时间差等问题。电子文件的磁盘和光盘等载体非常不稳定，静电、磨合、消磁、易氧化等不利因素严重影响着载体的稳定性。电子文件有较强的非人工识读性和极强的系统依赖性，给长期保存和长期利用造成了很大困难。数字化的电子文件使得其增加、删除、更改非常容易且可以不留下任何蛛丝马迹，防火墙、数据加密、数字水印等技术存在着漏洞。

2 出现问题的原因

当前，个别单位对城建档案工作意识淡薄，缺乏足够的重视。只求工期和进度，忽视档案工作，很多建设单位是临时机构，在前期审批、竣工验收时未配备专业档案人员及档案室妥善保管文件；与施工单位、监理单位、分包单位工作职责不清，缺乏配合与沟通，资料员流动过快，施工资料缺失，实际工期与资料不同步。建设单位未对施工单位进行监管，未制定相应的管理制度，没有形成约束力。档案人员缺乏相应的技术知识和档案专业知识，文化水平不高，造成文件不齐全、案卷质量差、不规范等问题。档案电子化建设硬件及基础设施配备不全，相关法律和规范化管理体系建设不足，管理人才缺乏，安全建设存在很大隐患。

3 解决问题的对策

3.1 提高认识，加强领导，完善机制

城建档案管理部门应大力宣传相关法律法规，组织学习《城建档案管理规定》，在工程建设过程中，建立健全管理机制，使档案全过程处于受控状态。确保档案的完整与齐全。定期举行档案业务培训，使各单位档案人员执证上岗，城建管理部门深入一线，进行业务指导和检查。

3.2 落实参建单位档案工作责任制

严格要求各参建单位制订档案管理制度，并落到实处，与经济利益挂钩。严把档案验收质量关，对不符合要求的单位，采取必要的行政手段。

3.3 建立健全的档案管理标准体系

在电子文件的使用格式、转换格式、数据库标准等方面制订相应的管理标准，统一文件管理的元数据等标准，以提高电子文件管理元数据的交换效率，提高电子文件管理系统之间、管理系统与其他系统之间的兼容性。

城建档案是城市建设的历史缩影。城建档案管理工作有条不紊地开展，是为了更好地提供便捷的服务。因此，档案工作者要紧跟城市建设的步伐，与时俱进，开拓创新，为城市建设和社会发展服务。