不动产登记档案全过程闭环管理实践与思考——以温州市不动产登记服务中心为例

朱国锋

温州市不动产登记服务中心

闭环管理是综合闭环系统、管理的封闭原理、管理控制、信息系统等原理形成的一种管理方法。如果用闭环管理方法来管理不动产登记档案，将“收、管、存、用”各环节嵌入闭环应用，可以有效增强归档时效性和归档率，改善归档文件质量，提升实体保管和信息存储的安全性，提高查询利用效率和服务满意度。

1 不动产登记档案全过程闭环管理的实践

温州市不动产登记服务中心根据数字化转型和整体智治工作要求，分3个步骤推进不动产登记档案闭环管理工作，保证档案工作开展有计划、有落实、有总结。

1.1 查找、分析问题，制订计划措施

首先，以中心“颗粒化”“标准化”建设为契机，梳理不动产登记档案收集、整理、保管、利用等业务环节在闭环接口设计、闭环保障机制等方面存在的问题。

其次，分析归档路径、归档时效、部室责任、保管风险、利用效率等方面显性或潜在影响因素。

最后，根据以上查找和分析结果，制定闭环管理计划目标，制定达成目标的流程、方法以及评估的基准，如月度归档率、年度归档率、质检错误率等。

1.2 严格流程、方法，推进计划落实

一是明确线上登记业务归档范围、时限、要求，设立归档接口，把通过该接口的文件视为归档完成，否则视为待归档鉴定，不计入归档率。二是优化和规范前台收件扫描流程和技术要点，及时检查前台收件扫描影像质量，倒逼登记收件的规范化。三是对于档案工作中与其他部室存在交叉业务的，对外优先处理申请，保证群众“最多跑一次”，对内则加强沟通，建立协作机制。四是加强对外包服务单位的监督管理，确保档案信息输入的完整度、输出的规范性，并引入监理方对实施过程和结果进行管控。

1.3 强化检查、总结，形成规范标准

一方面，以中心案卷评查机制为抓手，以查询利用效率为标准，检查档案闭环管理各流程节点执行情况，评估各项计划基准完成比例和效果，并将评估基准数据纳入年终考核。另一方面，在计划落实过程中，对不成熟的做法及时进行总结，并在下一个闭环接口进行优化和处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化。

2 不动产登记档案全过程闭环管理的思考

2.1 存量数字化和增量电子化同步

一是建立覆盖纸质和电子文件的线下和线上归档模式。一方面，收窄传统纸质档案移交接收面，把准移交数量，控制档案质量；另一方面，通过在线归档模块的开发建设及应用配置，实现不动产登记过程中电子文件在线归档。

二是推进归档工作自动化和常态化。线上业务办结即将电子文件提交归档，系统自动形成存档信息包，并通过数字验证技术确保其可靠性和完整性；线下纸质文件通过常态化现场扫描加工实现即时归档。

2.2 资源集约化与数据优质化共举

一是按照“大档案”思路整合档案资源。对土地、房屋、林木、海洋以及草原等不动产资源进行集中管理，统一分类标准和编码规则，赋予每一个不动产基本单元唯一代码，并将不同类型、不同地域、不同年代甚至异构的空间数据通过技术处理后，统一存储于标准数据库中，逐步实现集约化管理。

二是加强档案数据质量管控。通过系统参数设置，统一接收电子文件的标准，对不符合接收标准的自动退回，并通过系统干预实现一次性告知和标准模板推送；通过“系统自检＋人工质检＋数据抽检”质量验收流程，对目录数据库和图像全文数据库数据做进一步核查，确保数字化成果质量。

2.3 安全保管性和长久保存性并重

一是建立人防、物防、技防“三位一体”的综合防范体系，定期开展档案安全自查和部门间交叉检查，彻底排除档案安全隐患，确保档案实体安全。

二是建立和完善电子档案存储、备份体系，单列或升级档案存储、备份服务器，扩展存储容量，有序推进档案数据异质、异地备份。

三是推广使用蓝光光盘、磁盘阵列等存储介质，探索云存储在不动产登记档案管理方面的可行性、安全性，通过数据迁移对不同用户需求的电子档案进行分类存储。

2.4 需求导向性与利用优先性共融

一是主动提供服务。结合普适性和特殊性查询案例，分析用户需求特点，描绘用户“画像”，通过用户身份与查询数据关联预测用户需求，以提供针对性的服务。

二是拓宽服务渠道。在优化窗口查档方式的基础上，完善基于移动终端和社交媒体的查档服务方式，提供信息推送、上门送档、快递寄档等服务。

三是推进数据共享。加快历史档案数据整理、归集，逐步实现历史和新增档案数据在自然资源系统内的纵向实时共享；充分利用网上“一窗办事”平台，实现与住建、司法、民政、工商、税务等部门在身份核验、业务协同、信息查核等方面的横向信息共享。