再议事由原则在档案整理中的作用

文 / 崔爱君

现代档案学史上曾诞生过两项重要的档案整理原则——事由原则与来源原则。在19世纪中叶以前，由于对文件来源单一且依附于政府部门的档案馆颇具分类整理的效益，事由原则曾被欧洲各国广泛采用。[1]而自19世纪中叶以后，来源原则逐渐取代了事由原则，成为现代档案整理中“至善原则和一切原则中的最高原则”[2]。事由原则通常以文件内容为中心，不考虑其他条件，并按照既定分类体系对档案文件进行整理，体现较浓的人为性；来源原则强调文件客观真实性，以文件的实际存在状态作为立足点，并将其视为具有独立意义和性质的单元。简言之，前者强调文件间的逻辑关系，而后者看重文件间的历史联系。因此，事由原则的衰落被视为“历史主义与逻辑主义争夺档案实体管理领域的战斗”的结果，同时，来源原则的胜出又证明了“历史主义的分类思路更适用于档案实体整理，更符合档案本质属性的要求”[3]。

一、再议事由原则的必要性

事由原则是指不遵循文件的来源以及原有顺序，而按照内容进行整理的原则，类似于图书编目所用主题分类法。事由原则的发展可分早期和后期。早期，事由原则存在两种类型。第一种是事由原则的实用归纳法，重在体现逻辑分类精神。1571年，亚克伯·冯·拉明根首度提出主题为中心的档案分类原则，建议将文件分为“主权、内政、外交”三类；[4]1684年，尼克劳斯·格鲁西阿努斯提出，档案整理可以分为“总集、门类、系列”三类。[5]第二种则是事由原则的合理演绎法，即根据既定的分类框架，运用逻辑推理，导出文件的款目归属。1783年，卡尔·戈特罗·坤特就曾以各公国领土现况、国情、行政系统架构为经，文件种类的多样性为纬，制出分类大纲，列表细分，以期使用者于档案据以整理后能查到与特定主题相关的全部文件。[6]在后期发展中，事由原则先经过卡缪（1790年以后）的事由分类法施行，得到欧陆档案界的追捧。但随着时间的推移，事由原则渐渐遭到学者们的质疑。法国的迪·威利认为，事由原则下的档案整理会“使档案馆陷入难以补救的混乱”，由于缺乏来源基础，所以存在“巨大危险，将令人无从查找文件”[7]；麦克斯·雷曼也提出尊重文件原始次序的登记室原则，并认为如果实施这一原则，那么将可以忽略任何“耗费人力智能资源的主题事由分类或内容整理”。[8]由于受到来源原则的冲击，事由原则后期逐渐退出了欧陆的档案界。

对于现代档案整理工作而言，事由原则并非毫无用处。事由原则的确存在破坏档案原有次序与内在关联的现象，但这仅仅表明，事由原则在维系档案结构完整性上不如强调文件次序性的来源原则，但无法证明事由原则在档案整理中毫无用处，毕竟档案整理并不只是强调维护文件的次序性，而主要还“是因为其中含有的信息内容”，如“有关人物、地区、社会、经济、或科学等事务的资料”[9]。既然如此，信息内容的检索与调用自然也应当是档案整理的目的。可是，来源原则极易造成同类文件的检索困难，与档案整理目的背道而驰。事由原则强调文件内容之间的逻辑关联，正好可以弥补这一缺陷，有利于提升档案的使用效率。

二、事由原则运用的实例分析

既然文件来源联系与狭义的事由联系均可照顾到档案的历史。祭鸿雁认为，以“机关档案”的方式进行分散保管会分散同类文件，会损害档案间的事由联系；而以“专题档案”的方式进行集中保管则会损害机关档案的来源联系，不利于了解机关的历史。[10]面临此类情况，如今的档案工作者绝大多数都会选择来源原则来维护档案实体的完整性。然而，这并不是唯一的选择。事由原则以文件逻辑关系作为工作方向，虽然在档案实体整理方面处于劣势，但并不是不可以用于编制档案目录索引，使来源、主题各异的文件在参考文献中聚集类列。这既可以满足维护档案完整性的整理需求，又可以为档案利用提供有效的检索。而这样的操作其实已有先例。昔日整理清宫档案时，方甦生曾在来源原则整理之外，倡导一种类似事由分类法来整理，以便提升档案目录的检索性能。他认为“若只编一种以行政系统为系统的目录，则一般的阅读者必感到不便，所以……兼作各种索引式的目录与分类主题目录，相辅相行”，“以便检查”。[11]

在遵循事由原则逻辑主义思维下，设置主题分类目录的关键在于精准的文件事由主题分析。首先，主题分析是一种文献主题的解读工作，通过文献内容的解释得出主题概念，并以简洁的文字予以标目。这不仅可以标示文献的内容，亦可作为检索内容的工具。在档案整理中，事由原则强调档案内容的分类体系，以揭露文件主题的类目及其层级隶属关系；主题分析则偏重类目概念的标目指引，以便通过标目词汇来体现文件的内容性质。事由原则体现出档案分类的系统性，而主题分析反映出文件内容的指示性，两者互为补充，成为档案内容分类整理与检索利用的完整制度。事由原则以类目为次，不便于普通使用者的稽检；而主题分析以内容为次，以文件描述的人、事、物作为标目，故使用者无须详查档案类列，而能准确检索。由是观之，传统事由原则虽然不擅于档案实体整理，却可以辅之于现代主题分析，使其逻辑主义精神彰显于主题分类目录中，并最终成为档案馆中的检索利器。

其次，主题分析主要是在诠释文件内容的基础上析出主题标目。对于一般使用者而言，他们并不熟知档案的来源，通常只知晓事由内容，并且其所需翻阅的档案亦非仅限于某一部门。在此情形下，主题标目便能成为方便有效的检索途径。主题标目主要由主题分析与词汇表意结合而产生，包括理论性的词汇组建与实务性的词汇选择。词汇组建主要研究主题标目的词汇范围、词汇产生的要素与特性、词汇之间语意关系，从而促成档案内容系统化。词汇选择则主要针对主题标目的应用，以文件事由的理解、主题标目与文件内容的联结、正确主题标目的选择、主题标目彼此关系性的厘定、主题目录的编制作为工作重心，便于档案内容的科学化运用。因此，主题标目既是文件事由的文字表达，也是检索档案的辅助工具，其品质与数量直接影响到档案内容的管理与运用。

通常而言，主题标目可分为结构化标目与非结构化标目。结构化标目是从预先编辑的规范化主题标目词汇库中选择出能恰当代表文件内容的主题词汇。由于主题词汇库已预先组合，形成标准，所以能较易达成运用上的一致性。非结构化标目是从档案内容中选择出适当的关键词语作为其内容的标识，由于词汇组合未能预先控制，选择上虽较为灵活，但数量与品质上不易控制。

主题标目的品质度量可从三个方面进行考核：精准度、完整度、一致性。精准度是指主题标目能够在多大程度上反映了文件内容，即主题标目与文件主题的契合度；完整度是指所选用的主题标目是否能够完整地涵盖文件的所有内容，与主题标目的数量有关。[12]由此看来，主题标目的精准度与完整度体现了档案主题分析的深度与广度。主题标目的精准度越高，档案检索的正确率（即检索出来与主题相关的文件数量与检索出来的文件总数之间的比值）越高，但是回现率（即检索出来与主题相关的文件数量与档案内主题相关文件总数之间的比值）相对降低。反之，主题标目的完整度越高，其检索的回现率就越高，而其正确率相应降低。是故，如何平衡完整度与精准度之间的矛盾就成为现今档案主题分析应用层面的重要课题。[13]另外，还有一个问题就是主题分析与标目选择均会因人而异。不同的工作者会因认知有别，从而在描述相同主题时选用不同的词汇；即使是同一工作者也会因时间不同，而对相同文件的事由归属的判断难于保持一致。因此，档案整理的成效取决于标目工作者在主题概念的掌握与标目词汇的选择中的一致性。虽然标目一致性无法直接影响到主题分析的品质，但还是可以成为平衡标目深度与广度的有效途径。而主题标目一致性的实现却有赖于档案主题标目词汇库的建立。所谓档案主题标目词汇库是在遵守“文献保证”原则的基础上归纳出描述文件事由内容的主题用语，并规定语意与属性关系，为文件整理与检索提供标准化主题词汇。

三、结语

总之，主题标目不仅是档案馆用以解析文件的事由主题、提升档案内容分类整理功能的利器，而且成为使用者快速查检档案、翻阅文件的工具。一套设计缜密周延的主题标目系统不仅可准确反映文件记录的事由内容，提供标目工作者与档案使用者可资遵循的标准化词汇，更可以清楚地呈现各类标目词汇间的结构框架与关联性。主题标目词汇库就是档案管理与档案使用的窗口。如果档案工作者采择主题标目恰当，将可充分掌握并反映档案记录的内容，有利于检索工具的合理化，令开发档案信息的渠道得以畅通；反之，如果主题标目应用不当，将会影响文件内容的表露，也就等同于封闭了信息开发的通道，达不到方便利用的目的。

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