关于做好金融企业档案管理工作的探讨

文·荆冰

金融企业档案是金融企业经营管理活动的直接历史纪录，既是金融企业的有形资产和无形资产，也是金融企业的核心信息资产。金融企业的档案工作与金融企业各项经营管理活动紧密相联，相互作用﹑相互影响，是金融企业内部管理的基石。推动金融企业档案工作与金融企业各项工作协调发展，对提高金融企业科学管理水平，完善现代金融企业管理制度，提升金融企业竞争能力，维护金融企业与客户利益，防控金融风险，打击经济犯罪，促进企业文化建设等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。然而，一直以来，不少金融企业档案部门只注重管理类档案的管理，业务档案由业务部门管理，没有实行档案的集中统一管理，档案丢失和利用档案办理假业务现象时有发生，库房安全存在隐患。同时档案管理制度不健全﹑权责不明确也造成了档案资源不同程度的流失。因此笔者认为金融企业应按照档案法律法规以及有关企业档案管理的相关规定，尽快理顺档案管理的体制机制，切实提高全员的档案意识，突出抓好档案资源建设，贯彻集中统一管理的档案管理原则，同时改善档案的管护条件，确保档案安全。

一、做到“三要”，完善档案基础设施建设

重点是要改善档案保管条件，满足各类档案集中统一管理的需求，确保档案绝对安全。

一要高标准打造规范档案库房。目前部分金融机构档案处于部门分散管理的状态，没有设置综合库房或者预留空间明显不足，不能满足现有和以后新增档案资料的保存需求，不能实现企业各类重要档案的集中统一保管，增加了档案保管的不安全因素。因此在档案库房的建设上，首先要满足开展档案工作基本需求，还要预留一定的空间；其次库房应设置在远离易燃﹑易爆物品和水﹑火等存在安全隐患的场所，无特殊保存装置一般不宜设置在地下或顶层。

二要购置档案防护装具和设备，确保档案安全，延长档案保存时间。档案装具可以采用安装铁皮柜或密集架的方式，其中密集架可以达到“最大化利用空间”的目的；档案盒需购置正规的无酸纸档案盒。库房需要安装电子监控﹑防盗报警器﹑防盗门﹑遮光窗帘，配备温湿度计﹑灭火器﹑空调﹑去湿机﹑加湿器﹑消毒灭菌机﹑符合标准的光源等保护设备，实现防水﹑防盗﹑防火﹑防潮﹑防光﹑防尘﹑防虫鼠﹑防有害气体﹑防磁等“九防”要求。

三要做到重要的制度上墙。包括档案管理人员的岗位职责﹑档案库房管理制度﹑档案资料借阅制度﹑档案保密制度﹑文件材料归档制度等。

二、做到“十要”，建立健全档案管理的体制机制

重点是理顺档案管理体制和机制，尽快实现各类档案的集中统一管理，明确档案管理部门职责﹑健全档案管理网络﹑完善档案管理制度，规范档案收集﹑整理﹑保管﹑利用﹑统计等各个环节的工作，同时还要切实做好电子文件归档工作，以适应现代金融企业管理的需求。

一要健全档案工作的管理网络，重点解决和落实档案工作责任的全覆盖。要明确档案工作的分管领导，配备与金融企业发展和管理相适应的专职档案员，各部门﹑各项目也应配备专职或兼职档案员，并保持档案人员相对稳定，即应建立完善档案管理“四级”责任人制度，即金融企业领导﹑分管领导为档案工作领导责任人；档案部门负责人为形成归档质量保障责任人；各部门﹑项目专兼职档案人员为收集整理经办责任人；专职档案人员为指导监督提供利用管理责任人。

二要高度重视，落实档案工作“四纳入”。即纳入金融企业领导和各类人员岗位职责。从分管领导﹑部门领导﹑专（兼）职人员﹑部门专兼职人员岗位责任制落实到位。纳入各项工作流程，与业务工作同部署。单位在各相关活动及各业务流程，要明确档案形成与业务工作同步进行，档案材料不归档，不算工作的最终完成。纳入业务工作或项目计划。纳入年度考核体系和奖惩制度，与各项工作同步检查考核。

三要明确档案管理部门的职责以及各部门的工作责任。档案管理部门是金融企业档案的“管理者”，而不是“保管者”“整理者”，应该负责金融企业档案工作计划﹑组织﹑培训﹑指导﹑检查考核﹑接收﹑保管﹑提供利用等工作，应该把所有部门﹑项目的档案都管起来。当然，档案是在各项工作中形成的，单凭档案部门单打独斗，很多问题解决不了，档案工作难以从根本上做好，一方面需要领导的重视支持，更加需要各个部门﹑项目的重视支持﹑共同参与。建议用正式文件的形式下发成立档案机构的文件或会议纪要，并明确档案部门对本单位及所属部门档案工作的指导﹑监督与检查的管理职能。

四要明确“谁的档案谁负责”的原则，做到“谁形成﹑谁立卷﹑谁整理﹑谁移交﹑谁负责”。文件材料是实践活动进行中留下的痕迹记录，而且是同步进行的，这个痕迹留的越全﹑越多，越能详实地说明实践活动的全过程，证明和说明任何活动都需要“这个记录”材料做依据和支撑。金融企业各类管理﹑业务人员进行管理﹑开展业务等过程中，同时产生形成记录和反应活动过程的第一手（记录）文件材料， 每一份﹑每一页档案的内容是否完整﹑手续是否完备﹑书写材料是否耐久﹑是否得到安全保管和及时移交都取决于业务活动的承担者。各类业务人员是归档文件（档案）质量的决定者。因此档案管理部门应该对产生档案的活动全过程参与进去，对产生档案的人员都提出归档要求，将文件形成﹑积累和归档要求纳入各部门﹑项目以及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导﹑部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。兼职人员主要是负责本部门业务范围内文件材料的形成积累﹑整理﹑立卷﹑移交及与档案部门的业务信息的协调沟通，部门负责人负责本部门﹑分管项目移交归档的质量审核及签署意见，对齐全完整准确负责。

五要完善档案工作的制度体系，建立长效机制。应尽快完善档案管理制度，包括文件归档制度﹑档案保管制度﹑档案鉴定销毁制度﹑档案统计制度﹑档案利用制度﹑档案保密制度﹑电子档案管理制度﹑档案管理系统操作制度﹑库房管理制度﹑档案工作责任追究制度（对不按照归档归档或造成档案损毁﹑丢失﹑泄密等行为，进行相应的惩处）﹑离岗交接清点等制度，让制度规范档案管理工作。

六要实行各类档案集中统一保管。目前大部份金融企业的文件材料﹑档案都分散在部门﹑个人的手中，有许多弊端，主要一是业务部门人员不熟悉档案管理政策﹑法制和规章制度，业务档案管理不规范；二是业务档案长期存放在业务部门存在利用业务档案办理假业务的风险；三是业务档案存放业务部门，档案保管不集中，库房安全存在隐患；四是业务档案分散保管浪费库房空间和人力物力。因此，应该以金融企业资产关系为纽带，实行统一领导﹑统一管理﹑统一制度﹑统一标准。对所属部门﹑下属基层单位或驻地远的单位档案，对其实体保管和信息利用状况进行动态监管。各部门也应按照规定，将应归档文件材料按要求进行整理﹑立卷，定期移交档案管理部门集中管理，并办理归档交接手续。

七要规范档案工作的整理利用体系。明确文件立卷与档案整理原则﹑整理方法﹑档号编制要求和档案装具要求等。做到分类科学﹑排列有序﹑保管期限确定准确﹑档号编制规范。要制定本金融企业《各类文件归档范围和保管期限表》，明确各类文件归档范围﹑保管期限。要制定本金融企业《档案分类方案》，明确分类依据﹑类别标识﹑类目范围。制定本金融企业《档案整理规范》，明确文件立卷与档案整理原则﹑整理方法﹑档号编制﹑档案装具等，让档案整理工作有章可循。同时要做好档案保管﹑统计﹑鉴定﹑提供利用等工作，还要建立全宗卷，将档案管理档案过程中的所有资料以及组织机构沿革﹑大事记﹑全宗介绍等材料进行集中保管。

八是要加强电子文件管理工作。金融企业应加强对电子文件的管理，尤其是有些业务档案电子化了以后，业务档案更多的以电子文件形式存在，一定要将电子文件纳入归档范围。因此金融企业在建设业务信息系统时，应该有档案部门的参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。同时应按照要求做好电子档案的存储和安全管理，保证电子档案的真实﹑完整﹑安全和可用，并对重要的电子档案进行异质﹑异地备份，确保档案安全。

九要规范业务档案管理服务外包工作。如果有将业务档案管理进行服务外包的需求，应该从以下三点把握，一是档案管理服务外包前，应选择安全保障能力好，具有相应资质的承包商；二是在签订合同协议时，应明确有关档案安全保管﹑信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款；三是只能将不含有国有秘密的档案进行服务外包，其中的含有国家秘密不仅仅是标定了密级的文件，还包括含有敏感信息的档案，均不得外包。

十要加强对档案管理人员的业务培训。档案专兼职管理人员都应该具备相应的档案专业知识和技能，档案部门专职人员应定期参加金融企业系统以及市区档案管理业务培训班；专职档案员还要每年制定培训计划，并对各部门专兼职档案管理人员进行业务培训。