医疗设备档案开发利用工作探析

文·韩莉

烟台山医院是集医疗﹑教学﹑科研于一体的三级甲等综合医院，拥有价值2000万元以上美国GE3.0磁共振成像系统﹑1000万元以上的飞利浦64排CT和500万元以上的奥林巴斯电子内窥镜等国际领先的医疗设备近百台套。统计数据显示，多数现代医院医疗设备价值占固定资产总价的二分之一甚至更多。先进的医疗设备在医院诊断﹑治疗﹑教学﹑科研中发挥着不可或缺的作用。医疗设备档案对全面掌握设备性能﹑使用﹑维护以及后续采购等方面具有无可替代的作用；其开发利用水平直接影响医院的医疗质量﹑技术水平﹑社会效益和经济效益。笔者长期从事医疗设备采购﹑档案管理工作，在医疗设备档案开发利用方面进行了大量探索和实践，积累了一定的经验和体会。

一、医疗设备档案开发利用的重要意义

医疗设备是医疗服务的物质基础和技术支撑，直接关系着病人的生命安全﹑医院的经济效益和社会声誉。医疗设备的采购﹑使用﹑维修及报废等工作都离不开档案。因此，做好医疗设备档案的收集﹑保管﹑利用工作，显得尤为重要。

（一）为采购设备提供参考依据。邓小平同志曾经指出：“任何重要工作的最后一项工作，都应该是档案工作；同样，档案工作也应该是下一次类似重要工作开始时的第一项工作。”设备采购工作也是如此，我们每次采购前都要详细参阅以前的采购档案，每次采购结束后都把采购档案应收尽收。如今，大型医疗设备科技含量高﹑价值昂贵，动辄几百万﹑数千万，医院采购先进医疗设备前都要反复论证，曾经的采购记录﹑以往设备的档案资料﹑日常使用的适应性等都是非常重要的参考资料。目前我院共有68个采购供应公司，其中医用材料46个，其它物资22个；每年采购设备﹑耗材合计8000余种，每次一个大型医疗设备的采购论证就需要提供数十卷数百件档案。

（二）为保养维修设备提供基础数据。在繁忙的诊疗服务中，医疗设备连轴运转，零部件的磨损﹑腐蚀和松动会影响设备的精度﹑性能和工作效率，就必须定期维护和检修。医疗设备档案是维护和检修设备的必需基础资料，及时高效的档案信息服务支撑能有效缩短设备维修耗时，既提高了服务患者效率，也为医院创造了效益。2017年，我院一台采购于2015年的骨密度检测仪出现故障，厂家以过了一年保修期为由索要大额维修费，我们科室提供了采购时特别约定的3年保修合同，为医院避免了不必要的支出。

（三）为维护医院利益提供原始凭据。2016年2月1日，国家食品药品监管总局修订的《医疗器械使用质量监督管理办法》要求医疗设备要实施“全过程”监管，旨在解决医疗设备的购进﹑验收﹑使用记录不全﹑不规范，尤其是植入类医疗器械和体外诊断试剂的使用记录，可追溯性差的问题。恰是2016年，病人杨某因下肢动脉硬化闭塞症植入进口外周血管支架，八个月后支架断裂，家属质疑医院采购的支架有问题。因我院医疗设备档案管理细致完备，我们科室提供了病人所用支架采购的医疗器械经营许可证﹑注册证﹑产品合格证﹑采购记录等完整合法有效的所用档案，证明了该支架断裂属于特殊部位正常范围的疲劳断裂，打消了病人家属疑虑﹑避免了医疗纠纷。

二、当前医疗设备档案开发利用情况调研分析

笔者从事医务工作20余年，先后到省内外50余家各级各类医院考察学习﹑业务交流，对医疗设备档案的收﹑管﹑用进行了长期关注和研究，发现在医疗设备档案开发利用方面普遍存在以下问题。

（一）管理层面重视不够。从2009年新医改提出“为群众提供安全﹑有效﹑方便﹑价廉的医疗卫生服务”﹑到2013年《国务院关于促进健康服务业发展的若干意见》再次提出“坚持政府引导﹑市场驱动”，再到2016年以来提出建立现代医院管理制度﹑改革完善药品生产流通使用政策﹑鼓励药品医疗器械创新……医院创新创业环境不断优化。但长期以来政府卫生投入不足，医院面临的竞争日趋激烈，创收压力一直存在，多数医院将主要精力用于临床治疗和科研等产生效益快的工作，尽管采购医疗设备有助于推动临床治疗工作的发展，对医疗设备的档案管理工作还是没有给予足够的重视，医疗设备档案的利用效果更是无暇顾及。

（二）操作层面重管轻用。医疗设备档案涵盖申购过程中形成的申购单﹑论证报告表﹑医疗仪器生产许可证﹑购销合同﹑协议书﹑发票复印件（原件保存在财务档案中）﹑安装调试及验收报告﹑设备安装使用说明﹑维修手册及其他随机技术资料等数十份资料；运行过程中形成的使用情况记录﹑操作规程﹑维修保养情况记录﹑使用率和完好率记录﹑每年的经济效益分析﹑最终的报废表等。为了操作的方便，很大一部分应该收集的档案散存在一线使用科室和基层维修人员手中，档案管理人员收集起来难度大﹑任务重。加上多数医院的人财物都会向医疗﹑科研第一线倾斜，作为辅助性岗位的档案管理人员配备数量捉襟见肘，人少事多现象十分普遍，能够尽量收齐﹑管好已经难能可贵，开发利用方面鲜有问津。

（三）研究领域顾此失彼。在中国知网文献全部分类中检索，输入“医疗设备档案”显示450篇论文，输入“医疗设备档案管理”显示268篇论文，输入“医疗设备档案利用”只发现26篇论文，而2010年以来的研究论文仅有12篇。由此可见，医疗设备档案研究人员也大多将注意力放在怎样将档案收集全﹑管理好方面，对怎样利用好医疗设备档案的学术研究还存在很大空白。

（四）考核奖惩机制缺位。在医院绩效考核的指挥棒下，医务人员普遍重视出成果快﹑直接创收效果明显的门诊量﹑手术量﹑住院数等显绩，对档案为医疗设备的采购﹑使用﹑保养﹑维修等方面节约的成本认识不够。调研发现，很少有医院对医疗设备档案开发利用的效果提出明确要求，医疗设备档案利用效果奖惩激励机制更是缺乏。医疗设备档案管理人员干多干少一个样﹑干与不干一个样，档案管理工作成为一个甘为人后﹑自觉自愿的良心活。

管中窥豹，可见一斑。多数医院医疗设备档案管理工作还停留在收集和管理阶段，对医疗设备档案开发利用实践和理论研究领域还存在很大空白。

三、开发利用医疗设备档案的几点思考

科学的医疗设备档案管理利用工作有助于制定合理的采购计划﹑提高使用效率﹑将医疗设备的利用价值最大化。

（一）抓好顶层设计，建立绩效考核机制。医院管理层面要充分认识医疗设备档案对医院绩效管理的作用和意义，借鉴临床医务诊疗工作的考核办法，从制度设计层面谋划医疗设备档案管理的标准﹑要求，以及合理制定医疗档案开发利用奖惩办法，将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评﹑职称晋级﹑年终评优挂钩。让档案管理工作者开展工作有遵循﹑有目标，不作为有警示﹑有惩戒，做出业绩有荣誉﹑有收益，从而激发医疗设备档案管理人员钻研业务﹑创新工作﹑创造效益的蓬勃热情。

（二）加强专业人才配备，提供档案利用智力保障。习近平总书记今年年初系统提出了“发展是第一要务，人才是第一资源，创新是第一动力”三个“第一”的重要论断。医疗设备档案管理是专业性极强的工作，既需要档案专业知识﹑也需要医学专业知识﹑还需要前沿科技知识，需要引进﹑培养热爱档案﹑熟悉医学﹑掌握现代信息技术的复合型人才。而实际工作中，医院多是将临床一线亟需人才引进放在第一位。但是，有作为才有地位，现有档案管理人员要加强学习﹑勇挑重担，让不会说话的档案创造看得见的经济﹑社会效益，引起决策层重视和支持，从而不断加大对医疗设备档案管理人才的引进﹑培养﹑使用力度。

（三）深度介入诊疗活动，全程跟踪服务医学科研。医疗设备技术飞速发展要求档案管理人员及时了解医疗设备的发展动态和产品现状，以超前﹑主动的信息服务来保证医疗工作的顺利进行，使医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到最大收益。医疗设备档案管理人员要与医疗设备的一线操作﹑保养﹑维修人员密切配合，必要时请求供应商技术人员协助，全面掌握医疗设备的性能和使用规则，做到日常有维护﹑使用按规程﹑小故障快排除﹑大检修有依据。逐步锻造出一支医院自己的医疗设备保养维修技术队伍，在做到小故障自行维修﹑节约时间和经费的基础上，对医疗设备进行适应性技术改进，逐步提高医院的应用科研水平。

（四）潜心研究设备资料，深入发掘档案价值。医疗设备档案管理人员要树立把“死档案”变成“活信息”，把“档案室”变成“思想库”的理念。在设备采购论证环节提供同类设备技术水平﹑性价比﹑故障率﹑售后服务质量和供应商诚信等基础信息。在采购实施环节要提供以往招标材料﹑医疗设备采购可行性分析报告等，如进口设备，还要对能否享受免税政策进行前期调研。在采购策略上遵循四比原则：即同一产品比质量，同一质量比价格，同一价格比服务，同一服务比信誉。在设备使用过程中为科室提供定期保养提醒﹑做好检修记录留存﹑技术改进图纸档案保管，尽最大努力缩短停机时间﹑提高设备使用效率﹑节约维修费用﹑创造更多收益。要定期编制医疗设备档案开发利用案例，供一线科室借鉴﹑供领导决策参考。

（五）利用互联网和大数据，为档案开发插上信息翅膀。随着人民群众对美好生活需求日益增长，对医疗健康的要求也越来越高。烟台山医院十多年前就探索推广网上诊疗服务，2013年推出手机预约诊疗服务平台，市民只要下载相关软件就能实现手机网上预约挂号。2016年DMIAES项目启动，标志着烟台山医院成为国内首家运用大数据建模分析进行精益管理的医院。调研发现，我院的信息化建设历程就是各级综合性医院的一个缩影。近年来，医院采购医疗设备数量越来越多，科技含量越来越高，需要保存的信息量越来越大，有相当一部分是电子数据信息，这倒逼着我们做好医疗设备档案管理的信息化建设。从我们的实践看，功能强大的信息管理系统不仅能通过随时记录﹑更新医疗设备档案信息，更能开展相应的档案信息分析，档案信息开发已经发挥了巨大的使用价值。当然，在云计算﹑大数据时代来临的大背景下，医疗设备档案开发利用工作还有很长的路要走。

以习近平同志为核心的党中央，把维护人民健康作为治国理政的基本要务，推进健康中国建设取得令世界瞩目的成就。医疗设备档案工作者理应身在局部﹑心系全局，深入挖掘医疗设备档案的深层价值，充分发挥医疗设备的综合效益，不断提高医院医疗服务水平，为做好区域医疗卫生工作和健康中国建设贡献自己的力量。